Правила заполнения формы номенклатуры дел

7.1. Если номенклатура дел большая (более 5 листов), составляется титульный лист, на котором указываются названия документов, по которым определяются сроки хранения.

Гриф утверждения тоже может проставляться на титульном листе.

7.2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения или направления деятельности организации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения.

Например: 05-16, где 05- обозначение структурного подразделения, 16- порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется проставлять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений или направлений деятельности.

7.2. В графе 2 проставляется заголовок дела в соответствии с правилами, изложенными в п.6. Памятки.

7.3. Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

7.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням. Срок хранения дела может быть определен по типовой или примерной номенклатурам. Рядом с номером статьи делается ссылка на документ, по которому определен срок хранения.

Например: ТП - типовой перечень (1989 г.), ТУ - типовой перечень (2001 г.), ВП - ведомственный перечень, ТН - типовая номенклатура, ПН - примерная номенклатура.

7.4.1. При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЭК организации.

7.5. В графе 5 могут проставляться отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т.д.

Например: 01-08 Должностные инструкции сотрудни- 3 года После заме-

ков (копии) ст. 35 б ТУ ны новыми

03-07 Таблицы, характеризующие лесной Постоянно На каждый

фонд, таксационные описания, схе- ст.107 ПН вид планов

мы лесхозов, планы лесонасаждений, и таблиц мо-

планы охотоугодий, планшеты жет заво-

диться от-

дельное де-

ло

7.6. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Приложение 1

Федеральная служба земельного кадастра России

(Росземкадастр)

Комитет по земельным ресурсам и землеустройству