Правила составления заголовков дел

6.1. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все направления деятельности организации, в том числе образующихся в деятельности общественных организаций.

6.2. В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

6.2.1. Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела отдельно

или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «ДСП».

6.3. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

6.4. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

6.5. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

6.6. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

6.7. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная переписка», «материалы проверок» и т.д.).

6.8. В начале заголовка указывается вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов, составляющих дело (приказы, протоколы, акты и т.д.).

Затем в логической последовательности располагаются следующие элементы заголовка:

-автор документа (название организации или структурного подразделения),

-адресат или корреспондент документа (название организации, которой будет направлен или от которой получен документ),

-краткое содержание документов дела,

-название местности (территории), с которой связано содержание документов дела,

-даты (период), к которым относятся документы дела,

-указание на копийность документов дела.

Например: «Приказы управляющего региональным отделением Фонда по основной деятельности», «Целевая комплексная программа развития библиотечного дела в крае на 2000-2005 годы», «Положения, инструкции, методические рекомендации, присланные для сведения», «Годовой план лесхоза по финансированию операционных затрат на лесное хозяйство. Копия».

6.9. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

6.10. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка или сразу за словом «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле.

Например: «Документы (предложения, справки, заявки, автобиографии) на получение грантов», «Документы, характеризующие лесной фонд (таксационные описания, схемы лесхозов, планы лесонасаждений, планы охотугодий, планшеты)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

Например: «Документы к протоколам заседания ученого совета института».

6.11. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например: «Переписка с администрациями субъектов РФ об исполнении бюджетов социального страхования», «Переписка с управлением лесами по вопросам финансирования».

6.12. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: «Годовой план работы отдела», «Квартальные бухгалтерские отчеты и документы к ним».

6.13. Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела.