Изучение информационных потоков

Цель занятия – на базе изученного материала исследовать логику построения и организации информационных систем и потоков.

3.1. Для опроса студентов предлагаются следующие вопросы:

1. Сформулируйте понятие «информация», «информационная система», «информационный поток».

2. Как организация информационных потоков влияет на эффективность управления материальными потоками.

3. Охарактеризуйте подсистемы, входящие в состав информационных систем.

4. Назовите и охарактеризуйте виды информационных систем и информационных потоков.

5. Перечислите принципы, которые необходимо соблюдать при построении логистических информационных систем.

6. Назовите и охарактеризуйте известные Вам технологии информационной логистики

7. Назовите преимущества использования штриховых кодов.

3.2. Предлагается решить тест (15-20 мин.)

3.3. Ситуация – информационные потоки на складе предприятия оптовой торговли.

Задание

Изучить схемы документооборота склада оптовой торговли (схемы 3.1 и 3.2) и дать ответы на следующие вопросы:

1. Посредством каких документов покупатель контролирует выполнение заказа?

2. На основе каких документов персонал склада осуществляет контроль за выполнением поставщиками своих договорных обязательств?

3. Кто вносит в счет-фактуру информацию об инвентарной таре, в которой со склада отгружается товар?

4. На основании какого документа осуществляется отборка товаров, заказанных на складе покупателем?

5. Какие документы служат основанием для составления заведующим складом отчета о движении товаров и тары по складу?

6. Какое должностное лицо на складе владеет наиболее актуальной информацией об имеющихся в продаже товарах?

7. В каком документе содержится актуальная информация об имеющихся в продаже на складе товарах?

Теоретические пояснения к заданию

В зависимости от функционального назначения в логистических процессах на складах участвуют следующие группы документов, используемых для оформления:

· приемки товаров;

· размещения товаров на хранение;

· отпуска и продажи товаров.

Документы, используемые для оформления приемки товаров:

1. Журнал учета поступающих грузов. Применяется для регистрации сопроводительных документов поставщиков и транспортных организаций на поступающие грузы и контроля их оприходования на складе предприятия.

2. Книга регистрации выдачи счетов-фактур.

3. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке товаров. Применяется для оформления приемки товароматериальных ценностей, имеющих количественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика.

4. Акт о приемке товаров по качеству. Применяется при оформлении приемки товароматериальных ценностей, имеющих расхождения по качеству с данными сопроводительных документов поставщика.

5. Карточка учета исполнения договоров. Ведется товароведом предприятия оптовой торговли для контроля поступления товаров от поставщиков по договорам и разовым сделкам.

6. Отчет о движении товаров и тары по складу. Составляется заведующим складом в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета с приложениями первичных документов представляется в бухгалтерию, а второй – с распиской бухгалтерии о принятии отчета и приложенных к нему документов, оставляется у заведующего складом.

7. Книга учета разбраковки товаров. Ведется товароведом-бракером на основании счетов-фактур и актов приемки по качеству с целью контроля результатов разбраковки.

8. Отчет о получении груза экспедитором. Составляется ежедневно и служит для контроля получения груза со станции железной дороги и доставки этого груза на склад.

9. Журнал учета грузов, поступающих в экспедицию. Ведется заведующим экспедицией для учета грузов, поступающих от поставщиков и транспортных организаций через экспедиционный склад.

10. Приходная накладная. Составляется материально-ответственным лицом при поступлении на предприятие ценностей в случае, предусмотренном инструкциями по учету отдельных операций.

11. Акт на оприходование товаров, поступивших без счета поставщика. Применяется для оформления приемки товаров, поступивших до получения счета-фактуры поставщика.

Документы, используемые для оформления размещение товаров на хранение:

12. Ярлык складской. Выписывается заведующим складом оптового предприятия на каждое наименование и сорт поступивших товаров в данной партии.

13. Книга регистрации номенклатурных номеров на товары. Применяется для регистрации номенклатурных номеров на товары, поступающие на склад.

14. Карточка количественно-суммового учета. Применяется для ведения аналитического учета на складах оптовой торговли с широким ассортиментом товаров.

15. Товарная книга. Ведется материально-ответственными лицами для учета товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара (каждый номенклатурный номер) в книге открывается отдельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания номенклатурных номеров.

Документы, используемые для оформления продажи и отпуска товаров со складов предприятия оптовой торговли:

16. Заказ-заявка. Составляется покупателем и корректируется товароведом-реализатором с учетом наличия товаров на складе. Товаровед заполняет и уточняет заказе-заявке данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе.

17. Договор поставки. Заключается между оптовым предприятием и покупателем и служит для определения размеров, сроков и условий продажи, отпуска и доставки товаров.

18. Журнал регистрации заказов покупателей. Ведется товароведом-реализатором на основании заказов покупателей, поступивших как при личной отборке в зале товарных образцов, так и полученных по средствам связи. Служит для контроля своевременного исполнения заказа покупателей.

19. Карточка неудовлетворенного спроса. Ведется товароведом-реализатором по покупателям на основании их заказов и служит для учета неудовлетворенного спроса, а также для контроля выполнения неудовлетворенных заказов.

20. Сводный отборочный лист на комплексную отборку. Составляется товароведом-реализатором на сосновании заказов покупателей для комплексной отборки товаров на складе для группы покупателей.

21. Счет-фактура. Выписывается на товары, фактически отобранные для покупателей на складе оптового предприятия.

22. Упаковочный ярлык. Выписывается в тех случаях, когда отборка и упаковка товаров производится на складе без участия представителя покупателя.

23. Журнал передачи товаров со склада в экспедицию. Ведется заведующим складом на основании счетов-фактур для контроля передачи товаров в экспедицию.

24. Журнал учета товаров и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям. Ведется в экспедиции оптового предприятия; служит для контроля отправки товаров покупателям и возврата подписанных покупателями счетов-фактур.

25. Товарно-транспортная накладная. Выписывается в четырех экземплярах, если плательщиком является грузополучатель. Первый экземпляр служит основанием для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку материальных ценностей; второй – основанием для учета работы автотранспорта и остается при путевом листе. Третий экземпляр при товарном отчете грузоотправителя сдается в бухгалтерию, а четвертый направляется грузополучателю. Если плательщиком является грузоотправитель, то товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах.

26. Пропуск на выезд с территории предприятия.

27. Заявка на автотранспортные перевозки. Является документом для обеспечения своевременной доставки товаров покупателям; составляется заведующим экспедиционным складом, подписывается заместителем директора оптового предприятия.

28. Журнал учета использования автотранспорта. Ведется в экспедиции оптового предприятия, служит для учета прибывающего по заявке автотранспорта и контроля его нахождения на маршруте.

29. Карточка учета инвентарной тары. Ведется экспедицией для учета движения инвентарной тары.

30. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и кольцевой завоз товаров. Выдается лицу, осуществляющему централизованную доставку и кольцевой завоз товаров.

31. Карточка учета исполнения договоров отгрузки.

32. Книга оперативного учета поставки товаров покупателям. Ведется товароведом оптового предприятия для учета поставки товаров покупателям и товарным группам на основании карточки учета исполнения договоров отгрузки.