Сортировка записей

Сортировка переупорядочивает строки таблицы на основе значений из одного столбца. Например, можно упорядочить таблицу по именам, расставив их в алфавитном порядке.

Для того чтобы отсортировать таблицу по значениям какого-либо столбца, откройте раскрывающийся список в заголовке этого столбца и выберите одну из команд сортировки. Эти команды могут быть разными в зависимости от типа данных в столбце.

Прежде всего, выберите поле, по данным которого необходимо выполнить сортировку всей базы данных. Поле, в соответствии с которым осуществляется сортировка, называется ключевым полем или ключом.

1. Щелкните на любой ячейке того столбца данных, по которому необходимо выполнить сортировку.

2. Во вкладке Главная ленты инструментовщелкните на кнопке Сортировка и фильтр.

3. Из открывшегося меню выберите нужный порядок сортировки – Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.

4. Excel выполнит сортировку записей по данному столбцу.

Выполним сортировку записей по столбцу Наименование товара.

После сортировки таблицы на кнопке раскрытия списка в заголовке столбца, по которому выполнялась сортировка, появится маленькая вертикальная стрелка, напоминающая о том, что именно по значениям этого столбца выполнялась последняя сортировка.

Однако часто возникает необходимость отсортировать записи сразу по нескольким ключевым полям и в разных направлениях. Например, необходимо выполнить сортировку по возрастанию по ключевым полям Отдел и Сумма остатка. Для этого следует воспользоваться настраиваемой сортировкой. Выполните ряд действий:

1. Щелкните на любой ячейке таблицы данных.

2. Во вкладке Главная щелкните на кнопке Сортировка и фильтр.

3. Из открывшегося меню выберите элемент Настраиваемая сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка (рис.62).Это же окно откроется, если во вкладке Данные выбрать Сортировка и фильтр ð Сортировка.

Рис.62. Выберите ключевые поля для сортировки записей базы данных

4. Из раскрывающегося списка Сортировать по выберите ключевое поле сортировки. Например, Отдел.

5. Из раскрывающегося списка Порядок выберите направление сортировки от А до Я или от Я до А. Для нашего примера (по возрастанию) от А до Я. Все отделы в таблице расположатся по алфавиту.

6. Чтобы одновременно провести сортировку еще по одному столбцу, щелкните на кнопке Добавить уровень.

7. Задайте ключевое поле и порядок сортировки как указано в пп.4-5. Добавляем ключевое поле Сумма остатка, порядок сортировки (по убыванию) (рис.63).

8. Аналогично при необходимости задаем следующие ключевые поля и соответствующие им направления сортировки.

9. Щелкните на кнопке ОК.

Рис.63. Выбранные ключевые поля и порядок сортировки для нашего примера

Если полученный результат вас не устраивает, немедленно отмените сортировку записей, воспользовавшись кнопкой Отменить или нажав Ctrl+Z.

После выполнения сортировки получите таблицу, представленную на рис.64.

Рис.64. Результаты после множественной сортировки

Если посмотреть результаты сортировки, то видно, что основная сортировка выполнена по столбцу Отдел, а затем по столбцу Сумма остатка. Среди двух мясных отделов сортировка выполнена по убыванию, среди кондитерских отделов тоже.