![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Понятие документооборота
Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Совершенство организации работы с документами определяется: – оперативностью перемещения документов внутри организации; – качеством и своевременностью исполнения документов; – эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами: – максимальное сокращение инстанций прохождения документов; – наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»; – уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»; – исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования); – уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства. Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Это сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. 3.2. Основные правила организации документооборота Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. От скорости движения документов во многом зависит динамичность менеджмента. Следовательно, главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо: – максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным); – исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.); – максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила: – централизация операций по приему и отправке документов; – исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа; – организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем); – однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации; – вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; – устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа; – делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений; – выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом; – разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки; – выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов». Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным.
|