Коригування бухгалтерських звітів, створення нових.

Коригування списку звітів. Для коригування назви звіту або імені файла з формою звіту клацніть мишею на потрібну графу списку (або виділите її клавішами переміщення курсору) і натисніть клавішу (Ептег).

Для запровадження нового рядка в список звітів:

1. Натисніть клавішу [Тав] або кнопку запиту [Новий. |;

2. Відповісти на запит програми про формат звіту: «Формат довільних документів» або «Текстовий формат» (треба клацнути потрібний напис і натиснути кнопку запиту | ОК|);

3. Введіть назву нового звіту (Ви можете вибрати його довільно) у графу «Найменування» і натисніть клавішу (Enter);

4. Введіть у графу «Вихідний файл» ім'я, що буде привласнено файлу з формою звіту, потім натисніть клавішу (Enter) або кнопку запиту |Зап. |.

Після цього Ви зможете створити або редагувати файл форми звіту.

Для видалення рядка зі списку звітів клацніть її мишею (або виділите її клавішами переміщення курсору) і натисніть клавішу Del або кнопку запиту |Уд|. Програма виведе запит на підтвердження необхідності видалення даного рядка. Для видалення рядка натисніть [Enter] або кнопку запиту |Да|, для його скасування - кнопку запиту |Нет|.

Завдання форми звіту. Якщо в рядку списку звітів заповнена графа «Вихідний файл», те, установив курсор на цей рядок і натиснувши клавішу F5 або кнопку запиту | Редагувати | (у нижній частині вікна), Ви зможете переглядати і редагувати форму (шаблон) звіту. Якщо файл із формою звіту не знайдений (що відбувається для нового звіту), на екран буде видане відповідне повідомлення.

Література [6 с. 121-225, 8 с. 45-87, 13 с. 1-30, 15 с. 1-25]

Контрольні питання:

1. що заповнюеться у графі «Вихідний файл»

2. що заповнюеться у графі „Період формування звіту”

3. Що таке звіти довільної форми;

4. як проводиться створення форм бухгалтерських звітів.

5. як зробити коригування бухгалтерських звітів

6. як створити новий звіт?

Тема 9. Збереження облікової інформації в КС.

Мета: Розглянути методи збереження облікової інформації в КС.

Кількість годин: 2 години.

План

1. Розрахунок бухгалтерських підсумків в КС.

2. Основний і тимчасовий розрахунок в КС.

3. Перехід до іншого робочого періоду в КС.

4. Використання підсумків в КС.

5. Архівація облікової інформації в КС

1. Розрахунок бухгалтерських підсумків в КС.

Розрахунок результатів у «1С: Бухгалтерії» може виконуватися в двох режимах:

• розрахунок після запровадження кожної проводки - при цьому після видалення і коригування будь-якої проводки, програма автоматично коректує підсумкові суми по рахунках і об'єктам аналітичного урахування для поточного кварталу, а також для наступних кварталів, якщо для них проводився розрахунок підсумків:

• розрахунок по запиті - у цьому режимі розрахунок результатів виконується тільки по запиті користувача (режим «Розрахунок результатів» поділу «Звітність» головного меню).

Для вмикання режиму розрахунку результатів після запровадження кожної такої проводки треба в запиті «Розрахунок результатів» (групи «Звітність» головного меню) установити параметр «Автоматичний перерахунок». У цьому випадку після запровадження кожної проводки програма коректує результати. Як правило, цей процес займає менше секунди і практично не уповільнює роботу користувача. Зато при обертанні до підсумкових даних, їхній перерахунок виконувати не треба - результати завжди знаходяться в актуальному стані.

2. Основний і тимчасовий розрахунок в КС.

«1С: Бухгалтерія» дозволяє підтримувати розрахунок результатів за два періоди: основний і тимчасовий. Дана версія програми може одночасно підтримувати в актуальному стані (при включеному режимі «Автоматичний перерахунок») результати основного і тимчасового розрахунку. Можна переключатися з основного періоду розрахунку результатів на тимчасовий і навпаки, коли це необхідно.

Основний розрахунок виконується поквартально, причому в кожний момент часу основний розрахунок рахується виконаним до деякого кварталу включно. Даний квартал виводиться в рамці «Виконаний по» запиту розрахунку результатів. При включеному режимі «Автоматичний перерахунок» можна дивитися результати у всіх попередніх кварталах і виправляти проводки без перерахунку результатів. Якщо ж режим «Автоматичний перерахунок» виключений, то при зміні проводок у журналі операцій квартал, у якому була виправлена хоча б одна проводка, а також усі наступні квартали, рахуються не розрахованими.

Тимчасовий розрахунок може бути виконаний за довільний період, обмежений двома датами. У рамці «Виконаний» у запиті розрахунку результатів виводиться поточний стан тимчасового розрахунку. Для прискорення тимчасового розрахунку можна виконати тимчасовий розрахунок без розрахунку результатів на початок тимчасового розрахунку (режим «Тільки обороти»), а також без даних по аналітичному урахуванню (режим «Без аналітики»).

Установка періодів основного і тимчасового розрахунку і розрахунок результатів виконуються за допомогою пункту «Розрахунок результатів» поділу «Звітність» головного меню. При виборі цього пункту на екран виводиться запит. Якщо результати основного або тимчасового розрахунку вже розраховані, то в рамках «Виконаний по» і «Виконаний» повідомляється, за які періоди виконані ці розрахунки. У правом верхньому кутку запиту виводиться робочий квартал. Результати основного розрахунку виводяться за робочий квартал або за один із його місяців, або за робочий квартал з початку року.

Виконання основного розрахунку. Основний розрахунок виконується в такий спосіб.

1. Щоб встановити новий робочий квартал, змініть значення поля «Робочий квартал» за допомогою стрілок.

2. Якщо результати за новий робочий квартал не розраховані, або якщо треба по якимось причинах примусово перерахувати результати, натисніть кнопку запиту [Розрахувати за робочий квартал].

Програма почне розрахунок результатів, при цьому виконується розрахунок і попередніх кварталів, якщо вони були не розраховані. Якщо розрахунок за даний квартал уже був виконаний, то видатимется попередження «Основний розрахунок буде перелічений!». Якщо відповідь буде |ОК|, то розрахунок виконується повторно, після чого даний квартал буде рахуватися останнім розрахованим. Останній розрахований квартал основного розрахунку виводиться в поле «Виконаний по» запиту.

Якщо треба, щоб програма автоматично підтримувала актуальність результатів основного розрахунку при будь-яких змінах журналу операцій, увімкнить режим «Автоматичний перерахунок» (усередині рамки «Основний розрахунок»)

Виконання тимчасового розрахунку. Тимчасовий розрахунок може бути виконаний за будь-який період, обмежений двома датами. У рамці «Виконаний» виводиться поточний стан тимчасового розрахунку.

Тимчасовий розрахунок виконується в такий спосіб.

1. Встановите межі тимчасового розрахунку (поля «С» і «По» усередині рамки «Тимчасовий розрахунок»).

2. Якщо в документах використовуються тільки обороти за період тимчасового розрахунку, але не залишки на початок періоду тимчасового розрахунку, можна включити режим «Тільки обороти». При цьому розрахунок результатів на початок тимчасового розрахунку не буде виконуватися, що прискорить виконання тимчасового розрахунку.

3. Якщо в документах використовуються тільки дані синтетичного урахування, можна включити режим «Без аналітики». При цьому розрахунок результатів по аналітичному урахуванню при виконанні тимчасового розрахунку не провадиться, що прискорює виконання тимчасового розрахунку.

4. Для виконання тимчасового розрахунку треба натиснути кнопку запиту |Розрахувати|.

Якщо потрібно, щоб програма автоматично підтримувала актуальність результатів тимчасового розрахунку при будь-яких змінах журналу операцій, увімкнить режим «Автоматичний перерахунок» (усередині рамки «Тимчасовий розрахунок»). Якщо цей режим не встановлений, то при зміні проводок у журналі операцій до або усередині інтервалу тимчасового розрахунку тимчасовий розрахунок рахується не виконаним.

У рамці «Висновок результатів» можна встановити, за який період будуть виводитися результати в стандартних звітах, у табло і табло рахунків, а також у звітах довільної форми (при відсутності в таких звітах команд завдання періоду висновка результатів).

Можна вибрати один із двох варіантів висновка результатів:

• виводити результати основного розрахунку;

• виводити результати тимчасового розрахунку.

При використанні результатів основного розрахунку можна встановити:

• висновок результатів за квартал;

• висновок результатів за перший, другий або третій місяць кварталу;

• висновок результатів за квартал наростаючим результатом із початку року.

У нижній частині рамки «Висновок результатів» повідомляється найменування періоду, за який будуть виводитися результати.

Перерахунок документів. При виконанні як основного, так і тимчасового розрахунку, програма може робити перерахунок документів - наново формувати заголовні записи і/або проводки наявних у журналі операцій документів і розрахунків. Пересраховуються тільки документи, для яких виконані дві умови:

• дата документа входить у період розрахунку;

• для документа, якщо в його настроюванні була встановлена ознака перерахунку.

Для виконання перерахунку документів треба перед виконанням основного або тимчасового розрахунку зазначити в лівому нижньому кутку запиту розрахунку результатів, що варто перераховувати для документів:

• при вказівці режиму перерахунку Заголовків при перерахунку обновляються заголовні рядки документів і розрахунків у журналі операцій;

• при вказівці режиму перерахунку Проводок при перерахунку наново формуються породжені документами проводки.

3. Перехід до іншого робочого періоду в КС.

Для переходу до іншого робочому кварталу треба вивести за допомогою пункту «Розрахунок результатів» поділу «Звітність» головного меню запит розрахунку результатів і поміняти там робочий квартал

Якщо Ви працюєте з включеним автоматичним перерахунком результатів, то можна вносити виправлення в минулих кварталах без необхідності перераховувати результати - програма сама виправить результати у всіх кварталах, аж до останнього розрахованого кварталу. Наприклад, якщо ви в 3 кварталі 2004 р. зауважили неправильну проводку, що ставиться до 1 кварталу (скажемо, куплений комп'ютер був оприбуткований не в те відділення підприємства), то можна переключитися на 1 квартал, виправити проводку і потім знову переключитися на 3 квартал. Ніяких перерахунків результатів при цьому робити не треба.

4. Використання підсумків в КС.

При формуванні багатьох стандартних звітів (зведених проводок, шахматки, оборотів рахунку, аналізу рахунку, оборотно-сальловой відомості, аналізу субконто й оборотної-сальдової відомості по субконто) програма не «прочісує» журнал операцій, а бере всю потрібну інформацію з результатів, завдяки чому ці звіти виводяться практично миттєво.

Вся інформація, що зберігається в результатах, доступна також у документах, розрахунках і звітах довільної форми за допомогою макромови. Оскільки при формуванні цих вихідних документів, а також при генерації проводок у режимі «Документи і розрахунки», програма практично завжди звертається тільки до результатів, а не до самого журналу операцій, формування вихідних документів і генерація проводок виконуються досить швидко. Більш того, ця швидкість не залежить від кількості проводок у журналі операцій, так що упорядкування балансу для кварталу, у якому Ви зробили сто тисяч проводок, буде виконано з тієї ж швидкістю, що і для періоду, у якому було усього десять проводок.

5. Архівація облікової інформації в КС

Накопичені за допомогою «1С: Бухгалтерії» дані можуть бути випадково ушкоджені на жорсткому диску, зруйновані вірусом, загублені через поломку жорсткого диска або помилок користувача і т.ін. Щоб забезпечити цілість даних, програма дозволяє створювати архівні копії. Архівна копія записується на декілька дискет (флешку або лазерний диск). Архівна копія може використовуватися і для переносу інформації на інший комп'ютер.

Архівна копія містить усю поточну бухгалтерську інформацію на момент створення копії (проводки, план рахунків, константи, результати і т.ін.). Вона не містить файли «1С: Бухгалтерії» (1SBW. ЕХЕ, 1SBW. DD, ЕNGDDLW. DLL і 1SBWLANG. СNF і ін.), а також файли форм первинних документів і звітів. Файли програми і файли форм первинних документів і звітів можна зберегти самостійно.

Створення архівної копії. Для створення архівної копії даних треба виконати такі дії.

1. Підготуйте декілька дискет (флешку або лазерний диск).

2. Виберіть із групи «Сервіс» головного меню режим «Зберігання даних».

3. У виведеному на екран запиті зазначте шлях до каталога в який буде записуватися архівна копія (наприклад. При зберіганні на диск А: введіть А: \). Після цього натисніть Enter або кнопку запиту OK.

4. По запитах програми вставляйте дискети, призначені для розміщення на них архівної конин, у зазначений Вами дисковод.

Якщо під час створення архівної копії з'явилося повідомлення про установку такого диска, а Ви відмовилися від продовження архівації, натиснувши Esc, створена архівна копія не буде придатна для відновлення даних.

2. Список файлів, що зберігаються при створенні архівної копії, зберігається у файлі 1SBWFILEТХТ, розташованому в каталозі з програмами «1С: Бухгалтерії». При необхідності можна додати в цей список імена інших файлів (наприклад, файлів документів або звітів).

3. Архівну копію рекомендується створювати щодня (якщо працювали в цей день із програмою) або після запровадження даних у великих обсягах. Крім того, архівну копію бажано робити і перед реформацією балансу.

4. Має сенс берегти декілька варіантів архівної копії.

Відновлення архівної копії. Якщо файли даних «1С: Бухгалтерії» виявилися на жорсткому диску зіпсованими, можна відновити їх за допомогою режиму програми «Відновлення даних». Для цього треба виконати такі дії.

1. Знайдіть дискети (флешку або лазерний диск), на яких була збережена потрібна архівна копія.

2. Виберіть із групи «Сервіс» головного меню режим «Відновлення даних».

3. У виведеному на екран запиті зазначте шлях до каталога, із якого буде зчитуватися архівна копія (наприклад, при зчитуванні архівної копії з дисководу А: введіть А: \). Після цього натисніть Enter або кнопку запиту | ОК |.

При відновленні даних з архівної копії вся поточна бухгалтерська інформація пропадає і заміняється інформацією з архіву. Для відновлення архівної інформації без псування робочої виконуйте відновлення в іншій директорії або на інший диск.

Якщо ушкодження даних на жорсткому диску настільки значно, що «1С: Бухгалтерія» не запускається, варто заново встановити цю програму з дистрибутивного диска.

Можна зберігати архівну копію в каталог на жорсткому диску, а потім при необхідності відновлювати її відтіля. Зберігання і відновлення архівної копії на жорсткому диску виконується значно швидше, чим на дисках (флешкі або лазерному диску).

Література [9 с. 11-27, 16 с. 75-84, 7 с. 33-38, 26 с. 68-131]

Контрольні питання:

1. що таке розрахунок після запровадження кожної проводки?

2. що таке розрахунок по запиті?

3. чім відрізняеться періоди: основний і тимчасовий?

4. дайте характеристикі режиму «Тільки обороти»;

5. дайте характеристикі режиму режиму «Без аналітики»;

6. як проводиться створення архівної копії;

7. як проводиться відновлення архівної копії.

8. як проводиться розрахунок бухгалтерських підсумків в КС.

9. чім відрізняються основний і тимчасовий розрахунок в КС.

10. як проводиться перехід до іншого робочого періоду в КС.