Використання календаря

Папка Календар використовується для планування зустрічей та створення списку завдань. Він схожий на звичайний настільний календар, але володіє великим набором функцій.Наприклад: перевірка планування розпорядку дня, повідомлення про різні заходи, розсилкаповідомлень по електронній пошті, організація та проведення мережевих нарад тощо

Інтерфейс:

· у верхній частині відображається поточна дата;

· стрілки ◄ і ► дозволяють переходити на інші місяці;

· зліва розташована Панель розкладу;

· в правій верхній частині - Панель календаря на місяць;

· у правій нижній частині - Панель списку завдань.

Зміна вигляду календаря.

При відкритті Календар відображається таким, яким виводився останній раз. Щоб змінити кількість днів, що відображаються в Календарі, потрібно вибрати одну з пропонованих дій:

· клацнути на кнопці День, Робочий тиждень, Тиждень або Місяць на Стандартної панелі інструментів;

· вибрати в меню Вид пункт День, Робочий тиждень, Тиждень або місяць.

Переміщення по Календарю і вибір дат.

· виділити на Календарі тиждень, місяць або ін;

· використовувати смугу прокрутки на Панелі розкладу;

· використовувати клавіші управління курсором, а потім клацнути на потрібній даті.

При заповненні календаря можна призначити зустріч. Для цього потрібно вказати тему, місце, час початку, категорію, оповіщення. Щоб додати інформацію про зустріч, виконуються наступні операції:

· виділити потрібну дату;

· на панелі розкладу зробити подвійне клацання в потрібному рядку → з'явиться діалогове вікно «Без імені - зустріч» → в полі Тема вводиться ім'я людини, мета переговорів і т.д. → в полі Місце ввести місце зустрічі → заповнити поля Початок і Кінець → поставити у пункті Оповіщення, у вікні правіше - за скільки хвилин. Для звукового оповіщення натиснути кнопку з гучномовцем → у вікні «Стан» вибрати спосіб відображення вкалендарі часу зустрічі: Вільний, Під питанням (може не з'явитися на зустрічі), Зайнятий, Ні на роботі (поза досяжності в цей час) → у велике поле внизу ввести текст описузустрічі (коментар, які матеріали взяти з собою, файл і т.д.) → під кнопкою Категорії присвоїти категорію зустрічі → зверху натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Якщо необхідно регулярно проводити збори, зустрічі, готувати місячні звіти та отримувати нагадування про дні народження, то в Календар потрібно ввести інформацію про повторюваної зустрічі. Для цього:

· перебуваючи в полі Календар вибрати в меню Календар → Створити повторювані зустрічі. З'явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі»;

· в секції Час вказати: Початок, Кінець, тривалість;

· в секції Шаблон повторення вказати частоту повторень: Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку. Вказати в який день;

в секції Межі повторення задати Початок (вибирається дата) Немає кінцевої дати (якщо повторювані зустрічі не обмежені датою) Всього копій (правіше вказати число зустрічей) Дата закінчення (обмежує кількість повторюваних зустрічей);

натиснути OK, щоб закрити вікно «Повторення зустрічі»;

у вікні «Зустріч» ввести необхідні відомості.

Щоб запланувати події, що тривають не менше 24 годин, потрібно виконати наступне: у меню вибрати Календар → Створити подію. У діалоговому вікні «Подія», аналогічного вікна «Зустріч», заповнити поля Тема, Місце, Початок, Кінець. Можна вибрати пункт Цілий день. Потім натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Організація зборів

У MS Outlook збори - це зустріч, на яку користувач запрошує учасників і виділяєресурси. Учасники - люди, які беруть участь у зборах; ресурси - обладнання, яке використовується на зборах, наприклад, комп'ютер, проектор слайдів та ін За допомогою Outlook можна спланувати час і дату зборів, визначити тему і місце його проведення та запросити учасників.

Для планування зборів потрібно перейти в папку Календар і вибрати в меню Календар → Призначити збори. З'явиться діалогове вікно «Без імені - Подія». На вкладці Планувальник зборів у вікні «Всі учасники» клацнути в рядку Введіть тут ім'я користувача і задати ім'я.Можна клацнути кнопку Запросити інших, щоб вибрати імена з адресної книги. Внизу вікна вибрати дату початку і кінця зборів. Правіше можна зафіксувати час початку і кінця зборів. Час можна вибрати також, клацнувши на полі введення, а потім перетягнути зелену смугу вліво (час початку) або червону смугу вправо (кінець зборів).

Після планування зборів потрібно ввести відомості про нього: розіслати запрошення на нього, вказати тему і місце його проведення. Далі вибрати вкладку Зустріч. Тут можна додати імена учасників, заповнити рядки Тема, Місце. При необхідності змінити час, встановитигалочку в рядку Оповіщення, внизу вікна набрати текст для учасників. Клацнути кнопку Надіслати.

Для запрошення на збори можна використовувати адресні книги. Якщо натиснути кнопку Запросити інших, з'явиться вікно «Вибір учасників і ресурсів». У рядку Джерело адрес вибрати Адресна книга Outlook → Контакти. Клацнути кнопку Створити і задати ім'я, адресу електронної пошти, телефон та ін Потім в лівій частині можна вибрати ім'я, а правіше клацнути кнопки Обов'язковий і Необов'язковий, щоб вказати необхідність присутність учасника на зборах.

Всі відомості, внесені до Календаря, можна змінювати. Для цього в папці Календар клацнути на потрібній даті. Зліва клацнути на назві зборів.