Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

- прием и обработку документов;

- рассмотрение документов руководителем (резолюция);

- регистрацию документов;

- исполнение документов;

- контроль исполнения документов;

- хранение и использование документов;

- передачу на архивное хранение.

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

Не вскрывают конверты с пометкой «Лично» и адресованные общественными организациями.

Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.

Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Сохраняют также конверты писем граждан.

На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечня нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1. письма, присланные в копии для сведения;

2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3. первичные документы бухгалтерского учета;

4. учебные планы, программы, копии;

5. месячные, квартальные и другие отчеты;

6. формы статистической отчетности;

7. сообщения о совещаниях, заседаниях;

8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10. телеграммы и письма о разрешении командировок;

11. научные отчеты по темам;

12. прейскуранты;

13. нормы расхода материалов:

Документы распределяют на группы:

- документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения;

- предложения, жалобы, заявления граждан;

- документы, адресованные структурным подразделениям.

Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: «К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.

Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям, в зависимости от характера вопросов.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

На регистрируемых документах проставляют " отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении, документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция отражает следующие действия: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).