Копирование и перемещение данных и формул

Перемещение содержимого ячейки

Операции вырезания и вставки особенно полезны при реорганизации рабочего листа. Можно вырезать диапазон ячеек для того, чтобы вставить его где-нибудь еще. Так осуществляется перемещение содержимого ячеек, форматов, а также любых других отметок, привязанных к перемещаемым ячейкам. Формулы при этом не меняются, и можно не думать о типах ссылок.

Перемещение с помощью буксировки.

Копирование и перемещение с помощью мыши будем называть буксировкой. При работе с мышью буксировка является наиболее легким и самым удобным способом перемещения ячейки или диапазона ячеек. При этом Excel перемещает содержимое и формат ячеек.

Буксировка ячеек заключается в следующем: нужно выделить ячейку или диапазон ячеек, которые нужно переместить, а затем поместить указатель мыши на границу выделения (при этом указатель превращается в стрелку), нажать левую кнопку мыши и переместить контур выделенной области в новое местоположение; кнопку мыши отпустить.

Можно буксировать ячейку или диапазон, отодвигая существующие ячейки. При выполнении этой процедуры не нужно предварительно освобождать место, а затем перемещать туда новые данные. Буксируемые ячейки перемещаются на новое место, прочие ячейки сдвигаются вниз или вправо. Этот метод удобен при переоформлении списка или перемещении отдельных записей в базе данных. Выполняется такая буксировка при нажатой клавише Shift.

Перемещение с помощью команд.

Когда метод буксировки оказывается неудобным или не позволяет добиться необходимых результатов, перемещение можно производить с помощью команд меню или комбинацией клавиш.

Для перемещения ячейки или диапазона ячеек в новое положение необходимо выполнить следующие шаги:

1) выделить ячейку или диапазон ячеек, которые нужно переместить;

2) воспользоваться одним из нижеприведенных способов для помещения выделенной области в буфер обмена с последующим удалением их рабочего листа:

- командой меню Правка/Вырезать,

- кнопкой Вырезать панели инструментов Стандартная,

- командой контекстного меню Вырезать,

- комбинацией клавиш Shift + Delete;

3) выделить ячейку в верхнем левом углу той области, в которую нужно поместить перемещаемые ячейки, и выбрать один из 4-х способов вставки области из буфера обмена:

- кнопкой Вставитьпанели инструментов Стандартная,

- командой контекстного меню Вставить,

- командой меню Правка/Вставить,

- комбинацией клавиш Shift + Insert.

римечание. В некоторых случаях можно перемещать ячейки в новое положение, одновременно отодвигая существующие ячейки. Чтобы выполнить перемещение и вставку, нужно поступить следующим образом. Первые два шага полностью совпадают с простым перемещением (см. выше). Затем необходимо вызвать диалоговое окно Вставка скопированных ячеек одной из нижеприведенных команд:

- командой меню Вставка/Вырезанные ячейки,

- командой контекстного меню Добавить вырезанные ячейки.

В диалоговом окне нужно выбрать один из двух переключателей:

- диапазон, со сдвигом вправо,

- диапазон, со сдвигом вниз,

чтобы указать направление сдвига существующих ячеек, и нажать кнопку ОК.

Копирование содержимого ячеек

Excel дает возможность экономить массу времени при вводе данных. С помощью множества команд для копирования вместо ввода каждой формулы на рабочий лист можно вводить сразу несколько формул и копировать или вставлять их в другие ячейки. Можно одновременно копировать формулу и формат.

Использование маркера заполнения.

Для того чтобы заполнить смежные ячейки данными или формулами с помощью мыши, нужно уметь пользоваться маркером заполнения. Маркер заполнения – это черный квадрат в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона.

Для заполнения смежных ячеек необходимо выделить ячейку или диапазон, в которых содержатся данные или формулы, и протащить маркером заполнения через заполняемые ячейки. При заполнении области формулами Excel автоматически выполняет соответствующую подстройку относительных и смешанных ссылок – формулы подстраиваются к их новым положениям.

С помощью маркера заполнения можно построить ряд данных. Ряд данных – это последовательность данных, соответствующая математическому, текстовому шаблонам или шаблонам дат. Если выделить две ячейки с данными, а затем протащить маркер заполнения, Excel заполнит выделенную область рядом данных. Значения в этих двух ячейках используются для определения исходного значения последовательности и шага. Данные друг от друга будут отличаться на величину шага. Ряды данных можно строить как по строкам, так и по столбцам.

Пример. Пусть необходимо построить ряды данных:

а) 0, 0.1, 0.2, 0.3, …, 0.9, 1;

б) Задача 1, Задача 2, …, Задача 10;

в) 01.01.2005, 08.01.2005, …, 26.02.2005.

В случае «а» в две смежные ячейки нужно ввести значения 0 и 0.1; в случае «б» - Задача 1 и Задача 2; в случае «в» - 01.01.2005 и 08.01.2005. Затем выделить ячейки с только что введенными данными и протащить маркер заполнения через заполняемые ячейки, пока не будет получено требуемое количество членов ряда.

Excel может заполнять диапазон последовательностью, используя уже существующие списки. Например:

§ понедельник, вторник, среда, четверг и т.д.,

§ январь, февраль, март, апрель и т.д.

Чтобы построить такую последовательность, достаточно ввести один произвольный член последовательности, а затем с помощью маркера заполнения заполнить лист остальными членами последовательности. Эту процедуру называют автозаполнением.

Кроме того, можно создать пользовательский список автозаполнения и пользоваться им как стандартным. Для этого нужно воспользоваться вкладкой Списки диалогового окна Параметры, которое вызывается командой меню Сервис/Параметры.