![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Документационное обеспечение управления: основные термины и понятияСтр 1 из 19Следующая ⇒
Содержание
Раздел 1. Документирование Документационное обеспечение управления: основные термины и понятия Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Первоначально для обозначения данной сферы деятельности применялся термин «делопроизводство», т.е. отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «документационное обеспечение управления » возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или хранения. В технологию работы с документами входит: - прием и первичная обработка документов; - их предварительное рассмотрение и распределение; - регистрация документов; - контроль исполнения документов; - информационно-справочная работа; - исполнение документов; - их отправка; - систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дели систематизация документов внутри дела; номенклатура дел —систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин: Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Реквизит документа – это обязательные данные, сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа. По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией. Подлинник (официального) документа - это «первый или единичный экземпляр официального документа». Дубликат документа - это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу». Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическую силу копия приобретает только после ее заверения в соответствии с установленными правилами. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы. Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций. Требования, предъявляемые к документообороту: - прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены); - распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям; - необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены); - единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции. Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления. Документооборот состоит из следующих потоков: - поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан); - отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.); - внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.). Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год). Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности Структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
|