Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий, порядок подписания нотариально удостоверяемых документов

Установив личность и проверив дее- или правоспособность, нотариус, в соответствии со ст. 45 Основ, рассматривает существо действия и представленные ему документы. И только в случае их полного соответствия предъявляемым требованиям, нотариус совершает нотариальное действие.

Нотариус не принимает к производству документы, имеющие подчистки, какие бы то ни было приписки, зачёркнутые слова, любые иные не оговорённые исправления. Не принимаются документы, выполненные карандашом, не зависимо от их содержания или правильности оформления, а также документы, выполненные с помощью легкоудаляемых с бумажного носителя красителей. Текст, предъявляемого для совершения нотариального действия документа должен иметь необходимые реквизиты, а именно: исходящий номер, если это предусмотрено для данного вида документов, дату, подпись с указанием должности и фамилии подписывающего лица и др. Если в документе есть надлежащим образом оговоренные поправки, документ не может рассматриваться как неверно оформленный, если иное не установлено действующим законодательством. Нотариусы принимают для совершения нотариальных действий электронные документы, формат которых соответствует требованиям Основ и др. номативно-правовых актов Российской Федерации и которые могут быть воспроизведены программно-техническими средствами, имеющимися в распоряжении нотариуса. (Более подробная информация содержится в ст. ст. 45, 45.1 Основ).

Такие же строгие правила предъявляются и к документам, оформленным нотариусом. Текст нотариально оформленного документа должен быть написан ясно и чётко. Если число листов документа превышает один лист, то они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью нотариуса (указывается также количество листов). В тексте документа все даты, числа и сроки, относящиеся к содержанию документа, должны быть хотя бы один раз обозначены словами. В отношении физических лиц – фамилии, имена и отчества, адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания указываются полностью, а также указывается дата и место рождения, гражданство, пол обратившегося лица, документ, удостоверяющий личность и его реквизиты (при совершении нотариальных действий от имени иностранных граждан указывается также национальность, а впредусмотренных законом случаях – добрачная фамилия, под каким именем лицо известно в данной стране и др.). В отношении юридических лиц указывается полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, дата и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, адрес фактического местонахождения и т.д.

Если в тексте документа сделаны исправления, приписки или поправки, то они должны быть в обязательном порядке оговорены не только нотариусом, но и участниками сделки, а также в конце удостоверительной надписи и скреплены подписью и печатью нотариуса. Если исправления внесены в документ, не подписываемый гражданами или представителями юридических лиц, достаточно оговорки нотариуса о внесённых в текст исправлениях за его подписью и печатью в конце удостоверительной надписи.

В соответствии со ст. 44 Основ содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано нотариусом (вслух) участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.

Если гражданин, вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия, с указанием всех необходимых данных рукоприкладчика и соответствующей оговори, а также с указанием, что докумен прочитан нотариусом в слух.

Если обратившийся для совершения нотариального действия глухой, немой или глухонемой гражданин неграмотен, то при совершении нотариального действия присутствует лицо, которое может объясниться с ним и удостоверить своей подписью, что содержание сделки, заявления или иного документа соответствует воле участвующего в ней неграмотного глухого, немого или глухонемого. Указанное лицо, как правило, представляет документ, подтверждающий, что оно имеет специальные познания по общению с данной категорией граждан. Личность данного лица устанавливается, а дееспособность проверяется в соответствии со статьями 42, 43 Основ; оно предупреждается об ответственнсти, за разглашение тайны совершаемого действия.

Положения ст. 44 Основ не применяются при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме.