Договор о материальной ответственности кассира. Оформление

В документе должны присутствовать следующие разделы:

1. Участие в договоре обеих сторон. При этом необходимо указать:

· срок действия договора;

· дату подписания документа.

После этого обе стороны должны его подписать.

2. Чёткое описание должностных обязанностей кассира и его непосредственного руководителя:

· учёт кассиром товарно-материальных ценностей (ТМЦ) согласно российскому законодательству, а также бережное отношение к переданному ему имуществу;

· кассир должен участвовать в проведении инвентаризации имущества;

· предотвращение возможной порчи и потери ТМЦ. Кроме этого, кассир обязан информировать руководство предприятия обо всех случаях, которые могут испортить имущество и ТМЦ;

· руководство обязуется создать все условия, необходимые для нормальной работы кассира, обеспечить должный уровень безопасности и сохранности имущества предприятия. Также следует ознакомить работника со всей документацией, имеющей отношение к учёту вверенных ему ТМЦ.

3. Перечень случаев, приводящих к возникновению полной материальной ответственности:

· если ущерб возник в уголовно-процессуальном порядке;

· если причиной нанесения ущерба стал кассир, находящийся в состоянии опьянения (алкогольного или наркотического);

· если имуществу и ТМЦ предприятия был нанесён умышленный ущерб;

· если ущерб возник по причине неисполнения кассиром своих трудовых обязанностей.

4. Порядок возмещения материального ущерба при выявлении нарушений:

· компенсация в добровольном порядке;

· вычет из зарплаты в пределах, установленных законодательством;

· на основании судебного решения.

Также в данном разделе следует указать способ определения стоимости повреждённого имущества, которая может быть балансовой либо отталкиваться от цены оптовых или розничных закупок.

После того, как будут обговорены и утверждены все детали договора, его нужно составить в двух экземплярах.

2. Лимит кассы

Лимит кассы – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе. Наличные деньги сверх установленного лимита должны быть сданы в банк.

Лимит кассы определяется:

- руководителем организации;

- руководителем обособленного подразделения организации, если у этого обособленного подразделении открыт банковский счет;

- индивидуальным предпринимателем.

Превышение лимита кассы допускается:

- в дни выдачи зарплаты, стипендий и иных подобных выплат. Срок их выдачи устанавливается руководителем организации и не может превышать 5 рабочих дней;

- в выходные и нерабочие праздничные дни (в случае ведения деятельности в эти дни).

Превышение лимита кассы в иных случаях является административным нарушением и ведет к наложению штрафа на должностных лиц в размере от 4000 руб. до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 руб. до 50 000 руб. (ст.15.1 КоАП РФ).

3. Оформление приходного кассового ордера.

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это документ, который используется для оформления поступления наличных денежных средств в кассу предприятия.

Назначение. Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

- приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

- квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;

- в приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке " Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке " В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись " Без налога (НДС)";

- в приходном кассовом ордере по строке " Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе " Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

4. Оформление расходного кассового ордера.

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Назначение. Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:

- кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;

- кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

- кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

- в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;

- в расходном кассовом ордере по строке " Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке " Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по авансовому отчету, основанием

выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

5. Кассовая книга.

Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись " В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Кассовая книга ведется ежедневно. Кассир указывает остаток денежных средств в кассе на начало дня. Записи в кассовую книгу вносятся по мере совершения операций, по каждому ПКО и РКО. В конце дня кассир обязан вывести итоговую сумму прихода и расхода за день, остаток денег на конец дня, разрезать по линии отреза вторые экземпляры, прикрепить к ним первичные документы (приходные и расходные документы, доверенности и т.п.) и сдать в бухгалтерию на проверку. Записи в кассовой книге заверяются

на первом экземпляре подписью бухгалтера.

6. Правила проведения инвентаризации кассы.

Инвентаризация кассы является обязательно процедурой в ряде случае:

· смена кассиров;

· обнаружение недостачи (подозрение в хищении);

· перед составлением годовых отчетов.

Проведение инвентаризации

Процедуру инвентаризации кассы проводит комиссия, назначенная руководителем организации. Для этого издается приказ или распоряжение. Как правило, в такую комиссию входят бухгалтера, аудиторы, руководители компании.

На момент инвентаризации в распоряжении комиссии должны быть последние из выписанных кассовых документов, например, приходные и расходные кассовые ордера.

Также должны быть получены расписки от материально ответственных и подотчетных лиц о том, что все документы, связанные с кассовыми расчетами сданы в бухгалтерию.

Комиссия пересчитывает наличные.

Остаток денежных средств в кассе организации сверяется с данными кассовой книги. В том случае, если кассовый учет автоматизирован, то сверяются с данными программ ведущими учет.

После проведения инвентаризации составляется Акт по форме ИНВ-15, два экземпляра которого подписываются всеми членами комиссии. Результат доводится до руководителя. Один акт передаются в бухгалтерию, а второй передается материально ответственному лица. Если инвентаризация проводится при смене кассира, то Акт составляется в трех экземплярах.

7. Оформление акта инвентаризации кассы.

Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводится для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

8. Порядок сдачи наличных денежных средств в банк.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу,

расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне денежного чека). Неизрасходованный остаток сдается в кассу. Например, неполученная в срок заработная плата должна быть возвращена на расчетный счета в трех – дневный срок. Сдаются на расчетный счет деньги, принятые в кассу в счет взноса в уставной фонд, выручка от реализации продукции наличными

Сдача денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

В банке кассир, сдающий деньги, заполняет «Объявление на взнос наличными». Бланк «Объявления» можно получить у оператора банка.

Он состоит их трех частей. Верхняя часть остается в банке,

Средняя часть (квитанция) передается кассиру. Нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской.

На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй части проставляем номер нашего расчетного счета и сумму цифрами. Та же сумма записывается прописью в следующем порядке. Начинать запись надо вплотную к началу отведенного для ее поля с заглавной буквы. Оставшиеся на поле места следует прочеркнуть горизонтальной линией.

Третья часть заполняется несколько иначе. В ордере нужно указать код банка-получателя и сумму по кредиту (у нас на расчетном счете эта сумма пройдет по дебету, а в банке – по кредиту).

9. Бухгалтерские проводки по кассовым операциям.

10. Составление описи ветхих купюр, передача их банк для замены.

Бланк описи ветхих купюр (в том числе иностранной валюты – долларов США, Евро и др.) может понадобиться при сдаче кассиром или иным уполномоченным лицом наличных денежных средств. Законодательно форма данного документа не утверждена, поэтому организация или частное лицо вправе составить опись в свободной форме. Составление описи ветхих купюр помогает реализовать ветхую валюту быстро и непринужденно.

Кассир в организации составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые. Для этого ему нужен бланк (образец описи ветхих купюр), который Вы можете скачать здесь.

Указывается дата составления документа. Допускается также, например: – словесно-цифровой способ оформления; – цифровой способ оформления в иной последовательности: год, месяц, дата.

Указывается город (иной населенный пункт) составления документа (с учетом принятого административно-территориального деления). Может включать в себя только общепринятые сокращения.

Признаки установлены приложением № 22/99 к Постановлению ЦБ РФ № 318-П от 24 апреля 2008 г. Признаки ветхости иностранной валюты устанавливаются нормативно-правовыми актами государств-эмиссионеров валюты.

11. Проверка на подлинность денежных купюр.

Самые грубые подделки можно распознать под лупой. Однако вы-сокопрофессиональные подделки почти не отличаются от подлинных денег, распознать такие подделки только под силу «умным» приборам - детекторам подлинности банкнот, используемым управлениями по борьбе с экономическими преступлениями. Имеются они в торговых предприятиях и других организациях связанных с наличностью.

Детекторы подлинности банкнот по назначению можно подразделить на детекторы, предназначенные для проверки валют одного вида, и универсальные детекторы.

Преимущества детекторов для проверки валюты одного вид в том, что от оператора не требуется специальных знаний, они действуют автоматически и обладают большой скоростью проверки.

Универсальные детекторы подлинности способны исследовать любую валюту, любые документы, имеющие одинаковую защиту. Проверка на таких приборах производится вручную, но ее качество зависит от профессионализма проверяющего.

Детекторы типа ППН (прибор просмотровый настольный) используются для визуальной проверки подлинности банкнот. Их возможности: просмотр банкнот в белом/донном свете или в верхнем УФ-освещении; сканирование банкнот с помощью магнитного и ИК-датчиков с переключением чувствительности.

Нагрузка на кассира во многом определяется потоком наличности, который приходится ему перерабатывать, количеством денежных купюр и монет, которые ему необходимо пересчитать в течение смены. Для этого в торговых предприятиях применяются аппараты для счета и фасовки банкнот, проверки их подлинности.

12. Заполнения форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132.

Предприятия и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с помощью контрольно-кассовых аппаратов, обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. Следует помнить, что выдаваемые предприятиям счета, квитанции и другие документы не являются заменителями чека.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний их заносят в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных «Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира — операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира — операциониста.

Фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам, представитель администрации с кассиром должны выяснить причину расхождений.

Возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользованным покупателями чекам. На суммы соответствующих чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по возвращенным ими кассовым чекам.

Рассмотрим на примере оформление журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) и акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).

Кассир ООО «Лето» Сомова Е. В. на начало дня 19 июня 2003 года заполняет графу 6 «Сумма, руб. коп. на начало рабочего дня суммирующих денежных счетчиков», например 60 102, 32 рубля, в графах 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора» проставляются подписи соответствующих лиц.

В конце рабочего дня кассир Сомова Е. В. заполняет графу 9 «Сумма, руб. коп. на конец рабочего дня суммирующих денежных счетчиков», например 104 501, 17 рублей. В графу 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену) руб. коп.» заносится результат, полученный при вычитании из данных графы 9 «Сумма, руб. коп. на конец рабочего дня суммирующих денежных счетчиков» данных, отраженных в графе 6 «Сумма, руб. коп. на начало рабочего дня суммирующих денежных счетчиков» — в нашем примере результат будет равен — 44 398, 85 рублей. Из них было сдано наличными деньгами 35 983, 85 руб. (данные для заполнения графы 11 «Сдано наличными руб. коп.») и 8 415 рублей в виде 99 талонов по 85 рублей каждый (данные для заполнения графы 12 «Количество» и 13 «Сумма, руб. коп.»). Один талон из 100 выданных был возращен покупателем.

В графе 14 «Всего, руб. коп.» отражается сумма данных по графам 11 «Сдано наличными руб. коп.» и 13 «Сумма, руб. коп.».

Графа 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.» заполняется на основании данных формы № КМ-3.

В графах 16, 17, 18 «Подпись на конец рабочего дня (смены)» проставляются подписи соответствующих должностных лиц.

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам в одном экземпляре составляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) — форма № КМ-3.

В акте должны быть указаны номер и сумма каждого такого чека.

Акт составляется членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации и хранится с приложенными документами в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы (в нашем случае — 85 руб.) и заносится в Журнал кассира — операциониста (графа 15 формы № КМ-4). Подписывается акт ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира — операциониста организации.

13. Отчет кассира.

Отчет кассира формируется при любом движении по кассе: выплата зарплаты, оплата командировочных, оплата счетов и т.д. Отчет и содержимое во вкладных листах кассовой книги должны быть идентичными. Часто программы по учету содержат автоматически формирующиеся при внесении данных формы. При ручном учете отчет кассира-операциониста является одновременно и копией вкладных листов. В обязательно вносящуюся информацию входит номер документа, сумма операции, ее наименование, дата операции. Прикладываются все документы, указывающие на движение денег. При выдачах под отчет прикрепляются кассовые ордера (Ф № KO-2). При поступлении средств наличных прикладываются кассовые ордера (Ф № KO-1). Выдача зарплат фиксируется прикреплением платежных ведомостей (Ф № T-53).

Отчет кассира желательно вести в отдельном журнале либо в папке. Информация добавляется в порядке хронологии. Каждый конец периода (год, месяц, квартал) листы пронумеровываются, прошиваются и подписываются. Указывается количество листов, в т.ч. все ведомости, справки, ордеры. Отчет кассира — «зеркало» вкладного листа, но с более глубокой, расширенной информацией. На отчете ставит подпись кассир, на кассовой книге — директор (руководитель) либо главный бухгалтер. Кассир-операционист обязан формировать отчеты Ф КМ-6, с указаниями показаний счетчиков кассовых аппаратов, суммы выручки за смену (рабочий день). Как должна заполняться справка-отчет кассира-операциониста? Сначала указываются реквизиты: 1) название; 2) идентификационный номер (ИНН); 3) наименование с адресом структурного подразделения; 4) кассовый аппарат (модель, номер (регистрационный, заводской)). Далее указывается программа, связывающая кассовый аппарат с компьютером (если таковая имеется). Порядковые номера справок должны совпадать с номерами Z-отчетов. В первой графе прописываются номера Z-отчетов (на конец смены или рабочего дня). При снятии нескольких Z-отчетов в день (или в смену), записи делаются по порядку. Во второй графе проставляются номера отдела, далее — секции. Четвертая графа остается пустой. Пятая граф должна отражать показания денежных счетчиков (суммирующие), шестая — показания на конец смены (рабочего дня). Запишите в седьмой графе сумму, которую отражает счетчик (рубли, копейки). Этот показатель должен соответствовать разнице 6 и 5 граф. Сюда включаются возвраты (ошибочные чеки), отдельно указанные в графе восьмой (при отсутствии возвратов ставятся прочерки). Девятая и десятая графы предусмотрены для фамилии заведующего отделом и его подписи. Если в штате кассира нет, подпись должен поставить сдающий выручку кассир. Графа " итого" обязательно должна дублировать указанную в седьмом и восьмом столбцах информацию. Далее указывается (только прописью) сумма выручки фактическая (представляет собой разность показателей из седьмого и восьмого столбцов). После в справку вносятся данные кассового ордера (приходного), выданного в день произведения сдачи выручки (номер, дата). Затем указывается номер выданной банком квитанции (после приема денег). Справку Ф КМ-6 нужно заверить подписями руководителя, главного кассира, а также операциониста. Обслуживающий предприятие банк может в любое время проверить ведение кассового учета, потребовав для проверки пакет документов. Банку предоставляется кассовая книга с отчетом кассира.

14. Виды поступлений денежных средств в кассу организации.

15. Виды расходования денежных средств из кассы организации.

16. Организация рабочего места кассира.

Если это промышленное предприятие или частная фирма, офис, то помещение кассы должно иметь только один выход. При этом комната должна быть оборудована соответствующей сигнализацией, средствами связи, “тревожной” кнопкой. Кроме этого, в кассе должен размещаться сейф. Окна должны быть зарешечены и снабжены сигнализацией, так же как и входные двери. При работе с денежными средствами, кассир должен иметь в своем распоряжении детектор банкнот (для проверки купюр на подлинность), счетчик банкнот и, естественно, сам кассовый аппарат. По окончании рабочего дня, кассир обязан проверить исправность сигнализации, целостность решеток на окнах дверях. Уходя из помещения, необходимо включить сигнализацию.

Ни один торговый центр, киоск или магазин не обходится без услуг кассира. В данном случае нет возможности оборудовать отдельное помещение или установить сигнализацию. Как правило, потоки покупателей проходят через специальные сектора, в конце которых находится кассир и принимает оплату за приобретаемые товары. В таком случае, рабочее место кассира предполагает наличие кассового аппарата, детектора для проверки денег. При этом, необходимо наличие охранника, находящегося либо непосредственно возле кассира или недалеко от него.

Следует заметить, кассиры – это материально-ответственные работники. Поэтому они отвечают за недостачу или пропажу сумм из кассы или выручки.

17. Правила хранения наличных денежных средств.

Правила хранения денежных средств установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При организации хранения свободных денежных средств в кассах организации необходимо соблюдать требования Порядка ведения кассовых операций в РФ, согласно которому:

– касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;

– должна быть обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;

– все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира;

– нельзя хранить в кассе наличные деньги других фирм.

Перед началом работы кассир-операционист обязан проверить исправность ККТ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули. Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и на конец дня. На ней проставляются дата, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня – клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира-операциониста и главного (старшего) бухгалтера.

Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи. Затем кассир-операционист может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.

18. Платежная ведомость.

Платежная ведомость - это вид бухгалтерской документации, на основе которой выдается заработная плата работникам.

Имеет четко определенную структуру документа, может составляться на предприятие полностью, либо по подразделениям. Источником информации для ее составления служат расчетные ведомости или индивидуальные листки расчета заработной платы. Для подтверждения факта получения заработной платы в ней имеется графа для подписи каждого из сотрудников.

Платежная ведомость обычно ассоциируется с формой № Т-53, которая имеет унифицированную форму, в ней не отражен процесс начисления заработной платы, а только итоговая сумма по каждому из сотрудников. Иногда для выдачи зарплаты используются расчетно-кассовые ордера, но они действительны только в течение одного дня, что неудобно для больших организаций, где заработная плата выдается в течение нескольких дней. В ведомости обычно отражены зарплаты большого количества сотрудников, поэтому существенным недостатком такой формы расчетов является тиражирование информации о зарплатах среди персонала. Это порождает массу негативных процессов в коллективе и отражается на работе в целом.

Форма заполнения титульных листов таких ведомостей регламентирована, содержит определенный набор реквизитов, обязательных для такого рода документов. В табличной части ведомости формируется список сотрудников, которым должна быть выдана заработная плата. Обычно таблица состоит из порядкового номера сотрудника, табельного номера, за которым он закреплен в организации, ФИО полностью и суммы, которая подлежит выплате. Еще одна графа таблицы оставлена для подписи сотрудника, которая удостоверяет получение зарплаты.

Такая ведомость действительна в течение определенного времени, в случае неполучения каким-либо сотрудником заработной платы кассир должна прописать в соответствующей графе «депонировано» и закрыть ведомость. Дополнительно кассир может затребовать определенные документы, на основе которых будет выдавать денежные средства, например, паспорт или удостоверение сотрудника.

Если они не были представлены, ставятся прочерки в соответствующей графе, но все графы ведомости должны быть заполнены, чтобы исключить факт подделки данных.