Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)

Государственный герб РФ изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)

Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03)

Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2, 5х2, 5 см.

Код организации (реквизит 04)

Код по общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть поставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код по ОКПО присваивается органами статистики.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05)

ОГРН - это регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, представляет собой 13-значный цифровой код, который помещается в составе справочных данных об организации и только в бланках писем.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)

Данный реквизит проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. ИНН формируется как цифровой код, состав которого по количеству знаков может быть различным для перечисленных выше лиц, так, для организации - это 10-значный цифровой код, для физического лица - 12-значный цифровой код.

Код формы документа (реквизит 07)

Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Наименование организации (реквизит 08)

Этот реквизит характеризует автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.

Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация - автор документа подчиняется.

Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.

Сначала указывают наименование вышестоящей организации, можно сокращенное, при его отсутствии - полное, а затем полное наименование организации - автора документа, ниже - сокращенное, которое указывается в скобках, например:

Правительство Москвы

Комитет социальной защиты

населения Москвы

(Комсоцзащиты Москвы)

Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации - непосредственного автора документа.

Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывается ниже наименования организации, например:

Министерство труда и социального

развития Российской Федерации

(Минтруд РФ)

Правовой департамент

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Реквизит 08 «Наименование организации», т.е. автора документа, является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями).Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

Справочные данные об организации (реквизит 09)

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения).

Наименование вида документа (реквизит 10)

Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.

В письме наименование вида документа не указывают.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации - автора документа.

Дата документа (реквизит 11)

Дата документаявляется датой подписания (например, служебного письма), датой заседания (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата утверждения (в реквизите 16 «Гриф утверждения документа»), даты согласования (в реквизите 23 «Гриф согласования документа») и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 20 «Текст документа» и в реквизитах 17, 27-30, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов работы с документами в организации.

Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.

Цифровой способ: дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2015.

Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2015 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Реквизит представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). Дополнительные составные части регистрационного номера будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т. д.

Так, например, регистрационный номер 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе документов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43. Индексы структурных подразделений в организации должны быть неизменными.

Место составления или издания документа (реквизит 1 4)

Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 08 «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок, дер. - деревня и т. д.

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером документа. Если в наименовании организации есть наименование города (поселка и т. д.), то указывать место составления или издания нет необходимости.

Адресат (реквизит 15)

Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- должность, инициалы и фамилию;

- почтовый адрес.

Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Комитет социальной защиты

населения Москвы

Управление профессиональной

реабилитации инвалидов

Начальнику Управления

В. А. Коняевой

Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:

Комитет социальной защиты

населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной реабилитации

инвалидов

В. А. Коняевой

Элементы почтового адреса на документах и конвертах указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:

- наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

- название улицы, № дома, № квартиры;

- название области, края, республики;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Например:

Комитет социальной защиты

населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной

реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

ул. Новая Басманная, д. 10

Москва, 110252

Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Директорам средних

профессиональных учебных

заведений

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:

- утверждение должностным лицом (должностными лицами);

- утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).

В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:

- слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

- наименование должности лица, утверждающего документ;

личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;

- дату утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор политехникума

личная подпись Л. А. Романова

15.10.2015

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);

наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату, номер. Например, при утверждении инструкции приказом руководителя организации гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора

политехникума

от 15.10.2015 №39

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.

Резолюция (реквизит 17)

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом от руки в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном месте. Резолюция включает в себя:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись руководителя;

- дату резолюции.

Например:

Чадаевой А. П.

Прошу подготовить проект

учебного плана по даннойспециальности к 01.08.2015

личная подпись

03.06.2015

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.

Заголовок к тексту (реквизит 18)

Заголовок должен быть проставлен на всех документах, оформленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

Например:

служебное письмо (о чем?) - О представлении заявки на оборудование;

приказ (о ком?) - О приеме Сидорова П. П.;

акт (чего?) - ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

протокол (чего?) - заседания педсовета;

правила (чего?) - проезда на Московском метрополитене;

должностная инструкция (кого?) - архивиста (секретаря, референта и т. д.).

Отметка о контроле (реквизит 19)

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов. Проставляется на верхнем поле первого листа документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа (реквизит 20)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который может быть нанесен на документ заранее, а переменная информация будет впечатываться при непосредственном оформлении документа.

Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

Если текст документа содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Слово «приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например,

Приложение: 1. Проект инструкции по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

Подпись (реквизит 22)

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита 22 «Подпись» входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия.Пробел между ними не делают, его заменяют точки).

например:

Генеральный директор ОАО «Луч» Подпись О.А. Гридин.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название предприятия, так как оно есть в бланке:

Генеральный директор Подпись О.А. Гридин.

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, не указывается.

Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например,

Генеральный директор Подпись Н.И. Медведев

Главный бухгалтер Подпись М.А. Логинова

При подписании документа лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции РФ финансов РФ

Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии: Подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии Подпись К.М. Артемова

Подпись С.П. Матвеева

Подпись В.А. Якушенко

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (впечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки в кавычках «зам».

Гриф согласования документа (реквизит 23)

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего - виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

- согласование с конкретным должностным лицом;

- согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

- слово СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

- должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);

- личная подпись;

- расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

дата согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного планово-

экономического управления

Комсоцзащиты Москвы

личная

подпись Л.К. Орехова

25.10.2015

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Минтруда РФ

от 28.12.2015 г. №58

Визы согласования документа (реквизит 24)

С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование проекта документа.

Виза включает в себя:

- наименование должности визирующего;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату визирования.

Например:

Юрисконсульт

личная подпись Л. В. Рычагова

30.11.2015

изы проставляются: в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если этот подлинник остается в организации (например, на внутренних документах, на всех видах распорядительных документов). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, на котором должен быть заголовок «Лист согласования проекта приказа от...»;

в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (например, на копии служебного письма, подлинник которого всегда отправляется адресату).

Всегда должен соблюдаться следующий принцип - визы должны проставляться на том экземпляре документа, который останется в организации и подлежит формированию в дело.

Для отдельных документов допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати (реквизит 25)

Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

Различают печати гербовые и печати организации.

Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Печати организации не имеют изображения герба, вместо него воспроизводится название организации или структурной организации (управление делами, канцелярия и др.).

Печати организациибывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.

Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изготовления больших тиражей копий официальных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей и др.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

При необходимости подтверждения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты заверения.

Например:

Верно

Секретарь личная подпись К.Т.Попова

20.10.2015

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должности лица, заверившего копию.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, допускается только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Например,

Пучкова Людмила Николаевна

(495) 157 98 06

Допускается ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:

Сидоров

(495) 157 95 56

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят:

- ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

- слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполненный документ;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки.

Например:

Исполнено письмом

от 15.12.2015 №745/01-13

В дело 01-03

личная подпись 16.12.2015

или

Вопрос по телефону решен

положительно с начальником

отдела кадров 30.11.2015

В дело 05-15

личная подпись 01.12.2015

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16× 94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатанным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29)

При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16× 30 мм, например:

РЦдИ

Вх. № 155

25.10.2015

15 ч 20 мин

или

РЦдИ

общий отдел

Вх. № 431

17.12.2015

или

Вх. №1351

23.12.2015

Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит содержит следующую информацию:

- имя файла;

- код оператора;

- а также другие поисковые данные.

Например:

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOCX

158 20 12 2000

где

DEPARTAMENT - каталог;

PRIKAZ - подкаталог;

IVANOV.DOCX - имя файла.

Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.