II. Организация рекрутинга сотрудников

Инструкция по организации кадровой работы

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с... (Указать основание со ссылкой

на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.).

1.2. Настоящая инструкция определяет порядок осуществления кадровой работы, а также

порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы

структурными подразделениями и должностными лицами предприятия:

по организации рекрутинга сотрудников;

по организации адаптации сотрудников;

по организации мотивации сотрудников;

по организации профессионального обучения (тренинга) сотрудников;

по организации контроллинга сотрудников;

по организации ротации сотрудников;

по организации документирования кадровой работы.

1.3. Инструкция по организации кадровой работы утверждается генеральным директором

предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в

настоящей инструкции, являются обязательными для исполнения всеми структурными

подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками, а также должностными лицами,

уполномоченными организовывать кадровую работу в структурных подразделениях предприятия.

II. Организация рекрутинга сотрудников

2.1. Поиск сотрудников.

2.1.1. Поиск сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по

обработке информации о лицах, профессиональные и личностные качества которых

удовлетворяют общим требованиям, предъявляемым к кандидатам на вакансии предприятия, а

также выявлению на основе результатов обработки этой информации потенциальных кандидатов.

2.1.2. Организация поиска сотрудников включает:

2.1.2.1. Подготовительные работы.

2.1.2.2. Распространение информации об открытии вакансии < 52>.

2.1.2.3. Сбор информации о лицах, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов

на вакансию.

2.1.2.4. Систематизация и анализ информации.

2.1.2.5. Формулирование и представление предложений по персональному составу

потенциальных кандидатов на рассмотрение руководства отдела (группы).

2.1.3. Подготовительные работы включают:

2.1.3.1. Формулирование общих требований профессиональным и личностным качествам

потенциальных кандидатов.

2.1.3.2. Определение основных и резервных каналов для распространения и сбора

информации о потенциальных кандидатах.

2.1.3.3. Определение лимита числа потенциальных кандидатов для включения в

предварительный список.

2.1.3.4. Определение сроков поиска потенциальных кандидатов.

2.1.3.5. Оценку внутренних ресурсов предприятия для заполнения вакансии.

2.1.5. Систематизация и анализ информации о потенциальных кандидатах организуются с

целью предварительного определения степени соответствия профессиональных и личностных

качеств лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, общим требованиям

предприятия. Информация, подлежащая систематизации и анализу, должна быть представлена по

форме, предусмотренной приложением 1 < 53> к настоящей инструкции.

2.1.6. Недостающая информация о профессиональных и личностных качествах лиц,

рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, запрашивается непосредственно у этих

лиц по форме, предусмотренной приложением 2 к настоящей инструкции.

2.1.7. Формулирование предложений по персональному составу потенциальных кандидатов

производится на основе результатов анализа соответствующей информации и в пределах лимита,

установленного поисковым заданием, при этом предпочтение отдается лицам, профессиональные

и личностные качества которых в наибольшей степени соответствуют общим требованиям

предприятия. Представление предложений на рассмотрение руководства отдела (группы)

производится по форме, предусмотренной приложением 3 к настоящей инструкции.

Решение о допуске потенциальных кандидатов к участию в мероприятиях отбора принимает

начальник отдела (группы) рекрутинга. После этого организуются подведение итогов этапа поиска

и постановка задач на этап отбора.

2.2. Отбор сотрудников.

2.2.1. Отбор сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по

обработке информации о лицах, рассматриваемых по итогам процедуры поиска в качестве

потенциальных кандидатов на вакансии предприятия, проверке и уточнению этой информации, а

также выявлению на основе результатов обработки этой информации кандидатов для найма на

работу.

2.2.2. Организация отбора сотрудников включает:

2.2.2.1. Проверку информации о потенциальных кандидатах.

2.2.2.2. Уточнение информации о потенциальных кандидатах.

2.2.2.3. Проведение первичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты

проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными.

2.2.2.4. Углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах, результаты участия которых в первичном собеседовании признаны удовлетворительными.

2.2.2.5. Проведение вторичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты углубленного изучения информации о которых признаны удовлетворительными.

2.2.2.6. Проведение комплексного экзамена для потенциальных кандидатов, результаты участия которых во вторичном собеседовании признаны удовлетворительными.

2.2.2.7. Формулирование и представление предложений по персональному составу кандидатов для найма на работу на рассмотрение руководства отдела (группы).

2.2.3. Информация о потенциальных кандидатах, подлежащая проверке, запрашивается с мест их прежней работы (учебы) по форме, предусмотренной приложением 4 к настоящей инструкции. При выявлении несоответствий между информацией, предоставленной кандидатом, и информацией, предоставленной в ответе на запрос, организуется проверка информации, достоверность которой вызывает сомнения, из независимых источников.

2.2.4. Информация о потенциальных кандидатах, требующая уточнения в связи с результатами проверки либо в связи с несвоевременным или (и) неточным предоставлением такой информации, запрашивается непосредственно у этих кандидатов в порядке, предусмотренном п. 2.1.6 настоящей инструкции. Вся обработанная информация формируется в досье кандидата, которое ведется на протяжение последующих мероприятий отбора.

2.2.5. К проведению первичного собеседования допускаются потенциальные кандидаты, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными. Кандидаты, допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 5 к настоящей инструкции. Кандидаты, не допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 6 к настоящей инструкции. Для организации

собеседования используются:

досье кандидата;

план собеседования;

описание вакансии (должности или работы);

перечень вопросов;

тестовые задания.

В собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор,

участвует начальник структурного подразделения, в котором имеется соответствующая вакансия. В ходе

собеседования: проверяются личные документы кандидата;

уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;

кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и

заслушиваются его ответы;

даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;

изучаются, предварительно оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.

Ход собеседования фиксируется по форме, предусмотренной приложением 7 к настоящей инструкции. Результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются по форме, предусмотренной приложением 8 к настоящей инструкции.

2.2.6. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств, формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников вторичного собеседования. Затем организуется углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах - участниках вторичного собеседования. С этой целью дистанционно организуются анкетирование и тестирование соответствующих кандидатов. По результатам анкетирования и тестирования персональный состав участников уточняется, при этом предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых в наибольшей степени соответствуют описаниям соответствующих вакансий. Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) ко вторичному собеседованию организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции.

2.2.7. Во вторичном собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют специалист, занимающий должность (выполняющий работу), аналогичную соответствующей вакансии, и психолог.

В ходе собеседования:

объявляются основные результаты анкетирования и тестирования;

уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;

кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы;

даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;

изучаются, оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.

Для организации собеседования используются: досье кандидата; план собеседования; общие условия найма на работу; перечень вопросов; тестовые задания. Ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции.

2.2.8. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты оценки деловых качеств, формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников комплексного экзамена. Предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых по итогам мероприятий отбора признаны в наибольшей степени соответствующими описаниям соответствующих вакансий. Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) к комплексному экзамену,

организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции. Организация комплексного экзамена осуществляется в соответствии с Положением о квалификационном экзамене и оценке профессиональных качеств сотрудников предприятия.

2.2.9. По результатам комплексного экзамена формулируются предложения по персональному составу кандидатов для найма на работу. Предпочтение отдается кандидатам, набравшим по итогам комплексного экзамена наибольшее количество баллов. Предложения рассматриваются руководством отдела (группы), после чего докладываются руководителю предприятия по форме, предусмотренной приложением 9 к настоящей инструкции.

Решение руководителя предприятия оформляется соответствующей резолюцией.

Кандидаты, с которыми следует заключить трудовые договоры, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 10 к настоящей инструкции. Кандидаты, которым отказано в заключении трудовых договоров, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 11 к настоящей инструкции. По требованию кандидата, которому было отказано в заключении трудового договора, ему сообщается в письменной форме о причине отказа. Необоснованный отказ в заключении трудового договора - т.е. отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами кандидата, не допускается.

2.3. Наем сотрудников.

2.3.1. Наем сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по заключению трудовых договоров с лицами, успешно прошедшими отбор.

2.3.2. Организация найма сотрудников включает:

2.3.2.1. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с проектом трудового договора.

2.3.2.2. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с основными локальными нормативными актами, действующими на предприятии.

2.3.2.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о заключении с ним трудового договора.

2.3.2.4. Проведение медицинского осмотра сотрудника в случаях, предусмотренных федеральными законами.

2.3.2.5. Заключение трудового договора.

2.3.2.6. Издание приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу.

2.3.2.7. Оформление трудовой книжки или (и) внесение в трудовую книжку сотрудника записи о приеме на работу.

2.3.2.8. Оформление документов, сопровождающих прием сотрудника на работу.

2.3.2.9. Ознакомление сотрудника с перечнем сведений, составляющих охраняемую законом тайну, если это необходимо для надлежащего исполнения сотрудником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы.

2.3.3. Трудовой договор - письменное соглашение между представителем работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным должностным лицом предприятия) и соответствующим сотрудником. В соответствии с трудовым договором работодатель обязуется:

предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;

обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением;

своевременно и в полном размере выплачивать сотруднику заработную плату;

исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности.

Со своей стороны сотрудник обязуется:

лично выполнять определенную трудовым договором трудовую функцию (работу);

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя;

исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности.

В трудовом договоре указываются:

наименование работодателя в соответствии с учредительными документами;

фамилия, имя, отчество сотрудника;

сведения о документах, удостоверяющих личность сотрудника (наименование вида

документа, серия, номер_____, кем и когда выдан);

идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) работодателя;

сведения о представителе работодателя (наименование должности, фамилия, имя,

отчество) и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями

(наименование документа, кем издан (выдан), его серия, номер и дата);

место и дата заключения трудового договора;

условия трудового договора:

место работы с указанием сведений, позволяющих его идентифицировать;

трудовая функция: работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со

штатным расписанием с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику

работы;

дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор - также срок

его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного

трудового договора со ссылкой на положение соответствующего федерального закона;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного

оклада) сотрудника, а также полагающиеся ему доплаты, надбавки, поощрительные выплаты и

т.п.);

режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного сотрудника он отличается от

общих правил, действующих у работодателя);

компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда

< 57>;

условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, устанавливаемый

данному сотруднику;

условие об обязательном социальном страховании сотрудника в соответствии с

федеральными законами;

другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными

нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

дополнительные условия, не ухудшающие положение сотрудника по сравнению с

установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,

содержащими нормы трудового права, а также локальными нормативными актами предприятия, в

том числе:

об уточнении места работы сотрудника (с указанием структурного подразделения и его

местонахождения) и (или) о рабочем месте;

об испытании сотрудника;

о неразглашении сотрудником охраняемой законом тайны;

об обязанности сотрудника отработать после обучения не менее установленного договором

срока, если такое обучение проводилось за счет работодателя;

о видах и условиях дополнительного страхования сотрудника;

об улучшении социально-бытовых условий сотрудника и членов его семьи;

об уточнении применительно к условиям работы данного сотрудника прав и обязанностей

сотрудника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными

правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности

сотрудника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными

правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами,

либо вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

2.3.4. Проект трудового договора по форме, предусмотренной приложением 12 к настоящей

инструкции, направляется сотруднику для ознакомления вместе с приглашением на работу после

сдачи комплексного экзамена. По истечении трех рабочих дней проект трудового договора должен

быть завизирован сотрудником и возвращен на предприятие.

При необходимости к завизированному проекту прилагается список замечаний, касающихся

условий трудового договора. По истечении трех рабочих дней сотруднику письменно сообщается о

результатах рассмотрения замечаний.

2.3.5. В случае согласия с условиями трудового договора сотруднику направляется

письменное приглашение для ознакомления с основными локальными нормативными актами

предприятия. Отметка об ознакомлении сотрудника с основными локальными нормативными

актами предприятия оформляется в соответствующем журнале (книге) по форме,

предусмотренной приложением 13 к настоящей инструкции.

2.3.6. В случае согласия с условиями труда, предусмотренными основными локальными

нормативными актами предприятия, сотрудник подает письменное заявление о заключении

трудового договора. При подаче заявления сотрудник должен предъявить документы,

необходимые для заключения трудового договора, а именно:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность сотрудника;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые,

сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, либо ранее выданная сотруднику

трудовая книжка не может быть более использована в соответствии с предназначением;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением

случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную

службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при

поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

документы, необходимость предъявления которых при заключении трудового договора

предусмотрена - с учетом специфики поручаемой сотруднику работы - соответствующими

федеральными законами.

В случае удовлетворительных результатов проверки документов письменное заявление

сотрудника визируется начальником кадровой службы и начальником структурного подразделения,

в которое предполагается назначить сотрудника, после чего направляется руководителю

предприятия.

2.3.7. Подготовка проекта трудового договора производится на основании соответствующей

резолюции руководителя предприятия. В зависимости от характера поручаемой сотруднику

работы или (и) условий ее выполнения трудовой договор может заключаться:

2.3.7.1. На определенный срок (но не более чем на пять лет) < 59>:

на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с

трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы

трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами,

трудовым договором сохраняется место работы;

на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя

(реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с

заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых

услуг;

для выполнения заведомо определенной работы, в том числе и в случаях, когда ее

завершение не может быть определено конкретной датой;

для выполнения работ, непосредственно связанных с профессиональным обучением

сотрудника;

в других случаях, предусмотренных _____федеральными законами.

2.3.7.2. На определенный срок (но не более чем на пять лет) по соглашению между

работодателем и сотрудником:

с поступающими на работу пенсионерами по возрасту;

с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением,

выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми

актами РФ, разрешена работа исключительно временного характера;

для проведения неотложных работ по предотвращению чрезвычайных обстоятельств либо

по устранению последствий их наступления;

с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности,

проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными

правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

с руководителем, заместителями руководителя и главным бухгалтером предприятия;

с лицами, обучающимися по очной форме обучения;

с лицами, поступающими на работу по совместительству;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

2.3.7.3. На неопределенный срок, если федеральными законами не предусмотрено иное.

2.3.7.4. При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть

предусмотрено условие об испытании сотрудника. Такое испытание устанавливается для проверки

соответствия сотрудника поручаемой работе в порядке, предусмотренном федеральными

законами.

В случае, когда сотрудник был фактически допущен к работе без оформления трудового

договора, условие об испытании в дальнейшем может быть включено в трудовой договор, если

стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала сотрудником работы. В период

испытания на сотрудника распространяются положения трудового законодательства и иных

нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора,

соглашений, локальных нормативных актов.

2.3.8. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работодателем и

сотрудником, если иное не установлено трудовым договором, либо со дня фактического допуска

сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя). Один

экземпляр подписанного трудового договора хранится в кадровой службе, второй - выдается на

руки сотруднику под роспись (на первом экземпляре). Сотрудник обязан приступить к исполнению

трудовых обязанностей:

а) в день, определенный трудовым договором;

б) на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу;

в) в день допуска к работе работодателем, если к этому времени с ним еще не был заключен

трудовой договор.

Если сотрудник не приступил к работе в установленный день начала работы без

уважительных причин, подтвержденных им документально не позднее дня, следующего за днем,

установленного в качестве дня начала работы, то трудовой договор аннулируется на основании

соответствующего акта по форме, предусмотренной приложением 14 к настоящей инструкции, и в

дальнейшем считается незаключенным.

2.3.9. На основании подписанного сторонами трудового договора издается приказ о приеме

на работу по форме, предусмотренной приложением 15 к настоящей инструкции < 62>. Приказ

объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней с даты фактического начала

работы.

2.3.10. По истечении пяти дней производится оформление сотруднику < 63> трудовой книжки

и (или) внесение в нее записи о приеме на работу. Порядок обращения с трудовыми книжками

определен соответствующим Положением < 64>.

2.3.11. Оформление иных документов, сопровождающих прием сотрудника на работу,

включает:

2.3.11.1. Оформление сотрудником личного листка по учету кадров по форме,

предусмотренной приложением 16 к настоящей инструкции.

2.3.11.2. Оформление личной карточки по форме, предусмотренной приложением 17 к

настоящей инструкции.

2.3.11.3. Оформление личного дела по форме, предусмотренной приложением 18 к

настоящей инструкции < 65>.

2.3.11.4. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с

приемом на работу, производится на основании письменного заявления сотрудника. Выдача копий

документов (выписок из документов) и справок производится в срок не более трех рабочих дней с

даты рассмотрения письменного заявления сотрудника.

Копии документов (выписки из документов) и справки, связанные с работой,

предоставляются сотруднику безвозмездно, под роспись в соответствующем журнале (книге) по

форме, предусмотренной приложением 19 к настоящей инструкции. Оформление справок

производится по форме, предусмотренной приложением 20 к настоящей инструкции.

2.4. Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод

на другую работу (см. далее), допускается только по соглашению сторон трудового договора, за

исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Соглашение об изменении

определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме,

предусмотренной приложением 21 к настоящей инструкции.