![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Организация рационального движения документов
Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффективных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации. Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Оперограмма является организационным документом, регламентирующим процесс обработки входящих или исходящих документов. Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции (рис. 13). Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.
Рис. 13. Пример оперограммы движения исходящих документов:
Вопросы для самоконтроля 1. чем суть документооборота? Что такое документооборот? 2. Каковы принципы организации документооборота? 3. Какие потоки документации можно выделить в документообороте? 4. В каких целях все документы распределяются по документопотокам? 5. Кто занимается организацией документооборота? 6. Чем определяется совершенство организации работы с документами? 7. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов? 8. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов? 9. Каковы правила обработки исходящих документов? 10. В скольких экземплярах нужно составить исходящие документы? Объясните, почему. 11. Какие из перечисленных ниже документов являются исходящими: – акт приема-передачи дел; – письмо-приглашение на конференцию от ЗАО «Летний снег»; – докладная записка начальника отдела маркетинга на имя генерального директора предприятия; – протокол производственного совещания у главного инженера; – письмо-ответ на запрос, присланный из органов государственной статистики. 12. Что такое объем документооборота? 13. От чего зависит объем документооборота?
|