Загальна характеристика ділової (службової) наради

Зміст

Вступ

1. Загальна характеристика ділової (службової) наради

1.1 Поняття службовоїнаради та принципи осередку

1.2 Види службових нарад

2. Особливості підготовки службової наради

3. Процес проведення службової наради

3.1 Особливості процесу проведення службової наради

3.2 Стилі поведінки керівника в нараді

Список використаної літератури

Вступ

Однією з найважливіших сторін корпоративної культури є коректне ділове спілкування. Ділове спілкування - це мистецтво, що дозволяє увійти у контакти з партнерами у бізнесі, подолати особисті упередження, неприйняття тієї чи іншої контрагента, досягти бажаного комерційного результату. Під діловим спілкуванням розуміється будь-яке спілкування, що сприяє рішенню комерційних завдань. До принципам ділового спілкування ставляться: визнання рівності і неповторності кожного з партнерів, апріорна визнання існування тієї чи іншої " зерна істини" у кожному точки зору; взаємне збагачення учасників спілкування.

Службові наради - одне із ефективних засобів залучення співробітників до процесу прийняття рішень, одне із інструментів управління причетністю співробітників до справ свого підрозділи чи організації у цілому.

У світовій практиці управління персоналом відкритість інформаційної системи організації та причетність співробітників до вирішення її проблем стають у числі важливих чинників мотивації праці. Проведення службових нарад може розглядатися як одне із способів управління мотивацією. Тому зневага нарадами є характерною помилкою керівника. За сучасних умов безсумнівно важливе значення має правильне проведення службових нарад. Все вищесказане визначає актуальність цієї теми контрольної роботи.

У сучасному літературі проблема підготовки й проведення службових нарад розробляється дуже активно впливають. Залежно від жанру більшою або меншою мірою простежується прагнення і авторів. У одних джерелах - високий рівень абстракцій і теоретичні моделі, що, зазвичай, тягне у себе обмеження практики. За інших - опис життєвого досвіду, конкретних інструкцій, правив і тактичних прийомів. Ці праці претендують на широке застосування, розвиток можливості домагатися на успіх бізнесі. У цих роботах такими авторами як Курбатов В.І., МокшанцевР.И., Морозов А.В., Руденский Є.В., Семенов О.К., Шейнов В.П. та інших. досліджений великий теоретичний практичним матеріал з питань підготовки й ефективного проведення ділових (службових) нарад.

Загальна характеристика ділової (службової) наради

1.1 Поняття службової наради та принципи осередку

Крім ділових розмов і численних комерційних переговорів підприємницької практиці поширені ділові (службові) наради, які представляють спосіб відкритого колективного обговорення тих чи інших питань. Рішення, прийняті цих заходах, зазвичай ефективніше тих, що приймаються вузьке коло управлінців. Суть ділового наради у тому, щоб забезпечити вільну дискусію та спробу виробити рішення з урахуванням обліку найрізноманітніших думок.

Отже, ділове (службове) нараду - це обговорення питань організації виробництва, управління фірмою, маркетингової діяльності, проведене першою особою чи який заміняє його фахівцем.

До обов'язковим вимогам, що дозволяє зробити ділові наради дієвим інструментом створення команди однодумців, ставляться: регулярність проведення; поєднання обговорення стратегічних партнерів і оперативних питань;

врегулювання на нарадах питань корпоративних відносин (до таких запитань можна віднести зміна пріоритетів внутрішньофірмових відносин, уточнення функцій та обмеження повноважень виконавців, вироблення нових ідей, оцінка результатів попередніх програм); керівнику слід, що нараду дуже впливає з його імідж і стиль ділових відносин.

З цього запитання організації службових нарад слід остерігатися крайності - їх надмірної кількості і тривалості. Як відомо, будь-яку хорошу ідею можна дискредитувати формальним ставленням до його реалізації.

Дієвість наради повинна сприйматися як етичної норми роботи у колективі, істотним актом уваги і шанобливого ставлення співробітникам із боку організаторів наради, які, своєю чергою, повинні: - чітко визначити цільову спрямованість й предмета наради; - вибрати його оптимальний регламент (причому у тому випадку поняття " регламент" можна тлумачити досить широко, включаючи тематику, час, склад учасників наради і відповідальних над його проведення); - не зводити нараду до вирішення приватних питань, які можна вирішити " у порядку". У цьому слід, що службове нараду - це, зазвичай, робота колективного розуму. Тому на згадуваній неї слід виносити питання, потребують спільних інтелектуальних зусиль всіх учасників розгляду тій чи іншій проблеми.

Керівникам та спеціалістам, які готують нараду, необхідно керуватися загальними принципами організації ділових нарад: в організаційної діяльності немає дрібниць;

технічний бік організації (робочі місця учасників, матеріали, технічне забезпечення) повинні прагнути бути бездоганними; мав бути підготовлений провідний (передбачена заміна, помічники ведучого і той допоміжний персонал).

Особливість підготовки внутрішнього наради - спілкування колег із загальним для колективу проблемам - це частина корпоративної культури, тому, до початку підготовки навіть короткій оперативки (якщо це регулярна планірка) стоїть запитання: чи потрібно проводити дане нараду; хто входить до кола осіб, без яких це захід буде неможливим; які питання доповнити порядок денний; чи потрібен доповідь керівника, і з якими підрозділами чи окремими фахівцями потрібно проконсультуватися під час підготовки.

При встановленні мети наради слід уникати розпливчастих, неконкретних формулювань. Це призводить зниження інтересу щодо запропонованої до проблеми й підсвідомо веде до відчуття необов'язковості її предметного рішення. Формулювання мети повинна відбивати риси гаданого результату обговорення питань.

Ведучий наради зазвичай вибирає одне із двох основних стилів його ведення: дипломатичний чи авторитарний.

Дипломатичне стиль передбачає врахування думок всіх учасників наради, як і того, як різні ідеї узгоджуються між собою. У цьому неминучі компроміси.

При авторитарному стилі керівництва дехто з учасників прагнуть " протягнути" свої проекти, діють напористо. За такої віданні наради керівник впевнено тримає кермо правління, подає безліч пропозицій, повідомляє нову інформацію, формує свою думку категорично, не допускаючи заперечень.

Авторитарное ведення нараду припустимо, коли з будь-яким причин не можна звернутися по допомогу партнерів. Це у тому випадку, якщо потрібно якнайшвидше ухвалити будь-яке рішення.

Психологи стверджують, що обидві стилю поведінки - дипломатичний і авторитарний - можуть спричинить успіху. Проте авторитарне ведення наради слід зарахувати до небажаним винятків, якщо з його учасниками доведеться і далі.

1.2 Види службових нарад

Насамперед, кожен керівник до проведення наради має визначити основні мети, що він збирається досягти з допомогою цього роботи. Наради можуть відбуватися на вирішення виробничих завдань, навчання і виховання підлеглих, видимості інтенсивної роботи (що засвідчують часті наради), прояви керівником власних якостей (організованості, комунікабельності, цілеспрямованості та т.д.). Чітка постановка мети наполовину гарантує успіх наради. По-друге, керівник має визначити вид наради, що він планує проводити.

По загальної цільової спрямованості наради може бути інструктивними, оперативними і проблемними.

Инструктивное (інформаційне) нараду спрямоване на доведення до його будь-якої інформації, постановку і ухвалили спільне уточнення виникаючих щодо цієї інформації завдань, наприклад, визначення термінів і рамкових умов розробки програми будь-яких заходів. Якщо дозволяє час, інформацію краще представити для письмовому вигляді, бо в її освоєння витрачається менше. З іншого боку, прочитана інформація засвоюється краще, ніж сприйнята на слух.

Оперативне нараду присвячено з'ясовуванню поточного стану справ організації, короткому обміну думками з суті питань, виникаючих у процесі виробничого процесу. З іншого боку, може бути спрямоване розвиток загальної тактики дій різних ланок організаційної структури у зв'язку з поточними виробничими завданнями.

Проблемне нараду є найскладнішим його виглядом. Проблемні наради - це наради, створені задля пошук оптимальних рішень, винесення до обговорення господарських проблем, розгляд перспективних питань розвитку, обговорення інноваційних проектів. У процесі такого наради виробляється колективне рішення щодо комплексним питанням, які зачіпають зміна функціональних завдань ланок структури чи його пристосування до нових напрямам діяльності організації. Проблемне нараду присвячено, зазвичай, формуванню загальної програми, має елементи стратегії і тривалі терміни реалізації.

Отже, ділові (службові) наради є однією з найважливіших форм управлінської роботи і займають дуже багато часу у сучасному бізнесі. Ділові наради які завжди приносять належний ефект тому, що чимало керівники неясно уявляють собі технологію їх організації та проведення. Ці моменти розгляне наступних розділах контрольної роботи.