Документальное оформление процесса продаж готовой продукции в условиях автоматизации учетного процесса

Основной вид деятельности ОАО «Теплоконтроль» - производство приборов, манометры, дифманометры, термометры, мановакуумметры, гильзы защитные, датчики уровня топлива, преобразователи давления и температуры, преобразователь сапфир, и.т.д

Сбор, регистрация, обработка и обобщение учетной информации осуществляется как вручную, в специальных карточках, книгах или журналах, так и с использованием вычислительной техники. В исследуемой организации ОАО «Теплоконтроль» используется автоматизированная форма с применением программного комплекса «1С Предприятие»

Выпущенная из производства, пройденная технический контроль, продукция ОАО «Теплоконтроль» передается на склад готовой продукции

и оформляется накопительной приемо-сдаточной накладной, в которой производятся записи по каждой номенклатуре (приложение 1), используются для оформления выпуска и приемки готовой продукции на соответствующий склад. Складской учет ведется материально ответственными лицами на карточках учета продукции. В них отражаются наличие и движение готовой продукции в штуках. Записи в карточках производятся материально ответственными лицами на основании документов о поступлении на склад и выбытии со склада готовых изделий по мере совершения операций. По окончании рабочего дня в карточках, где было отмечено движение продукции, выводится конечный остаток.

Отпускаемая со склада продукция оформляется первичными документами.Отдел сбыта ОАО «Теплоконтроль» на основании договоров поставки (приложение 2) и графика отгрузки продукции, выписывает приказ- накладную, заполненной в установленном порядке, где указываются покупатель, наименование продукции, количество продукции, подлежащей отпуску и фактически отпущенной, договорная цена, сумма, стоимость упаковки, оплачиваемой сверх цены на продукцию. Все первичные документы на отгруженную продукцию передаются в бухгалтерию для выписки расчетных документов (платежных требований, счетов).

При предварительной оплате продавец выписывает счет, на основании которого покупатель перечисляет аванс за предстоящую отгрузку продукции, выполняемую работу. При фактическом получении продукции бухгалтерия выписывает товарную накладную. Кроме перечисленных первичных документов на отгружаемую готовую продукцию, ОАО «Теплоконтпроль» оформляет счет-фактуру, используемую продавцом и покупателем для исчисления налога на добавленную стоимость. Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах, первый из которых не позднее 5 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость, обязательно регистрируется в Журнале учета выставленных счетов – фактур (таблица 2.1.1).

Таблица 2.1.1

Журнал учета выставленных счетов-фактур ОАО «Теплоконтпроль»

за декабрь 2014 г.

Небольшая номенклатура выпускаемой продукции позволяет вести аналитический (сортовой) учет готовой продукции параллельным методом. Так, на складе ведутся карточки количественного учета, а в бухгалтерии - карточки количественно-суммового учета. Записи в карточках склада и бухгалтерии производятся по приходным и расходным первичным документам.

По окончании отчетного периода в карточках определяются обороты за месяц и остатки на конец месяца: на складе только по количеству, а в бухгалтерии – в количественном и суммовом выражении. Данные складского учета периодически сверяются с данными бухгалтерии. На основе итоговых данных карточек аналитического учета, ведущихся в бухгалтерии, по окончании месяца составляется сортовая оборотная ведомость. Она составляется в разрезе наименований или номенклатурных номеров изделий.

Стоимостные итоговые данные (остатки, приход и расход) сортовой оборотной ведомости соответствуют данным Главной книги по счету 43 «Готовая продукция». Для обобщения данных о выпуске продукции за отчетный период используется накопительная ведомость. По окончании отчетного периода в ведомости подсчитывается общее количество каждого вида выпущенной продукции. Путем умножения цены на количество определяется стоимость по учетным ценам выпуска каждого вида изделий, а затем подсчитывается стоимость по учетным ценам всей выпущенной продукции. Далее в ведомости приводятся данные о фактической производственной себестоимости по видам продукции, которые берутся из аналитического учета основного и вспомогательного производств (ведомости сводного учета издержек производства и калькуляции себестоимости продукции). Затем в накопительной ведомости определяется фактическая себестоимость всей выпущенной и сданной на склад готовой продукции.

Отпуск товаров покупателям оформляется накладной на отпуск на сторону. Реализация готовой продукции покупателям (заказчикам) оформляются в соответствии с формой №ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. №132 (приложение 3). Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты. Кроме того, накладная содержит такие дополнительные показатели, как основные характеристики отгружаемой (отпускаемой) продукции (код продукции, сорт, размер, марку и т. д.), наименование структурного подразделения организации, отпускающего готовую продукцию, наименование покупателя и основание для отпуска. Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Оформление накладной начинается в отделе сбыта, где заполняются все необходимые реквизиты и уполномоченным лицом, (коммерческим директором или менеджером) проставляется разрешительная подпись – «отпуск груза разрешил». Перед началом выписки накладной проверяется доверенность представителя покупателя, если покупателем является юридическое лицо, если это физическое лицо то у него проверяется Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1 Утверждена Госкомстата России от 18.08.1998 №88) на оплату продукции. На крупные партии товара или если предоставляется отсрочка платежа с покупателем заключается договор купли-продажи. Если поставка осуществляется по ранее заключенному договору, проверяется, как он расплачивался за предыдущие партии. Накладная выписывается в 4х экземплярах, первый экземпляр принадлежит бухгалтерии предприятия, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, вторая накладная передается кладовщику, и третья накладная передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей, четвертый при вывозе продукции через пропускной пункт остается у службы охраны. Служба охраны регистрирует накладные в журнале регистрации грузов и затем передает их в бухгалтерию по описи, где делают отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции.

Также в коммерческом отделе выписывается счет-фактура на отпуск продукции. Счёт-фактура – документ удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость, является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой (в ред. Федерального закона от 22.07.2005 N 119-ФЗ). После этого документы передаются на склад. На складе, если необходимо, производится упаковка и погрузка товара, оформление других товаросопроводительных и транспортных документов – упаковочного ярлыка, путевого листа и так далее.

Заказчики продукции ОАО «Теплоконтроль» в основном пользуются услугой «грузоперевоз», то есть предприятие поставляет груз своим потребителям через транспортно-экспедиционную компанию, железную дорогу (т.е. багажём), а также продукция вывозится самовывозом(т.е. заказчик сам забирает свою продукцию).

На складе производится непосредственный отпуск товара. За полученные товарно-материальные ценности покупатель (его представитель) ставит свою роспись в получении на товарной накладной. Один экземпляр накладной забирает покупатель, другой экземпляр остается у кладовщика.

Все первичные документы на отгруженную продукцию в ОАО «Теплоконтроль» передаются в бухгалтерию для внесения данных в программу «1С: Бухгалтерия». Документальное оформление означает, что каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в письменной форме. Отсутствие документа означает, что экономическое событие не имело места. Если будет установлено, что какое-либо событие не нашло отражение в учете, то это следует рассматривать как результат преднамеренного или непреднамеренного искажения учетных данных или невозможность учета отдельных событий.