Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, подписи, текста и т.д.), которые называют реквизитами. Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную локальную информацию по своей локальной теме, например, авторство, место хранения, возможность доступа для прочтения. Реквизиты в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов или цифр (номер листа), или сложными, включающими в себя насколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.)

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационного документа – приказа, постановления, письма, протокола, акта – на бумаге формата А4 и А5[5] (формат А4 – 210х297 мм, формат А5 – 210х148 мм).

Унификация документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов (ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»).

Модель представляет собой конструкционную сетку пересекающихся под прямым углом вертикальные и горизонтальные линии с шагом 2.6 мм по горизонтали и 4, 25 мм по вертикали.

0 1 2 3 4 5 6 7 8

НАИМЕНОВАНИЕ Гриф согласования

ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об Адресат

Организации

Код организации по ОКПО

Код формы документа по ОКУД

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

________________№________

на№____________от_________ Резолюция

Заголовок к тексту

_____________________________________________________________________________

Начало абзаца

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

____________________________________________________________________________

Приложение:

Должность лица, подписывающего

документ подпись И.О. Фамилия

Гриф согласования

Исполнитель

Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Отметка о поступлении

документа в организацию

Рис.1 Формуляр – образец. Расположение основных реквизитов

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (шаг письма равен одному знаку). Расстояние между горизонтальными знаками кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1, 0; 1, 5; 2, 0; 2, 5 и др.

С помощью конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов – 30, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре - образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства. Все реквизиты ОРД следует располагать в соответствии с 8-ю положениями табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0 – граница левого поля;

1 – 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 – 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 – 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 -32 печатных знаков от границы левого поля;

5 – 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 – 56 печатных знаков от границы левого поля;

8 – 64 печатных знаков от границы левого поля;

0 1 2 3 4 5 6 7 8

5уд. 16 уд. 24.уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд. 64

Реквизиты располагаются следующим образом: