Тема 6: Засоби настроювання КС в обліку для конкретного підприємства.

Мета: Розглянути засоби настроювання КС в обліку для конкретного підприємства.

Кількість годин: 2 години.

План

1. План рахунків, його коригування в КС.

2. Валютний та аналітичний облік в КС.

3. Список видів та значень субконто в КС.

4. Завдання констант в КС

1. План рахунків, його коригування в КС.

У бухгалтерському обліку всі засоби підприємства і всі джерела їх виникнення класифікуються по однорідних ознаках - рахункам бухгалтерського обліку, а всі господарські операції відбиваються в урахуванні шляхом проводок - перерахувань тих або інших сум з одного рахунку бухгалтерського обліку на інший.

У «1С: Бухгалтерії» уже закладена система рахунків, передбачена «Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств». Можно лишити її без зміни або відкоригувати у відповідності зі своїми потребами.

Для перегляду і коригування плану рахунків варто вибрати в головному меню групу функцій «Операції», а в ній - функцію «Рахунки». На екран буде виведений план рахунків бухгалтерського обліку. Список рахунків може бути виведений на екран і при запровадженні даних у журнал операцій для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунка.

План рахунків рекомендується у виді списку, що має шість граф:

1) Рахунок - код (номер) рахунку і субрахунка;

2) Найменування - назва рахунку або субрахунка;

3) Вид субконто - найменування виду об'єктів аналітичного урахування (субконто), якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться аналітичне урахування;

4) Кол. - у цій графі стоїть символ «+», якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться кількісне урахування (ведення кількісного урахування припускає ведення аналітичного урахування);

5) Вал. - у цій графі стоїть символ «+», якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться валютне урахування;

6) Ан. - у цій графі стоїть символ «+», якщо по даному рахунку або субрахунку в звітах довільної форми необхідно виконувати аналіз оборотів з іншими рахунками по окремих об'єктах аналітичного урахування (субконто) даного рахунку.

Як і для всіх списків, можна переглядати план рахунків, переміщуючись по ньому за допомогою клавіш переміщення курсору і лінійок прокручування. Натисканням алфавітно-цифрових клавіш можна здійснити швидкий пошук рахунку по його коді. Крім швидкого пошуку рахунку по його номері, при перегляді списку рахунків можна шукати потрібний рахунок або субрахунок по довільному рядку символів, що входить у його найменування або в назву виду субконто, асоційованого з цим рахунком. Пошук здійснюється за допомогою одночасно натиснутих клавіш Ctrl і F3.

Якщо список рахунків був викликаний із головного меню, то для закриття вікна зі списком рахунків треба натиснути комбінацію клавіш Стrl+F4 або клацнути мишею кнопку системного меню Х у лівому верхньому кутку вікна зі списком. Якщо список рахунків був виведений на екран для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунка, то натискання Enter або кнопки запиту Выб. або подвійний щиголь мишею призведе до виходу з вибором зазначеного рахунку або субрахунка.

План рахунків, що входить до складу «1С: Бухгалтерії», відповідає затвердженому Міністерством Фінансів, тому, швидше за все, він не потребуватиме істотних змін. Проте, можно цілком поміняти план рахунків: змінити номера (коди) рахунків і субрахунків і їхні найменування. Форми звітності і типових проводок що поставляються з «1С: Бухгалтерією», орієнтовані на стандартний (щопоставляється разом із програмою) план рахунків. Якщо треба змінити номера (коди) рахунків або субрахунків, або їхнє призначення, необхідно скорегувати також і форми звітності і типові проводки що поставляються з програмою.

Коди рахунків і субрахунків можуть містити довільні символи, проте на практиці рахунки і субрахунки звичайно позначаються номерами. У програмі максимальна довжина кодів рахунків і субрахунків може бути 2 або 3 символу. У стандартному настроюванні програми для коду рахунку і коду субрахунка встановлена максимальна довжина в 2 символи. Можно встановити в запиті «Загальні параметри» (щовибирається з групи «Сервіс» меню програми) потрібні кількості знаків у рахунку і субрахунку.

Запровадження нового рахунку або субрахунка здійснюється натисканням клавіші Ins або кнопки Новий. у нижній частині вікна зі списком. Після цього треба увести код рахунку (субрахунка) і його найменування. Після запровадження значення треба натиснути клавішу Enter або кнопку Ок. у нижній частині вікна зі списком. Програма не дозволить увести новий рахунок або субрахунок, якщо зазначений код рахунку (субрахунка) збігається з одним із уже наявних у списку. Натискання ESC дозволить у будь-який момент скасувати запровадження нового рахунку (субрахунка).

Новий рахунок (субрахунок) буде приміщений у список рахунків на те місце, що він повинний займати один по черзі (список рахунків упорядкований по кодах рахунків).

При запровадженні рахунків з субрахунками спочатку введіть рядок із кодом рахунку (без коду субрахунка), і в ньому зазначте найменування рахунку. Потім уводите рядки для субрахунків цього рахунку.

Для видалення рахунку або субрахунка треба виділити рядок із цим рахунком або субрахунком (клацнувши в будь-яке місце цього рядка мишею і натиснути клавішу Del або кнопку Уд. у нижній частині вікна зі списком. На екран буде виведений запит на підтвердження видалення. Натисніть Enter або кнопку запиту Ок для видалення запису, або Esc або кнопку запиту Закрыть для відмови від цього.

Ні в якому разі не варто видаляти з плану рахунків рахунки або субрахунки, по яких були операції в поточному періоді або в минулих періодах.

Для редагування графи списку варто виділити цю графу (клацнувши її мишею і натиснути комбінацію клавіш Shift+Enter для входу в режим редагування. Якщо список не для вибору, а для коригування, то в режим редагування графи списку можна ввійти також, натиснувши Enter або двічі клацнувши графу мишею.

Після запровадження значення графи списку треба натиснути клавішу Enter або кнопку Зап. у нижній частині вікна зі списком, програма вийде з режиму редагування, записавши (врахувавши)зроблені зміни. Якщо Ви передумали вносити зміни, можете перервати процес редагування натисканням клавіші Esc - при цьому всі зроблені при редагуванні зміни будуть анульовані.

Коригування списку рахунків має такі особливості:

- для графи «Вид субконто» при натисканні клавіша F4 або кнопки вибору (трикрапка) … (вона видна в правій частині графи при її редагуванні) на екран виводиться список видів субконто (видів об'єктів аналітичного урахування). Для завдання аналітичного урахування по рахунку виберіть із цього списку вид субконто, що буде асоціюватися з даним рахунком, і натисніть клавішу Enter або кнопку Выб. у нижній частині вікна зі списком видів субконто. Якщо в списку немає необхідного виду субконто, треба буде спочатку натиснути клавішу Ins і ввести номер і найменування потрібного виду субконто. Щоб скасувати ведення аналітичного урахування для даного рахунку або субрахунка, натисніть кнопку запиту Без субконто;

- зміна графи «К.» можлива, тільки якщо для рахунку ведеться аналітичне урахування (графа «Вид субконто» не порожня);

- для граф «К.», «В.», «Ан.» при натисканні клавіші F4 або кнопки вибору значення графи змінюється: «+» - відповідна ознака включена, прогалина - виключена).

Не варто змінювати номера рахунків і субрахунків, по яких були операції в поточному періоді або в минулих періодах.

2 Валютний та аналітичний облік в КС.

«1С: Бухгалтерія» дозволяє вести бухгалтерський облік у декількох валютах (до 999 валют). Для організації валютного урахування використовується список валют, історія курсів валют, настроювання плану рахунків на валютне урахування.

При необхідності ведення валютного урахування треба викликати з режиму «Валюти» пункту «Операції» головного меню список валют і ввести в нього повні і стислі найменування використовуваних валют і курси цих валют на поточну дату.

При необхідності запровадження курсів на інші дати можно виділити курсором потрібну валюту і натисніть F3 або кнопку Курси в нижній частині вікна зі списком валют для переходу в список курсів валюти. Кожний рядок цього списку містить дату установки курсу і курс (кількість гривнів в одиниці даної валюти). Бажано вказувати курси валют на кінець кожного місяця.

Заповнивши список валют і списки курсів валют, варто зазначити в режимі коригування списку рахунків, по яких рахунках треба звістки валютне урахування. Біля цих рахунків і субрахунків треба проставить символ «+» у графі «В.». Цю ознаку можна вказувати і по рахунках і по субрахунках. Якщо зазначено ознаку валютного урахування тільки по рахунку, а по його субрахунках - ні, то при розрахунку результатів по субрахунках не будуть формуватися залишки й обороти у валюті, тому ці залишки й обороти не можна буде використовувати в документах і звітах.

Список валют і список курсів валют (при одночасному виведенні їх на екран) будуть «пов'язані» між собою: якщо виділити в списку валют інший рядок (наприклад, клацнувши її мишею), то у вікні зі списком курсів валют з'явиться список курсів виділеної валюти.

Для проводок по рахунках, для яких зазначене урахування у валюті, програма запитує і береже суми й у валюті, і в гривнях (гривневий еквівалент або, гривневе покриття). При розрахунку результатів програма розраховує і зберігає залишки й обороти у валюті по кожній валюті окремо, у гривнях (карбованцевий еквівалент) по кожній валюті окремо і сумарні (по усім валютах) залишки й обороти (останні виражаються, як це потрібно по правилах бухгалтерського обліку, у гривнях). Якщо по рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний учет, ці дані обчислюються і для кожного об'єкта аналітичного урахування (субконто). Збереження сум проводок і результатів і в гривнях, і у валюті дозволяє, зокрема, виконувати переоцінку валюти.

Програма дозволяє вести аналітичне урахування. При цьому програма дозволяє відслідковувати розрахунки з конкретними покупцями і постачальниками, враховувати наявність і прямування товарів і основних засобів виконання договорів, розрахунки по зарплаті і з підзвітними особами і т.ін. Програма веде аналітичне урахування в кількісному і грошовому вираженні, а також у валюті.

Для ведення аналітичного урахування програма дозволяє ввести необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного урахування: по товарах, матеріалам, організаціям, робітникамосновним засобам і т.ін. Для узагальненої назви групи об'єктів аналітичного урахування використовується термін «субконто». Список субконто виводиться і коректується в режимі «Види субконто» поділу «Операції» головного меню, його можна змінювати також при перегляді рахунків бухгалтерського обліку і при запровадженні операції.

Щоб задати ведення аналітичного урахування по тому або іншому синтетичному рахунку або субрахунку, треба в режимі перегляду рахунків (функція «Рахунки» із групи функцій «Операції») зазначити в графі «Вид субконто» найменування виду субконто який буде пов'язаний із даним рахунком або субрахунком. Після цього при запровадженні проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати вибрати з відповідного довідника об'єкт, до якого ставиться проводка. Наприклад, якщо «прикріпили» до рахунку 3721 «Розрахунки з підзвітними особами в національної валюті» вид субконто «Співробітники», то при запровадженні операції по 3721 рахунку програма буде пропонувати вибрати зі списку, до якого співробітника ставиться операція. Якщо потрібного співробітника в списку немає, список можна доповнити (для цього навіть не знадобиться переривати запровадження операції). Кожний вид субконто може бути «прикріплений» до будь-якого числа рахунків і субрахунків.

Аналітичне урахування доцільно вести по тим рахункам, для котрих необхідно мати залишки й обороти по кожному об'єкті.

У програмі списки об'єктів аналітичного урахування можуть мати багаторівневу структуру. Це дозволяє одержувати результати з різним ступенем деталізації, а також організовувати довідники об'єктів аналітичного урахування більш зручним чином. Наприклад, якщо при роботі з одним контрагентом можна використовувати декілька договорів, то потрібно в списку «Організації» на другому рівні вказувати найменування договорів. Тоді при запровадженні проводок по рахунках, до яких «прикріплений» вид субконто «Організації», треба буде спочатку вибрати найменування організації, а потім, якщо по цій організації є розподіл на договори, - найменування договору.

По рахунках, для яких зазначене ведення аналітичного урахування (обраний вид субконто), можна вести урахування в натуральному вираженні. Ведення урахування в натуральному вираженні виконується незалежно від вартісного. При запровадженні проводок по рахунках, для яких задане кількісне урахування, програма буде запитувати кількість і суму. Залишки й обороти по таких рахунках будуть обчислюватися й у натуральному, і у вартісному вираженні.

Для завдання необхідності ведення кількісного урахування необхідно поставити у відповідному рядку списку рахунків символ «+» у графі «К.».

3 Список видів та значень субконто в КС.

Для перегляду і редагування списку видів субконто (тобто списку довідників об'єктів аналітичного урахування) треба використовувати функцію «Види субконто» із групи «Операції» головного меню. При цьому на екран буде виведений список видів об'єктів аналітичного урахування. Даний список виводиться також і при коригуванні графи «Вид субконто» списку рахунків із функції «Рахунки» групи «Операції» головного меню, проте при цьому список подається для вибору виду субконто, тобто для коригування графи списку треба буде використовувати комбінацію клавіші Shift+Enter.

Список видів субконто містить дві графи: номер субконто і найменування субконто. Можна упорядочить список як по номері субконто (натиснувши Ctrl+1), так і по найменуванню субконто (натиснувши Ctrl+2). Упорядкування списку можна виконати і за допомогою пункту «Сортування» групи меню «Дії».

Можна переглядати список видів субконто, використовуючи клавіші переміщення курсору і лінійку прокручування. Натисканням алфавітно-цифрових клавши можна здійснити швидкий пошук виду субконто по його найменуванню (якщо список відсортований по найменуванню) або за номером (якщо список відсортований по номері).

Крім швидкого пошуку виду субконто можна шукати потрібний вид субконто по довільному рядку символів, що входять у його найменування. Пошук здійснюється за допомогою сполучення клавіш Ctrl+F3.

При перегляді списку видів субконто можна, натиснувши клавішу F5 або кнопку Субконто в нижній частині вікна зі списком, перейти до коригування списку значеннь субконто для поточного виду субконто. При цьому список видів субконто і список значеннь субконто будуть «пов'язані» між собою: якщо виділити в списку видів субконто інший рядок (наприклад, клацнувши її мишею), то у вікні зі списком значеннь субконто з'явиться список значень виділеного виду субконто.

Для закриття вікна зі списком треба натиснути комбінацію клавіш Ctrl+F4; або клацнути мишею кнопку системного меню Х в правому верхньому кутку вікна зі списком.

Для вставки в список нового виду субконто натисніть клавішу Ins або кнопку Новий. у нижній частині вікна зі списком, і введіть номер виду субконто і найменування. Після запровадження кожного значення треба натискати клавішу Enter або кнопку Ок. у нижній частині вікна зі списком. Натискання Esc дозволить у будь-який момент відміняти запровадження нового виду субконто.

Новий вид субконто буде приміщений у список на те місце, що він повинний займати по встановленому порядку сортування списку.

Для видалення виду субконто варто виділити рядок із видом субконто і натиснути клавішу Del або кнопку Уд. у нижній частині вікна зі списком. Не варто видаляти види субконто, по яких були операції в поточному періоді або в минулих періодах.

Заповнивши список видів субконто, треба уважно переглянути список рахунків і визначити, до яких рахунків треба «прикріпити» той або інший вид субконто для ведення аналітичного урахування. Кожний вид субконто може бути прикріплений до будь-якого числа рахунків і субрахунків.

Задавши для рахунку або субрахунка ведення аналітичного урахування, доцільно відразу ж встановити в графі «К.» списку рахунків символ «+» (якщо по даному рахунку або субрахунку також треба вести урахування і у натуральному вираженні).

Списки значень субконто містять переліки об'єктів аналітичного урахування одного виду. Можливо створення багаторівневих списків.

Список значень субконто містить три графи. У першій графі виводиться код субконто, у другий - його найменування, а в третьої, у залежності від настроювання списку субконто, може виводитися ціна субконто, або параметр субконто, або значення зазначеного вираження. При бажанні ця графа може бути залишена порожнього.

Ліворуч від кожного рядка списку субконто виводиться значок картки: порожній або з плюсом (або). Цей значок використовується для переходу до списку підпорядкованих субконто, при цьому:

- позначає, що дане субконто не має підпорядковані;

- позначає, що дане субконто має підпорядкованих.

4. Завдання констант в КС.

Для перегляду і коригування списку констант виберіть пункт «Константи» із групи «Операції» головного меню. На екран буде виведений список констант.

Список упорядкований за номерами констант (ці номера не можуть повторюватися). Не варто видаляти перші вісім констант списку або змінювати в них номер, або найменування (у них можна змінювати тільки графу «Значення»). Значення констант, що відбивають початок і кінець звітного періоду, заносяться в список автоматично при установці звітного періоду.

Значення констант можуть використовуватися і встановлюватися в звітах, проводках типових операцій і у формах первинних документів.

Література [11 с. 19-27, 19 с. 27-39, 20 с. 122-130, 21 с. 101-105]

Контрольні питання:

1. Що таке субконто.

2. Охарактерезуйте особливості план рахунків і його коригування в КС.

3. Дайте характеристику валютного та аналітичного обліку в КС.

4. як завдаються константи в КС