Правила составления и утверждения номенклатуры дел организации

Общие положения

1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

1.2. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации.

1.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве организации.

1.4. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации или на ответственного за делопроизводство и архив.

Виды номенклатур

2.1. Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

2.2. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций, представляют собой систематизированные списки типовых или примерных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

2.3. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

2.4. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году.

Правила составления и утверждения номенклатуры дел организации

3.1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

3.2. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

3.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

3.4. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство и архив, по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций.

3.5. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

3.6. Номенклатура дел организации печатается, затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров: не менее 4, в организациях, не имеющих службы делопроизводства или ведомственного архива – в 3 экземплярах.

3.7. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

3.8. Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока предыдущего согласования.

3.9. Экземпляр номенклатуры дел, согласованный ЭПМК (НЭМС), является документом постоянного хранения и включается в соответствующий раздел описи дел постоянного хранения.

3.10. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.