Работа с номенклатурой дел в течение года

В течение года документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При помещении в дело первого документа в номенклатуре, в графе «Примечания», делается отметка о заведении дела. Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел и не разыскивать дела, которые и не были заведены.

В процессе работы по формированию дел заголовки дел могут уточняться. Могут появиться и новые заголовки, так как при составлении номенклатуры невозможно предусмотреть все возможные ситуации. В течение года могут возникнуть новые направления деятельности, появиться новые партнеры и т.д. Эта ситуация легко разрешается при использовании предложенной системы индексации заголовков дел в пределах структурных подразделений (направлений деятельности). При такой системе индексации можно включать в разделы номенклатуры неограниченное число новых заголовков. Однако следует не просто присвоить соответствующий индекс новому формируемому делу, но и внести его заголовок в номенклатуру дел.

Следует помнить, что в одно дело можно включать до 250 листов. В том случае, если число документов превышает установленный объем, заводится второй том дела. Об этом делается соответствующая отметка в третьей графе номенклатуры дел.

Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе. На ее основе осуществляется поиск документов и дел.

По окончании года сотрудник службы ДОУ составляет итоговую запись к о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно – постоянного и временного сроков хранения. Эти сведения сообщаются архивному учреждению (если организация является источником комплектования государственного архива), о чем делается отметка в номенклатуре с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Вопросы для самоконтроля

1. Что представляет собой номенклатура дел?

2. Для чего служит номенклатура дел?

3. В каких нормативных документах содержатся требования к систематизации документов?

4. Какие виды номенклатур существуют?

5. Для каких организаций, предприятий разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел?

6. Какова процедура разработки номенклатуры дел.

7. В соответствии с чем строится структура (разделы) номенклатуры дел?

8. Какова последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел?

9. Какова последовательность расположения дел (заголовков дел) в номенклатуре?

10. Какие дела и документы включаются в номенклатуру дел?

11. Как оформляется номенклатура дел?

12. Какие требования предъявляются к индексации дел, заголовкам дел?

13. Что может указываться в графе «Примечание» номенклатуры дел?

14.На основании каких документов устанавливаются сроки хранения документов и дел?

15. В чем заключается работа с номенклатурой дел в течение года?