Інформація: поняття та основні властивості

Будь-яка діяльність людини базується на інформації. Існує багато визначень поняття інформації:

інформація, це – сигнали що сприймає людина і (або) спеціальні пристрої, що є віддзеркаленнями фактів матеріального або духовного світу в процесі комунікації;

Інформація, – за визначенням Норберта Вінера, родоначальника кібернетики – це визначення змісту, отриманого людиною із зовнішнього світу в процесі нашого пристосування до нього і пристосування до нього наших відчуттів

Інформація – це знання, що відчужені від їх первинного живого джерела (ґенератора) і які стали повідомленнями (з різними ступенями опрацювання)

Інформація – це упредметнена, відчужена від творця і усуспільнена форма знання

Інформація невіддільна від процесу інформування користувача, тому відомості стають інформативними, тобто перетворюються на інформацію у разі їх новизни й достовірності, коли вони зменшують невизначеність з того чи іншого питання.

Наука, що вивчає властивості інформації, питання її збирання, зберігання, пошуку, опрацювання, перетворення, поширення і використання у різних сферах діяльності людини називають інформатикою.

Фахівці з інформатики поділяють інформацію на два рівні – дані (або первинні дані) і інформацію. Первинними (або фактичними) даними є первинні відомості про певну подію або містять точний опис цієї події. При узагальненні даних про багато подій або опис вихідної події дані перетворюються на інформацію. Інформація може містити відомості про багато подій, описи різних подій, що об'єднані за певною ознакою, і т. д. Проте при узагальненні/ укрупненні початкових даних і перетворенні їх в інформацію можуть виникати різні спотворення. Тоді для того, щоб провести перевірку укрупненої інформації, потрібно знову спускатися на рівень первинних даних і усувати спотворення

Як ми вже з’ясували інформація – це незвичайний ресурс споживання якого не зменшує його кількості та якості.

Для того, щоб з упевненістю користуватися інформацією, вона повинна бути якісною. Теоретичне поняття якості інформації достатньо складне і заплутане. У звичайній практиці інформація вважається якісною, якщо вона задовольняє ряд специфічних вимог.

Якість інформації стосовно діяльності органу управління визначається тим, наскільки раціональні і обґрунтовані управлінські рішення, прийняті керівництвом органу на її основі. Якісна інформація повинна забезпечувати можливість адекватної оцінки ситуації і прийняття ефективних оперативних і стратегічних рішень.

Вважають, що інформація якісна, якщо вона достовірна, точна, актуальна, доступна за запитом і представлена в зручній для розуміння і використання формі (рис. 1).

Рис. 1. Вимоги до інформації, що використовується у процесі управління підприємством

Достовірність (validity, adequacy) - властивість інформації бути правильно сприйнятою, ймовірність відсутності помилок. Для управління органом управління і ухвалення управлінських рішень треба використовувати інформацію, що є максимально достовірною. Недостовірна інформація приводить до спотворення інформаційної моделі органу управління, а рішення, що базуються на спотвореній інформаційній моделі, приводять до неправильних дій і прямих збитків.

Точність і достовірність дуже близькі характеристики, але не синоніми. Наприклад, недостатньо просто достовірно знати, що за певні порушення можуть бути застосовані штрафні санкції, а необхідно знати, при яких саме порушеннях які саме санкції можуть бути застосовані і ким.

Актуальність. Інформація повинна містити відомості, які дійсні у момент її використання.

Доступність за запитом. Оскільки інформація є узагальненими і обробленими даними, очевидно, що на обробку витрачається якийсь час. Якщо час очікування підготовки інформації дуже великий, вона може втратити свою актуальність.

Зручна форма представлення. Інформація, для осіб, що приймають рішення, має максимально сприяти цьому процесу, а тому недостатньо опрацьована, погано структурована або представлена в незручному для сприйняття вигляді інформація може не тільки істотно сповільнити процес вироблення рішень, але і спричинити зростання витрат (часу, грошей) на її оброблення.

Інформація, що задовольняє всі ці вимоги, може вважатися якісною. Щоб побудувати систему отримання і використання якісної інформації в діяльності суб’єкта управління, потрібно не менше зусиль і витрат аніж для побудови та організації самої діяльності. Фактично якісна інформація це – благо що потребує певних витрат на створення.

Особи, що ухвалюють рішення, ініціюють збір інформації лише до тих пір, поки очікувані вигоди не підвищать передбачувані витрати на її отримання. Необхідна інформація, як правило, не сконцентрована в одному певному місці внаслідок закону концентрації і розсіювання інформації, відповідно до якого основна частина необхідної інформації (біля однієї третини) концентрується порівняно в невеликій кількості джерел, решта інформації (дві третини) розсіяна по значно більшій кількості джерел. Тому при пошуку і зборі " розсіяної" інформації проявляється закон підвищення вартості інформації із збільшенням її повноти: вартість збору інформації різко підвищується із збільшенням її повноти.

Проблема вартості інформації – не єдиний чинник, що спричиняє необхідність організації збору і використання інформації. Спроби зібрати вичерпний обсяг інформації можуть привести до критичної втрати часу. Для того, щоб полегшити процес прийняття рішень в умовах невизначеності, використовують різні програмні продукти, що дозволяють моделювати ухвалювані рішення і оцінювати їх наслідки.

Зрозуміло, що інформація дуже різноманітна і може поділятися за видами людської діяльності, в якій використовується: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо. Кожен з видів інформації має свою технологію обробки, смислове навантаження, цінність, форми представлення і відображення на матеріальних носіях, вимоги до точності, достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

Інформація є одним з основних ресурсів зростання ефективності управління і регулювання зовнішньоекономічної діяльності загалом і митної справи зокрема, оскільки саме вона дає змогу:

· встановлювати стратегічні цілі розвитку зовнішньоекономічних відносин та використовувати можливості, які при цьому розкриваються,

· приймати своєчасні і обґрунтовані управлінські рішення,

· координувати дії розрізнених підрозділів, спрямовуючи їх зусилля на досягнення поставлених ціле.

Інформація, яка необхідна для будь-яких управлінських процесів представляє собою різні повідомлення економічного, технологічного, соціального та ін. змісту. Управлінська інформація – це інформація, яка обслуговує процеси виробництва, обміну, управління, споживання матеріальних благ і забезпечує вирішення завдань організаційно-економічного управління процесами і явищами.

Економічна інформація є найважливішою складовою управлінської інформації.

Економічна інформація – це всі відомості в сфері економіки, які необхідно фіксувати, передавати, обробляти і зберігати для використання в процесі планування, обліку, контролю та аналізу.

Економічна інформація може також характеризуватися

за стадіями її виникнення:

первинна, яка виникає безпосередньо в результаті діяльності;

вторинна, яка створюється обробкою первинної, первинної і вторинної чи тільки вторинної інформації;

за способом передавання:

кур’єром, поштою. Каналами зв’язку тощо;

за технологією обробки поділяється на:

* Вхідну інформацію – це первинні дані, подані у вигляді документів, даних на машинних носіях, сигналів з клавіатурі, а також даних, які надходять від раніш виконуваних перетворень і використовуються при розв’язанні розглядуваної задачі

* Вихідну інформацію, яка є результатом розв’язання задачі з перетворених вхідних даних і поділяється на:

зовнішнювихідну інформацію – відомості в загальновстановлених формах первинних і зведених документів, які надаються зовнішнім користувачам інформації;

внутрішню вихідну інформацію – відомості, які надаються внутрішнім користувачам інформації і служать для управління.

* Проміжну інформацію, яка утворюється під час обробки вхідних даних і не призначена для цілей управління, а відіграє допоміжну роль