Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Классификация документов
|
|
Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Условно документы можно разделить на следующие группы, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1
| Классификационные группы | Пояснения |
| По видам деятельности | Научно-технические документы, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, отчетно-статистические, финансово-расчетные, учебно-методические, бухгалтерские и т.п. |
| По наименованию | Чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции, планы, отчеты, и др. |
| По способу документирования | Рукописные, электронные, графические, типографские, кино-, фото -, фонодокументы. |
| По месту составления | Документы подразделяются на внешние (входящие и исходящие) и внутренние. Входящие – это документы, поступившие в организацию. Исходящие – это документы, отправляемые из организации. Внутренние – составленные и используемые в самой организации. |
| По степени сложности | Простые и сложные. Простые документы – это документы, в которых рассматривается один вопрос. В сложных документах рассматривается несколько вопросов. |
| По грифу ограничения доступа | Документы подразделяются на открытые, и документы с ограниченным доступом. Документы могут иметь следующие грифы: «Для служебного пользования» - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли; «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» - информация, содержащая государственную тайну; «Конфиденциально» - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ; «Коммерческая тайна» - информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации. |
| По происхождению | Документы могут быть: Официальные (служебные) – документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке; Личные – документы, касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными. |
| По юридической значимости | Документы подразделяются на подлинные и подложные. Подлинники (оригиналы) – это первичные или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором; Копии – документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы; Заверенные копии – это копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу; Дубликаты - это повторные экземпляры подлинника, имеющие юридическую силу. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительными документы становятся в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. |
| По срокам исполнения | Срочные и несрочные документы. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также с пометкой «срочно». |
| По форме изложения (По степени унификации) | Документы подразделяются на: Индивидуальные – документы, содержание которых излагается в свободной форме; Трафаретные - документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении; Типовые - документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях. |
| По срокам хранения | Документы постоянного хранения; Долговременного хранения (свыше 10 лет); Временного хранения (до 10 лет). |
3.3. Нормативно – методическая база ДОУ
Нормативно – методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно – правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение. Вопросы документационного обеспечения управлении регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Законы РФ:
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» - содержит базовые понятия информации документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 1-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации».
Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 1-ФЗ «О персональных данных».
Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» - устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.
Закон РФ от 21 июля 1993г. № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, содержащими ее.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30 ноября 1994г. № 52-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений. Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правовых правоотношений и др.
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31 декабря 2001 г. № 197-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ) – устанавливают уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Государственные стандарты:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Основными целями ГСДОУ являются:
- упорядочение документооборота;
- сокращение количества документов;
- повышение качества документов;
-нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
- совершенствование работы аппарата управления.
ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает: состав реквизитов; расположение реквизитов на листе бумаги; требования к тексту и бланкам документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
ГОСТ Р 50681 – 2010 Туристско-экскурсионное обслуживание. Проектирование туристских услуг.
ГОСТ Р 50690 –2010. Туристско-экскурсионное обслуживание. Туристские услуги. Общие требования.
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.01.2006 г. № 7418 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в организации, с указанием сроков хранения от 27.10.2003. – устанавливает сроки хранениядокументов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.