Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Принципы систематизации документов внутри дела
Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов внутри дела. Внутри каждого дела документы должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы. Основной принцип систематизации документов – хронологический [6], при котором все документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Например, входящие документы – по датам поступления, исходящие – по датам отправления. С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок. Предметно-вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный – группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию (протоколы, приказы). По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, акты, приказы. При алфавитной систематизации документы группируют по фамилиям их авторов, названиям организаций-корреспондентов, наименованиям административно-территориальных единиц. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены. Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. При больших объемах документов целесообразно формировать в отдельные дела приказы по личному составу в соответствии с определенным действием (например, о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении). Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен войти в дела 2008 года, отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, хранится в делах 2006 года. Документы коллегий группируют в два дела: - протоколы заседаний и принятые решения, - документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений). Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся. Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. По этому принципу целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного документа. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления: – внутренняя опись документов дела; – заявление о приеме на работу; – личный листок по учету кадров (или анкета); – автобиография; – копии документов об образовании; – выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении; – дополнение к личному листку по учету кадров; – другие документы, относящиеся к данному лицу. Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятельные дела в пределах года. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (от А до Д, от Е до К и т.д.). Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, которая отделяется от другой группы чистым листом бумаги. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела.
|