Основные требования к составлению номенклатуры

Нормативные требования к систематизации документов в современном ДОУ закреплены в следующих нормативных документах:

– Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, 2002^[7];

– Государственная система документационного обеспечения управления. - 1991;

– Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - 2005;

– Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ ФЗ от 22.10.2004;

– Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - 2000.

– Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел / Росархив; ВНИИДАД; сост. А. Н. Сокова, Т. Р. Белая, М. Л. Гавлин. - М., 2005.

В этих документах:

– содержится определение номенклатуры дел;

– устанавливаются виды номенклатур дел;

– порядок составления и оформления номенклатур дел;

– порядок проведения экспертизы ценности документов;

– определение сроков хранения после завершения исполнения документов.

Кроме того, при разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:

– уставом (положением) организации;

– положениями о структурных подразделениях;

– штатным расписанием;

– классификаторами участков деятельности и классификаторами структурных подразделений;

– положениями об отдельных видах деятельности (о коммерческой тайне, об управлении персоналом);

– документами по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ;

– регистрационно-учетными формами (журналами, картотеками);

– номенклатурой дел за прошлый год;

– описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актами о выделении документов и дел на уничтожение;

– ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел (рис. 30):

– типовая номенклатура является нормативным документом. Она составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования и науки РФ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);

– примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;

– индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы (рис. 27, 28).