Документальное и юридическое оформление, аналитический, синтетический учёт кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами

Денежные средства СПК «Угра» представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковском расчётном счёте, в переводах в пути и денежных документах.

Для учёта наличия и движения денежных средств в СПК «Угра» используется активный счёт 50 «Касса». Сальдо счёта указывает на наличие суммы свободных денег на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

На счёте 50 «Касса» отражается денежная налич­ность, выраженная в национальной валюте (рублях).

В кассу СПК «Угра» наличные денежные средства поступают с расчётного счёта, а так же в результате платежей наличными за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.п.

Прием наличных денег в кассу СПК «Угра» оформляют приходным кассовым ордером, в котором указывают: от кого поступают денежные средства, на какие цели и за что их вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денежных средств. После приёма денежных средств в кассу СПК «Угра» плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира.

Все поступления и выдачи наличных денег СПК «Угра» учитывают в кассовой книге по форме 0310004. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.

Рассмотрим пример по поступлению и выбытию денежных средств в СПК «Угра».

В кассу СПК «Угра» 27 июля 2015 года по чеку получены

денежные средства с расчётного счёта в банке для выдачи заработной платы в сумме 384 608рублей.

Бухгалтером СПК «Угра» на этом основании был выписан

приходный кассовый ордер и сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетные счета» - 384 608 рублей

В дальнейшем при выдаче заработной платы по расчётно – платежной ведомости, к которой был выписан расходный кассовый ордер, бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учёта:

Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»

Кредит 50 «Касса» - 384 608 рублей.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров не ведётся, что является грубым нарушением, т. к возникает риск нарушения нумерации документов.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись: «Получено» - на приходных документах; «Оплачено» - на расходных документах с указанием даты.

Движение денежных средств в кассе СПК «Угра» кассир учитывает в кассовой книге. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы денежные средства и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

Контроль за правильностью ведения кассовых операций в СПК «Угра» возложен на главного бухгалтера.

В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несёт полную материальную ответственность за причиненный СПК «Угра» ущерб. Если при инвентаризации в кассе обнаружены излишки, то они подлежат принятия к учету. В любом случае кассир отчитывается о полученном отклонении. Результат инвентаризации отражается в акте инвентаризации денежных средств. На сумму выявленных излишков делают запись: Дебет 50 «Касса» Кредит 91.1 «Прочие доходы и расходы»

Рассмотрим пример отражения выявленной в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе СПК «Угра»:

24 июня 2015г. была проведена инвентаризация наличных денежных средств.

Акт составлен комиссией Васютиным В.А. (заместитель директора), Колесниковой М.Н.(главный бухгалтер), Мачихиной А.А.(экономист)

которая установила, что в кассе находится 26 546 рублей 63 копейки.

Фактическое наличие на сумму –26 546 рублей 63 копейки.

По учетным данным на сумму - 26 407 рублей 63 копейки.

По результатам инвентаризации выявлена недостача на сумму 139 рублей.

Последние номера кассовых ордеров:

Приходного - №111

Расходного - №220

Недостача наличности погашена путем внесения денег в кассу виновным лицом, кассиром Погониной Е.А. Причину недостачи объяснила невнимательностью, за что была лишена премии.

Сумма недостачи отражена бухгалтерской записью:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса» - 139 рублей.

Списание недостачи материалов за счёт виновного лица:

Дебет 73.2«Расчёты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 139 рублей.

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73.2«Расчёты по возмещению материального ущерба»-139 рублей

Так как в СПК «Угра» небольшое число операций, согласно инструкции о ведении кассовых операций, кассир группирует документы за 3-5 дней.

В СПК «Угра» итоги кредитовых оборотов заносят в главную книгу, что значительно облегчает сверку оборотов в регистрах бухгалтерского учета.

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений в СПК «Угра» выдают денежные суммы под отчёт работникам. Денежные средства выдают под отчёт на следующие расходы: на командировки, на приобретение различных материалов, в основном на оплату ГСМ, на мелкие хозяйственные затраты.

Рассмотрим следующий пример:

18 июля 2015 года Колесникова М.Н. была направлена в командировку в г. Калуга на один день. Цель – сдача отчетности. Колесниковой М.Н. была выдана сумма под отчет – 1000 рублей.

К авансовому отчету Колесникова М.Н. приложила следующие документы, подтверждающие ее расходы:

– билет Юхнов - Калуга стоимостью 280 руб.

– билет Калуга - Юхнов стоимостью 200 руб.

Авансовый отчёт по командировке представлен работником 19 июля 2015 года на сумму 480 рублей.

После утверждения авансового отчёта бухгалтером СПК «Угра» сделана следующая запись:

Выдано под отчёт на командировку

Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Кредит 50 «Касса» - 1000 рублей.

Отнесена на расходы стоимость проезда:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами» – 792 рубля.

Отражено внесение неистраченной сумма в кассу:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - 208 рублей.

Перечень лиц работающих в данном хозяйстве, которые могут получать деньги под отчёт, оформлен приказом директора СПК «Угра». В этот перечень входят:

- Мишин Юрий Алексеевич (Главный механик)

- Воронцов Михаил Юревич (Механик)

- Калекин Анатолий Анатольевич (Зоотехник)

- Лайкова Валерия Анатольевна (Ветеринар)

-Скворцов Михаил Ильичев (Агроном)

-Мамонтова Екатерина Викторовна (Завхоз)