Работа с календарем

Цель занятия

Освоение процедур ведения делопроизводства с использованием компьютерных технологий.

Вопросы для отработки

1. Формирование контактов.

2. Работа с календарем.

3. Управление задачами.

4. Работа с дневником.

Темы для самостоятельного изучения

1. Использование заметок.

2. Работа с электронной почтой.

Содержание работы

Входящая в состав офисного пакета программа Microsoft Outlook предназначена для управления личной и деловой информацией, адресными книгами, дневником и электронной почтой. Она обеспечивает эффективное планирование времени делового человека и может использоваться как
в автономном режиме работы, так и в режиме совместного использования
с коллегами. Программа помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о событиях, встречах, собраниях, задачах и контактах.

Для лучшего освоения возможностей Microsoft Outlook раскроем смысл употребляемых далее терминов: событие, собрание, встреча, контакт, заметки, дневник.

1. Событие – это мероприятие, продолжающееся сутки или более длительное время. Примером служит день рождения, день памяти.

2. Встеча – мероприятие, для которого резервируется время, но не назначаются ресурсы и лица. Пример – беседа, разговор и т.д.

3. Собрание – это встреча, для которой назначаются ресурсы и приглашаются люди. Пример – совещание.

4. Контакт – организация или лицо, с которым поддерживается связь. Про такие организации или лица обычно хранится информация типа: название или фамилия, имя, отчество и должность, почтовый адрес, номер телефона и др.

5. Заметки – это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листами.

6. Дневник – средство хранения важных документов, учета различных действий, мероприятий.

При планировании в расписание заносится указание на оповещение, что позволяет не забыть о важной встрече, задаче или событии.

Данные о контактных лицах можно оперативно находить, читать и обновлять. Здесь же хранится информация, используемая для формирования электронного адреса любого типа.

Программа Microsoft Outlook является удобным средством для работы
с электронной почтой. Пользователям программы Microsoft Outlook в режиме коллективной работы предоставляются права доступа к чужому расписанию для планирования собраний и встреч. Планирование собраний и оповещение о них возможны только при запущенной программе Outlook, поэтому целесообразно запускать Outlook одновременно с Windows.

Структурными единицами программы Microsoft Outlook являются элементы разных типов: почтовые сообщения, встречи, контакты, записи в дневнике, задачи и заметки. Хранение элементов организовано в зависимости от их типа: например, почтовые сообщения хранятся в папке «Входящие», все задачи – в папке «Задачи». Папки, содержащие элементы программы Microsoft Outlook, хранятся в едином файле с расширением .pst, что позволяет классифицировать, быстро отыскивать и архивировать элементы.

Программа Microsoft Outlook предоставляет пользователю возможность выбора следующих видов и режимов работы:

· с почтовыми папками, в число которых входят папки для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений;

· с календарем в наиболее удобном для пользователя представлении, позволяющем просматривать расписание запланированных дел, встреч и событий, планировать личное расписание;

· с адресной информацией физических и юридических лиц, допускающей быстрый доступ и сортировку;

· с дневником, в который автоматически записывается информация о контактах, собраниях, поручениях и пр.;

· с заметками, напоминающими о текущих делах.

На рисунке 1 представлено экранное окно приложения Outlook.
В левой части окна расположены значки элементов программы: Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки. Кроме того, там же расположены имена папок. Чтобы увидеть список папок, достаточно активизировать значок Почта. Справа расположена рабочая область, содержимое которой зависит от режима работы.

Рисунок 1. Окно программы Outlook

Работа с календарем

Для перехода в режим работы с календарем достаточно открыть папку Календарь или реализовать команду ПЕРЕЙТИ/Календарь (рис. 2).

Рисунок 2. Режим работы «Календарь»

В левой части окна представлен месячный календарь. По правилу умолчания выводится календарь текущего месяца с выделением текущего дня. Возможно листание месяцев и выбор любого другого числа для формирования календаря. В правой части представлена область для назначения встреч, разделенная на часовые интервалы.

Данная форма отражает содержание дня. Возможна иная форма представления календаря: недельная или месячная, которые управляются нажатием кнопок «Рабочая неделя» и «Месяц» на панели инструментов.

Чтобы запланировать встречу, необходимо выбрать день на календаре, активизировать временной интервал, после чего появится окно для определения темы, времени места встречи и метки важности встречи: важно, служебное, личное, требуется подготовка и пр. (рис. 3).

Для напоминания о встрече устанавливается специальный флажок «Оповещение» и время оповещения: от минут до недель.

Автоматическое оповещение сопровождается звуковым сигналом и на экране появляется информация о предстоящей встрече.

Чтобы создать повторяющуюся встречу, необходимо использовать клавишу «Повторение», что разрешит задать не только период повторения, например, один раз в неделю, но и определить количество таких недель. Например, 16 учебных недель в семестре. Автоматически определится дата последней встречи.

Для удаления намеченной встречи необходимо ее выделить и использовать кнопку «Удалить» на панели инструментов. При удалении повторяющейся встречи Outlook выводит диалоговое окно, требующее решения вопроса «Удалить все копии повторяющейся встречи или только эту?».

Рисунок 3. Планирование встречи

В ситуации, когда требуется скорректировать время встречи, достаточно, выделив ее, переместить на другое время.

Для планирования собраний следует использовать вкладку «Планирование». В открывшемся окне необходимо указать фамилию организатора собрания, список участников и определить, когда все участники свободны, а также указать время начала собрания и его продолжительность (рис. 4).

В календаре участника собрания, которому будет отправлено приглашение, появится отметка о предстоящем собрании.

Рисунок 4. Планирование собрания

В календаре отмечаются не только встречи, но и события, которые позволяют отслеживать специальные дни и задачи, связанные с определенными датами, а не с определенным временем. К событиям могут быть отнесены дни рождения, годовщины, юбилеи, визиты.

На рисунке 5 представлен пример формирования события – дня рождения, отмеченного категорией Праздник.

Примечание. Если день рождения будет занесен в данные о контакте, то он автоматически отобразится в календаре как Событие.