Процедуры первичного контроля

Для организации и проведения первичного контроля необходимо разрабатывать специальные процедуры, которые определяют порядок действий, выполнения работ по первичному контролю. Процедуры конт­роля, хотя и являются составляющими технологических элементов уп­равления (в частности, контроля), тем не менее имеют свои особенности и методы применения, которые позволяют повышать эффективность технологии управления в целом.

Технология контроля — это механизм, включающий выбор мето­дов и процедур, при помощи которых происходит отбор данных, необхо­димых для выявления отклонений от целей управления.

Внедрять самостоятельные процедуры первичного контроля на производстве нет необходимости, поскольку они не самоцель, а элемент технологических процедур управления. Тем не менее знание общих за­кономерностей, методов, принципов, особенностей, условий первичного контроля позволяет, создавая процедуру первичного контроля, «накла­дывать» ее на ту или иную процедуру управления, соответствующим об­разом корректируя технологию управления. Известно, что процедура уп­равления существенно расширяет круг знаний о системе организации информации на предприятии, способствует более глубокому пониманию работниками всего цикла работ по формированию, передаче, хранению и обобщению информации, а также позволяет избежать субоптимизации отдельных частей системы информации, поскольку совершенствование системы информации в целом требует иных подходов, чем при улучше­нии отдельных ее частей.

Процедуры управления являются базой для совершенствования информационных подсистем и системы в целом, для внедрения новых идей и разработок. Они способствуют обучению персонала, выполнению новых операций или освоению нового информационного процесса.

Процедуры закрепляют порядок проведения первичного контроля: круг работников, участвующих в формировании того или иного показа­теля или его качественной характеристики; основы взаимоотношений работников по формированию первичной информации, их права, обя­занности и ответственность; связь результатов контроля с оценкой дея­тельности работников.

Отсутствие действующих процедур управления приводит к нера­циональному взаимодействию звеньев аппарата управления, наруше­нию документооборота, нежелательной самодеятельности работников в формировании информации, затрудняет процесс совершенствования действующего порядка формирования и обобщения данных.

При разработке процедур управления необходимо ориентировать­ся на сложившуюся функциональную специализацию органа управле­ния, круг управленческих проблем.

Процедуры конкретизируют и регламентируют взаимоотношения работников по формированию исходных первичных данных о производ­ственном процессе как в организационно-техническом, технологичес­ком, экономическом, так и в юридическом аспектах. Процедура закреп­ляет в нормативном порядке права и обязанности работников в процессе производства и формирования информации.

Наличие процедур первичного контроля конкретных хозяйствен­ных операций позволяет обучать людей на конкретных рабочих местах, разъяснять цели, способы и средства контроля и первичного учета.

Процедуры контроля разрабатываются как на стадии формирова­ния первичных данных, так и на стадии их обработки и обобщения. Осо­бая роль в силу недостаточной изученности вопроса принадлежит разра­ботке процедур на стадии формирования первичных данных по каждой хозяйственной операции.

Процедура контроля состоит из следующих элементов.

1. Формирование основ взаимоотношений участников производ­ства:

а) определение круга работников, участвующих в формировании, контроле и анализе первичных данных в стандартной ситуации и при возникновении отклонения;

б) установление прав и обязанностей участников первичного конт­роля и анализа в рамках их взаимоотношений;

в) обеспечение юридической полноценности результатов первич­ного контроля;

г) закрепление ответственности за достоверность первичных данных;

д) установление связи результатов контроля и анализа с оценкой результатов деятельности и стимулированием работников (поощрением или наказанием).

2. Разработка системы первичных документов, средств и способов первичного учета, контроля и анализа:

а) определение круга первичных документов или носителей ин­формации по каждой хозяйственной операции как для стандартной ситуа­ции, так и в случае возникновения отклонения;

б) определение способа заполнения, корректировки и оценки дан­ных первичного носителя информации;

в) фиксация контролируемых точек хозяйственной деятельности и контролируемых параметров объекта контроля;

г) разработка методов и способов первичного контроля, учета и анализа данных в стандартных и проблемных хозяйственных ситуациях.

3. Разработка организационных основ первичного контроля, учета и анализа:

а) установление порядка взаимоотношений работника по поводу первичного контроля, учета и анализа;

б) закрепление общего руководства организацией первичного конт­роля, учета и анализа;

в) разработка системы документооборота от начала формирова­ния каждого первичного документа до сдачи его в архив;

г) выбор и обоснование методов контроля по каждой хозяйствен­ной операции.

Резюме

Для принятия стратегического решения (выбора альтернативного варианта действий) необходимо сначала определить условия и элемен­ты стратегического анализа. Далее следует уяснить себе, какая инфор­мация необходима для стратегического планирования и какова роль от­носительных показателей в процессе сопоставления результатов дея­тельности предприятия и его конкурентов, а также их рыночных позиций. Важную роль здесь играют данные о затратах и ценах.

Изучая вопросы управленческого контроля, важно представлять, что такое контрольная среда и какое место в сфере контроля занимают центры ответственности, а также как они классифицируются. Для изме­рения результатов работы центров ответственности служат трансферт­ные цены.

Не менее важны субъективные аспекты управленческого контроля, например поведение участников процесса производства, их мотивация.

Поскольку для управленческого контроля так важен учет по цент­рам затрат, а он имеет свою специфику, нужно ввести новую классифи­кацию затрат (подконтрольные, неподконтрольные, достоверные, изме­няемые, неизбежные).

Особое внимание следует обратить на контроль за формировани­ем информации, причины появления некачественной первичной инфор­мации.

Один из разделов данной главы посвящен возникновению откло­нений в процессе производства, их выявлению, оценке, контролю и уста­новлению виновников этих отклонений.

Приложение. Вопросы для самопроверки

1. В чем трудности подбора стратегических вариантов?

2. Назовите элементы процесса реализации стратегии.

3. Что такое относительные затраты, относительные цены, относи­тельный спрос, относительное финансовое положение?

4. Перечислите критерии оценки клиентов предприятия.

5. Назовите элементы контрольной среды.

6. Приведите классификацию центров ответственности. Кратко охарактеризуйте виды этих центров.

7. Перечислите условия, обеспечивающие работу центра ответ­ственности как центра прибыли.

8. Что такое трансфертная цена?

9. Какова классификация затрат для управленческого контроля?

10. Определите субъективные факторы управленческого контроля.

11. Перечислите и кратко охарактеризуйте основные причины воз­никновения некачественной первичной информации.

12. Какие отклонения возникают в процессе производства, какова функция контроля в их выявлении и оценке, как выявляют причины отклонений и их виновников?