Правила оформления деловой документации

Для оформления деловых документов используются следующие форматы: - Формат A3 (Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений); - Формат А4, Формат А5 (Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Применяются следующие способы оформления дат: цифровой и буквенно-цифровой (13.05.1990 или 13 мая 1990 г.). Сокращения слов, допускаемые: Слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква " г." не ставится. Буква " г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово " город" «град» (Новгород, Волгоград и др.). Слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р. Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. —текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18). Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12. Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

Документ состоит из элементов- реквизиты. Они перечислены в ГОСТе: 1) герб и эмблема организации; 2) код организации и код формы документа. 3) наименование автора документа организации, которым был издан документ. 4) наименование вида документа пишется заглавными жирными буквами (ПРИКАЗ, АКТ, ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА, ТРУДОВЯ КНИЖКА) В письме слово «письмо» не пишется. При написании заявлении пишется слово «заявление». Есть наименование документа (ПРИКАЗ) и есть заголовок – о чем документ (об увольнении); 5) дата и Регистрационный номер документа; 6) Место составления или издания документа; 7) Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. 8) Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию её название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. 9) Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. 10) Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и её расшифровку. Инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. 11)