![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Унифицированные системы документации
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания унифицированной системы документации (УСД) является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них. Основными задачами создания УСД являются: – установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; – упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; – исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011–93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 27.12.2007) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации (рис 3): 1) унифицированная система организационно-распорядительной документации; 2) унифицированная система первичной учетной документации; 3) унифицированная система банковской документации; 4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 5) унифицированная система отчетно-статистической документации; 6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 7) унифицированная система документации по труду; 8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; 9) унифицированная система внешнеторговой документации. 1.6. Классификация документов Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) входит 13 групп управленческой документации (рис. 3): 1) документация по созданию организации, предприятия; 2) документация по реорганизации предприятия, организации; 3) документация по ликвидации предприятия, организации; 4) документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организации; 5) документация по распорядительной деятельности предприятия, организации; 6) документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, организаций; 7) документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации; 8) документация по приему на работу; 9) документация по переводу на другую работу; 10) документация по увольнению; 11) документация по оформлению отпусков; 12) документация по оформлению поощрений; 13) документация по оформлению дисциплинарных взысканий. В ГОСТ Р 51141–98 дано следующее определение: организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Рис. 3. Классификация управленческой документации Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Часть из них составляет комплекс учредительных документов предприятия (заверяются внешними организациями): – заявление в Регистрационную палату; – протокол собрания учредителей; – учредительный договор, устав предприятия; – свидетельство Регистрационной палаты; – свидетельство о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховом фондах. Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность предприятия и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством: – штатное расписание; – положение о структурных подразделениях; – положение о внутреннем трудовом распорядке; – должностные инструкции; – положение о коллегиальных органах; – инструкция о ведении делопроизводства и др. Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены: – на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности предприятия; – на обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. К распорядительным документам относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от адресанта к адресату или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Документы этой группы играют служебную роль по отношению к распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными для исполнения, не содержат поручений. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Своеобразие информационно-справочных документов заключается в том, что их авторами являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Состав документов в организации зависит от порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность), объема и характера взаимосвязей в организации, характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
|