Бухгалтерский учет и внутрихозяйственный контроль расчетов с подотчетными лицами

Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.
В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет.

«Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем.
Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и правильное их отражение на синтетических счетах бухгалтерского учета установлены Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденной приказом Минфина России от 12 октября 2012г. № 134н. Большая роль отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом. Первым делом отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет сум счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло). В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

Таблица 1.2 - Основные корреспонденции но счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации используют наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для закупки товаров у юридических или физических лиц за наличный расчёт, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственные нужды. Денежные средства на эти цели получают подотчетные лица – работники данной организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы. [32, с. 425]

Распоряжением руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право получения в кассе наличных денег под отчет. Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Деньги под отчёт выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

Из кассы организации выдаются денежные суммы на командировочные расходы. Служебной командировкой считается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. [7]

Перед направлением работника в служебную командировку оформляют приказ о направлении работника в командировку (форма № Т- 9а). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. Но форму Т-9а требует доработки. Необходимо исключить из нее упоминание о служебном задании, т.к. с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

В служебную командировку могут направляться только работники организации; срок ее в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. [4]

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели: найм жилого помещения; бронирование гостиничных номеров и авиабилетов; проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; уплату страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплату сборов за предварительную продажу билетов; оплату расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями; проезд в аэропорт или вокзал в местах отправления; провоз багажа; суточные за время нахождения в командировке.[7]

Направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. С 8 января 2015 оформление командировочных удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Поэтому в 2015 году оформлять командировочное удостоверение не нужно. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров.

Документы для оформления командировки в 2015 году:

1. Приказ о направлении в командировку

2. Журнал учёта командированных сотрудников

3. Табель учёта рабочего времени

4. Авансовый отчёт работника

5. Служебная записка работника (использует в командировке личный автомобиль).[55]

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. [7]

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учёта командированных сотрудников. В нем указываются ФИО сотрудника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении нужно поставить прочерки. Кроме того, дни командировки нужно отмечать в табеле учёта рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день. [54]

По возвращении из командировки работник должен в течение трёх дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчёт с приложением следующих документов: чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др. Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчёт. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учёте. [47, с. 368]

Кроме командировочных расходов подотчётные суммы выдаются на хозяйственно-операционные и представительские расходы. К первым относятся расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг. К представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный период.[36, с. 384]

Основанием для списания денежных средств, израсходованных подотчетным лицом на приобретение материалов, сырья, оборудования, основных средств, оплату услуг транспортных организаций, отделений связи, осуществление представительских функций и т. д., являются авансовые отчёты с приложением к ним товарных и кассовых чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, накладных, счетов-фактур, актов и других документов.[17, с. 193]

Для учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным им под отчёт, используется синтетический счёт 71 " Расчёты с подотчётными лицами". Счёт активно-пассивный, по его дебету отражают суммы, выданные под отчёт, а также невозмещенный перерасход, по кредиту счёта – использованные суммы и возмещенный перерасход.

Синтетический и аналитический учёт по счёту 71 " Расчёты с подотчётными лицами" ведётся в журнале-ордере № 7-АПК. В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учёт ведется по отдельно выданным под отчёт суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчёта, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса).

Таким образом, операции по одному авансовому отчёту должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчётному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе " Выдано под отчёт" предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счёту № 71 " Расчёты с подотчётными лицами" суммы расхода по авансовым отчётам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.[22, с. 487-488]

С целью проверки соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учёте всех видов расчётов с подотчётными лицами в организациях проводится контроль расчётов с подотчётными лицами.

В задачи контроля расчётов с подотчётными лицами входят:

- оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами;

- проверка организации аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учёта;

- проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчётами с подотчётными лицами.[41, с.427]

Источниками информации для проведения контроля данного раздела являются как первичные, так и учётные регистры:

· перечень подотчётных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

· заявления на имя руководителя организации от подотчётных лиц о выдаче необходимых сумм под отчёт;

· приказы руководителя о разрешении выдачи подотчётным лицам необходимых сумм под отчёт;

· приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

· расходные кассовые ордера (по выданным подотчётным суммам);

· авансовые отчёты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчётности и др.);

· отчёты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок; акты на списание в производство материалов, купленных за счёт подотчётных сумм; журнал-ордер № 7 или другие аналитические регистры по учёту расчётов с подотчётными лицами;

· Главная книга организации, счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», обороты, сальдо;

· Баланс организации.[41, с.436]

Многочисленные и разнообразные операции по расчётам с подотчётными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учёта и отчетности:

¾ Главная книга;

¾ Бухгалтерский баланс (форма 0710001);

¾ Отчёт о движении денежных средств (форма 0710004).

Для выявления возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур по проверке расчётов с подотчётными лицами:

- проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, имеющих на это право, утвержденному руководителем организации;

- проверка получения под отчёт сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

- проверка соответствия фактического расхода подотчётных сумм целям, на которые они были выданы;

- проверка наличия подотчётных лиц в штате организации;

- проверка правильности списания подотчётных сумм за счёт чистой прибыли организации;

- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам;

- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

- проверка наличия в журнале учёта командированных сотрудников отметок факта выбытия сотрудника в командировку;

- проверка правильности возмещения командировочных расходов;

- проверка правильности ведения учёта командировочных расходов в пределах и сверх норм;

- проверка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышающих расходов сверх установленных норм;

- проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов;

- проверка правильности отражения в учёте налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчётными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения;

- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам;

- проверка правильности ведения аналитического учёта представительских расходов в пределах и сверх норм;

- проверка правильности выведения остатков на конец отчётного периода по расчётам с подотчётными лицами. [50, с. 308]

В организации необходимо контролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверяемые путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Параллельно проверять наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в нем.

Кратко резюмируем все вышесказанное. В Главе 1 были продемонстрированы нормативно-правовые источники информации: федеральные и отраслевые стандарты, рекомендации в области бухгалтерского учета, стандарты экономического субъекта.Далее было детально проанализировано базисное понятие «денежные средства». Рассмотрены основные задачами совершенствования бухгалтерского учёта денежных средств, типовые межведомственные формы первичных документов и учётных регистров, задачи контроля кассовых операций, определенный набор контрольных процедур по проверке учёта кассовых операций, основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.