Тема 7. Ведення бухгалтерського обліку в КС.

Мета: Висвітлити питання стосовно ведення бухгалтерського обліку в КС.

Кількість годин: 2 години.

План

1. Документування в КС.

2. Ввод та коригування бухгалтерських записів в КС.

1. Документування в КС.

Вихідними даними для «1С: Бухгалтерії» є проводки, що вводяться в журнал господарських операцій. На підставі введених проводок програма формує баланс, іншу звітність і різноманітні допоміжні документи (відомості, шахматку і т.ін.). При запровадженні до журналу типових операцій і документів можна відразу ж роздрукувати відповідні вихідні документи (прибуткового і видаткового касові ордера, накладні і т.ін.).

У програму варто уводити всі проводки, що відображають господарську діяльність підприємства.

У журналу операцій можуть зберігатися не тільки проводки, але і зведення про документи і розрахунки - платіжних дорученнях, рахунках, накладных, розрахунках податків, переоцінках валюти і т.ін. Для кожного документа (розрахунку) у журналу операцій є: рядок із заголовком документа (розрахунку); одна або декілька проводок. Можливі також документи (розрахунки) без проводок (наприклад, при переоцінці валюти може виявитися, що ніяких проводок робити не треба).

При запровадженні документа (розрахунку) програма запитує необхідні реквізити і будує по ним проводки відповідно до заданих формул.

Для операцій документів, що зберігаються в журналу, (розрахунків) можна згодом змінити реквізити документа (вихідні дані розрахунку), наприклад, кількість відпущеного товару у накладній, погодинну ставку в розрахунку зарплати і т.ін., і програма перерахує усі відповідні проводки. Більш того, для деяких видів розрахунків (переоцінка валюти, розрахунок прибутку і податків) можна встановити режим автоматичного перерахунку сгенерированних проводок. Тоді після будь-яких змін журналу господарських операцій дані розрахунки можна автоматично перерахувати при підрахунку результатів.

2. Ввод та коригування бухгалтерських записів в КС.

Журнал операцій виводиться на екран при виборі пункту «журнал операцій» групи «Операції» головного меню. Журнал виводиться у вигляді списку, що складає з дев'ятьох граф (колонок):

Дата - указує дату вчинення господарської операції;

Дебет (Док.) - указує коди рахунку і субрахунка дебету проводки або найменування документа (розрахунку);

Кредит (№ Док.)- указує коди рахунку і субрахунка кредиту проводки або номер документа (розрахунку);

Субконто Дебет/Субконто Кредит - у першому рядку запису виводиться субконто дебету проводки (якщо по рахунку дебету проводки ведеться аналітичне урахування), а в другий - субконто кредиту проводки (якщо по рахунку кредиту проводки ведеться аналітичне урахування);

Вал. / Курс - у першому рядку запису виводиться найменування валюти проводки, у другий - курс цієї валюти. Якщо валютне урахування по рахунках дебету і кредиту проводки не ведеться, то графа залишається порожньою;

Кол-во - кількісне вираження проводки (для проводок, обчислювальних також і в натуральних одиницях);

Сум. вал. - указує суму проводки або документа (розрахунку) у валюті. Якщо валютне урахування по рахунках дебету і кредиту проводки не ведеться, то графа залишається порожньою;

Сума - указує суму проводки або документа (розрахунку) у гривнях;

№ - указує номер журналу операцій, привласнений даній проводці або даному заголовку документа.

В другому рядку кожного запису журналу операції під графами Кол-во, Сум. вал. і Сума виводиться графа Утримання. Вона призначена для опису утримання проводки або документа (розрахунку).

У лівій частині списку в кожного запису журналу операцій вивозиться значок, що позначає тип запису:

- запис відповідає звичайній проводці;

- запис відповідає заголовку документа або розрахунку;

- запис відповідає проводці, сгенерированної документом або розрахунком.

Можливо переглядати журнал операцій, використовуючи клавіші переміщення курсору і лінійку прокручування. Крім того, для переміщення курсору по журналу Ви можете використовувати такі клавіші:

Ctrl+[ - Для переміщення до проводок (документів) із попередньою датою:

Ctrl+] - Для переміщення до проводок (документів) із такою датою.

Alt+F6 - Для переміщення між заголовком документа і його проводок і навпаки.

Записи в журналі операцій можуть бути відсортовані по датах, рахунках дебету, рахунках кредиту, сумах проводок і утриманню операції. Для втановлення потрібного порядку висновка проводок і документів варто натиснути:

для сортування по даті операції:

Ctrl+1 для сортування по рахунку дебету (найменуванню документа):

Ctrl+2 для сортування по рахунку кредиту (номеру документа);

Ctrl+3 для сортування по сумі проводки (документа);

Ctrl+4 для сортування по утриманню операції.

Для запровадження нової проводки в журнал операцій натисніть клавішу Ins або кнопку |Новая проводка| у нижній частині вікна з журналом операцій. При запровадженні проводки потрібно послідовно ввести реквізити проводки. Для закінчення запровадження реквізиту натиснути клавішу Enter або кнопку |Ок. | у нижній частині вікна з журналом операцій.

При запровадженні реквізитів проводки варто мати на увазі таке:

- дата проводки повинна знаходитися в інтервалі видимості операцій (цей інтервал можна встановити, обравши пункт «Інтервал операцій» із групи «Операції» головного меню програми). Якщо ввести неприпустиму дату, програма сповістить про це. Ви повинні будете або виправити дату, або натиснути Esc для скасування запровадження проводки;

- при запровадженні рахунків дебету і кредиту проводки можна вибрати їх із списку рахунків. Для висновка списку рахунків натисніть F4. У виведеному списку. Можно двічі клацнути мишею рядок із потрібним рахунком або субрахунком, або виділити цей рядок у списку клавішами стрілок нагору й униз і натиснути Enter або кнопку |Выб. |

- якщо по рахунку дебету або рахунку кредиту проводки ведеться аналітичне урахування, то програма запропонує вибрати зі списку відповідне субконто.

- якщо по рахунку дебету або рахунку кредиту проводки ведеться валютне урахування, то програма запропонує вибрати зі списку використовувану валюту.

- якщо по рахунку дебету або рахунку кредиту проводки ведеться кількісне урахування, то перед запровадженням суми проводки Вам буде запропоновано ввести кількість. Після запровадження кількості сума проводки автоматично обчислюється як кількість, помножена на ціну субконто. Виправите розраховану суму або лишити її без зміни.

При запровадженні однотипних проводок можна скористатися копіюванням проводок.

Для копіювання проводки встановите курсор на проводку-зразок і натисніть клавішу F9 або кнопку |Копировать| у нижній частині вікна з журналом операцій. Програма створить нову проводку, та перенесе в її реквізити проводки-зразка, і можно відкоригувати створену проводку. Які саме реквізити копіюються в нову проводку, визначається в запиті «Параметри журналу операцій» (група «Сервіс» меню програми).

Для коригування реквізиту проводки двічі клацніть його мишею або виділите його курсором і натисніть (Enter). Після цього Ви можете вводити нове значення (для субконто дебету або кредиту проводки треба натиснути (Enter) або кнопку в правій частині поля, що редагується і вибирати значення поля зі списку. Порядок запровадження той же, що при запровадженні нових проводок, за такими винятками:

- при запровадженні нових проводок Ви повинні послідовно заповнити всі реквізити проводки, а при коригуванні - тільки змінити обраний реквізит;

- при запровадженні нових проводок натискання Esc призведе до скасування запровадження проводки (усі раніше введені реквізити цієї проводки пропадають), а при коригуванні натискання Esc призводить тільки до скасування коригування обраного реквізиту (інші реквізити проводки не змінюються).

Для видалення запису зі списку операцій установите на ній курсор і натисніть клавішу Del або кнопку |Уд.| у нижній частині вікна журналу операцій. Програма запросить підтвердження необхідності видалення поточного запису. Натисніть Enter або кнопку запиту |Да| для видалення запису, або Esc або кнопку запиту |Нет| для відмови від цього.

При видаленні заголовка документа програма запитає про те, чи треба видаляти всі проводки, породжені документом. Ви можете:

- натиснути Enter або кнопку запиту |Да|, і тоді документ буде віддалений із усіма його проводками;

- натиснути Esc або кнопку запиту |Нет|, і тоді буде віддалений тільки заголовок документа, а його проводки залишаться (вони перетворяться в звичайні проводки, такі ж, як введені в журнал операцій вручну).

Література [6 с. 101-127, 5 с. 33-39, 10 с. 22-30, 18 с. 11-25]

Контрольні питання:

1. що видображаеться в журналу операцій;

2. що заповнюеться в графе Дебет

3. що заповнюеться в графе Кол-во

4. як ведеться документування в КС?

5. як проводиться ввод та коригування бухгалтерських записів в КС?