Регуляторне середовище

Усім організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на їх діяльність та документування їхньої діяльності. Політика та функціювання організацій мають відображати застосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності. Документуючи свою діяльність, організація повинна гарантувати її відповідність вимогам регулятивного середовища.

Вимоги регуляторного середовища містять

а) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, елект­ронної комерції, захисту даних та інформації,

b) обов'язкові норми практичної діяльності,

с) добровільні кодекси усталеної практики,

d) добровільні кодекси поведінки й етики, та

e) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі, до якої вона належить, зумовлює набір регулятивних скла; ників (кожного окремо чи в поєднанні), найприйнятніших для керування документаційними проці сами у цій організації.

6 ПОЛІТИКА ТА ОБОВ'ЯЗКИ

6.1 Загальні принципи

Організація, яка керується положеннями цього стандарту, має запровадити, задоку­ментувати, дотримуватися та поширювати політику, процедури та методику керування документаційними процесами, щоб задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі її ділової діяльності та стосуються певних свідчень, звітів, інших відомостей.

6.2 Політика

Організаціям треба визначити та задокументувати політику керування документаційними про­цесами. Мета політики — створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно. Організації забезпечують поширення і реалізацію політики керування документаційними процесами на всіх рівнях організації.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Вста­новлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розробляння політики покладено аналізування діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов'язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування. Політику треба регулярно перегля­дати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

6.3 Обов'язки

Обов'язки та повноваження у сфері керування документаційними процесами визначають, встановлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення службових документів до документаційних систем. Ці обов'язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаційними процесами, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адміністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов'язки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обов'язки керування та звітності за керування документаційними процесами покладають на службову особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

Перелік обов'язків у сфері керування документаційними процесами такий:

а) Фахівці з керування документаційними процесами відповідають за всі аспекти керування документаційними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документаційними процесами та документаційними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб;

b) Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування документаційними процесами в організації;

с) Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службова документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

d) Усі працівники зобов'язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаційними процесами можна залучати архівні установи.