Мета роботи. Вивчити принципи побудови баз даних, освоїти правила створення і редагування таблиць в СУБД Microsoft Access.

Вивчити принципи побудови баз даних, освоїти правила створення і редагування таблиць в СУБД Microsoft Access.

2. Задачі роботи

Ознайомитися з довідковою системою Microsoft Access. Створити і відредагувати багатотабличну базу даних.

3. Зміст роботи

3.1. Завантажити СУБД Microsoft Access.

3.2.Вивчити один з розділів довідкової системи по вказівці викладача.

3.3. Створити нову базу даних у файлі з ім'ям „ Студент ”.

3.4. Створити структуру ключової таблиці БД, визначивши ключове поле та індекси; зберегти її, задавши ім'я „ Студенти ”.

3.5. Увести в таблицю „ Студенти ” 10-15 записів та зберегти їх.

3.6. Створити структуру неключової таблиці БД і зберегти її, задавши ім'я „ Іспити ”.

3.7. Встановити зв'язок з відношенням „ один-до-багатьох ” між таблицями „ Студенти ” і „ Іспити ”та забезпечити цілісність даних.

3.8. Заповнити таблицю „ Іспити ” даними.

3.9. Перевірити дотримання цілісності даних в обох таблицях.

4. Вимоги до звіту

Звіт про виконану роботу повинен включати:

Ø назву роботи, її задачі та опис послідовності виконання;

Ø конспект розділів довідкової системи, зазначених в завданні;

Ø опис структури створюваної БД;

Ø відповіді на контрольні питання по указівці викладача.

5. Загальні відомості

5.1. Основні принципи проектування баз даних

5.1.1. Основні визначення

Сучасні інформаційні системи характеризуються значними обсягами даних, досить складною організацією, а також високими вимогами до швидкості та ефективності обробки цих даних. Це стає можливим при використанні спеціальних програмних засобів - систем управління базами даних (СУБД).

База даних (БД) - це пойменована сукупність даних, що відносяться до певної предметної області.

Система управління базами даних - це комплекс програмних і мовних засобів баз даних, необхідних для створення, обробки і підтримки їх в актуальному стані.

Майже всі сучасні СУБД засновані на реляційній моделі даних. Назва „реляційна” пов'язана з тим, що кожний запис в такій базі даних містить інформацію, яка відноситься (related) тільки до певного об'єкту. Всі дані в реляційній БД, представлені у вигляді таблиць.

Кожний рядок таблиці бази даних, що містить інформацію тільки про один об'єкт називається записом.

Стовпець таблиці, котрий містить однотипну для усіх записів інформацію, називається полем.

Для успішного функціонування бази даних важлива правильна організація, або структура даних. При визначенні структури даних в базі виділяють наступні основні поняття.

Клас об'єктів - сукупність об'єктів, що володіють однаковим набором властивостей. Наприклад, в базі даних про ВУЗ класами об'єктів є: студенти, викладачі, предмети. Для кожного окремого об'єкта, з даного класу об'єктів, в таблиці створюється окремий запис.

Властивість (атрибут) - певна частина інформації про певний об'єкт. Зберігається у вигляді стовпця (поля) таблиці. Наприклад, прізвище, ім'я, по батькові - це властивості для об'єкта „ Студент ”.

Зв'язок (відношення) - спосіб, за допомогою якого пов'язується інформація про різні об'єкти.

5.1.2. Загальна характеристика СУБД Microsoft Access

Microsoft Access 2000 є 32-розрядною СУБД, що входить до складу Microsoft Office 2000 і працює в середовищі Windows. Головною особливістю СУБД Microsoft Access 2000 є простота використання.

Таблиці баз даних користувач створює для збереження даних, які стосуються об’єктів предметної області.

Форми призначені для введення, перегляду та корегування взаємопов’язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми також використовують для створення панелей управління.

Запити користувач створює для вибору потрібних даних з однієї або кількох взаємопов’язаних таблиць. Запит може формуватися за допомогою:

¡ запитів за зразком (QBE – Query by Example);

¡ за допомогою структурованої мови запитів (SQL – Sructured Queries Language).

Запит дає змогу також відновити, вилучити, або додати дані в таблицю або на підставі вже існуючих таблиць, створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа.

Сторінки – для створення web-сторінок спеціального типу, що забезпечують перегляд і роботу з базами даних із Інтернету або Інтранету.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Під час роботи з названими об’єктами, Майстри Microsoft Access допомагають користувачеві виконати роботу, не вдаючись до конструювання. Майстри Microsoft Access дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. ін.

Базою даних Microsoft Access є файл, який має розширення.mdb. Усі об’єкти бази даних (таблиці, запити, форми, звіти і т. ін.) зберігаються у цьому файлі. Збереження даних у базі організовано в таблицях. Дані в таблиці уводять через форми уведення, а отримують інформацію, - за допомогою запитів. Для виведення даних на екран, або на принтер, застосовують звіти. Для автоматизації процесу роботи з базою даних використовують макроси і програмні модулі, які дозволяють створювати складні процедури обробки даних.

5.1.3. Типи зв'язків між об'єктами

Основним структурним компонентом бази даних, зазвичай, є таблиця. При визначенні складу таблиць необхідно керуватися правилом: „в кожній таблиці повинні зберігатися дані тільки про один клас об'єктів”. Наприклад, в одній таблиці недоцільно зберігати анкетні дані студента і прізвища викладачів, яким він здавав іспити, тому що це властивості різних класів об'єктів.

Якщо в базі даних є необхідність розмістити інформацію про різні класи об'єктів, то вона повинна бути розбита на окремі таблиці. Зв'язок між таблицями здійснюється за допомогою спільних полів.

Зв'язки між будь-якими двома таблицями відносяться до одного з трьох типів: „ один-до-одного ” (1: 1), „ один-до-багатьох ” (1: М) і „ багато-до-багатьох ” (М: М).

Зв'язок типу „ один-до-одного ” (1: 1). При цьому типу зв'язку, кожному запису в одній таблиці відповідає не більше одного запису в іншій таблиці. Цей тип зв'язку в практиці використовується досить рідко. Зазвичай, він застосовується у тих випадках, коли частина інформації про об'єкти або рідко використовується, або є конфіденційною (така інформація зберігається в окремій таблиці, яка захищена від несанкціонованого доступу).

Зв'язок типу „ один-до-багатьох ” (1: М). При такому типу зв'язку, кожному запису в одній таблиці, відповідає декілька записів у пов'язаній таблиці. Це найбільш поширений тип зв'язків. Для його реалізації використовуються дві таблиці. Одна з них представляє сторону „один”, інша - сторону „багато”. Наприклад, є необхідність мати інформацію про студентів і результати складання ними іспитів (дата складання, предмет, оцінка і т. ін.). Якщо все це зберігати в одній таблиці, то її обсяг буде невиправдано зростати, тому що в ній, для кожного запису про черговий іспит, повинні повторюватися усі анкетні дані про студента. Враховуючи те, що „ Студент” і „ Іспити” - це різні класи об'єктів, то і їх дані повинні зберігатися в різних таблицях.

Вирішенням цієї задачі є створення двох таблиць. Умовно назвемо їх „ Студенти” і „ Іспити”. В кожній з них зберігаються відповідні дані. Для встановлення зв'язку між цими таблицями потрібно використовувати тільки частину інформації про студента, що складає іспит. Однак, ця інформація повинна однозначно визначати кожного студента серед усієї множини наявних студентів навчального закладу. Такою інформацією може стати, наприклад, номер залікової книжки (він є унікальним для кожного студента). В таблиці з боку „один” (в нашому прикладі „ Студенти”) такі поля називаються ключовими. Основна вимога до значень в ключових полях - це їх унікальність для кожного запису (тобто, вони не повинні повторюватися).

Зв'язок типу „ багато-до-багатьох ” (М: М). При такому типу зв'язку, множині записів в одній таблиці, відповідає множина записів у пов'язаній таблиці. Більшість сучасних СУБД безпосередньо підтримують такий тип зв'язку. Для його реалізації такий зв'язок розбивається на два зв'язки типу „ один-до-багатьох ”. Відповідно, для збереження інформації буде потрібно вже три таблиці: дві зі сторони „багато” і одна зі сторони „один”. Зв'язок між цими трьома таблицями також здійснюється по спільним полям.