Номенклатура дел

№

место составления

На год

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговая запись о категориях и количествах дел, заведенных в году в структурном подразделении

Наименование должности лица,
ответственного за документацию подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ

Наименование должности лица,
передавшего сведения подпись И.О. Фамилия

Дата

Рис. 28. Форма номенклатуры дел структурного подразделения

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации и ее структурных подразделений.

В номенклатуру дел также включаются отдельными разделами:

дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (дела избирательных комиссий, дела ликвидационных комиссий)^[8];

документы общественных организаций (профсоюзной организации, добровольных обществ);

незаконченные делопроизводственные дела, поступившие из других организаций для их продолжения;

дела организации, правопреемником которой является данная организация;

все справочные картотеки и журналы к документам, электронные документы, базы данных.

Кроме того, номенклатура может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении, то есть сформировались после начала года вследствие появления в деятельности предприятия новых вопросов и направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Номенклатуры дел организации и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

В первой графе номенклатуры указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру (таблица _________).

Таблица 2

Форма содержательной части номенклатуры дел

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс дела 01-05 означает, что указанное дело включено пятым по счету в номенклатуру дел структурного подразделения № 1 – службы ДОУ.

Индексация должна быть постоянной и повторяться из года в год. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например, «Распоряжения» – 02-03, 03-03, 04-03 и т.д. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый год под одним и тем же индексом.

Во второй графе номенклатуры заголовков располагаются по степени их важности и во взаимосвязи, в следующей последовательности:

- организационная документация, относящаяся к деятельности организации в целом (устав, учредительный договор, штатное расписание) или к деятельности структурного подразделения, если составляется его номенклатура (положение об отделе и должностные инструкции); положения об отдельных видах деятельности (положение о коммерческой тайне, о маркетинговой деятельности);

- организационно-распорядительная документация вышестоящих органов;

- распорядительная документация самой организации;

- плановая документация (вначале – годовые, затем – квартальные и месячные планы);

- отчетная документация;

- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);

- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням:

- документация вышестоящих организаций;

- организационно-распорядительная документация данной организации;

- организационно-распорядительная документация коллегиального органа данной организации;

- справочно-информационные документы (переписка, докладные записки).

В пределах каждой группы дела располагаются по срокам хранения: сначала дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет хранения включительно.

Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности:

- переписка с вышестоящими органами власти и управления;

- переписка с несоподчиненными организациями;

- переписка с подведомственными организациями, филиалами, представительствами.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспон­дентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту географических названий или корреспондентов. Например,

Переписка со школами Горнозаводского района

Переписка со школами Пермского района

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Третья графа «Количество дел» заполняется по окончании года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250. Данная графа используется при составлении итоговой записи к номенклатуре дел.

В графе «Сроки хранения» указываются сроки хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. Например, постоянно; ст. 37.

Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки хранения устанавливаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе «Примечание» в течение всего года проставляются:

- сведения о названиях перечней документов (если используется несколько), использованных при определении сроков хранения дел;

- отметки о заведении дел (при помещении в дело первого документа пишется «дело заведено»). Это позволяет точно знать количество фактически заведенных в течение года дел;

- сведения о переходящих делах;

- сведения о выделении дел к уничтожению;

- сведения об утрате;

- сведения о передаче дел в другую организацию для прохождения;

- сведения о передаче дел в ведомственный архив;

- сведения о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях;

- вид носителя и место его хранения при группировке электронных документов.

В этой же графе дают ссылки на решения ЭК.