Понятие документооборота

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

Совершенство организации работы с документами определяется:

– оперативностью перемещения документов внутри организации;

– качеством и своевременностью исполнения документов;

– эффективностью обеспечения руководства предприятия документи­рованной информацией.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

– наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;

– уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);

– уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Это сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

3.2. Основные правила организации документооборота
в учреждении

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. От скорости движения документов во многом зависит динамичность менеджмента.

Следовательно, главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

– максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

– централизация операций по приему и отправке документов;

– исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

– организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем);

– однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации;

– вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

– устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа;

– делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений;

– выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом;

– разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки;

– выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным.