Простая структура, немногочисленный персонал

Обычным следствием увеличения размеров компании, к сожа­лению, является ее усложнение. Типичной реакцией большин­ства крупных компаний на это усложнение является разработка соответствующих сложных систем и структур. Затем компания принимает на работу дополнительный управленческий персо­нал, которому вменяется в обязанность отслеживать эту слож­ность. Именно в таком подходе и коренится ошибка, которую допускает большинство крупных компаний. Подобное решение проблемы не соответствует природе людей, работающих в орга­низации. В организации, которую в силу объективных причин приходится увеличивать, нельзя допускать чрезмерного услож­нения процессов. Налицо парадокс. С одной стороны, увеличе­ние размеров организации неизбежно порождает сложность, и нет ничего противоестественного в том, что в ответ на это воз­растание сложности создаются сложные системы и структуры. С другой стороны, чтобы организация могла эффективно рабо­тать, необходимо, чтобы происходящие в ней процессы были понятны десяткам или даже сотням тысяч работников, которые, собственно говоря, и обеспечивают эффективную деятельность организации. А для того, чтобы процессы, происходящие в орга­низации, были понятны каждому ее работнику, эти процессы должны быть достаточно простыми.

Наш излюбленный пример неудачного варианта ответа на увеличение размера организации — это, конечно же, матрич­ная организационная структура. Эта матричная организаци­онная структура, на первый взгляд, вполне убедительна. По мере того как бизнес организации становится все более много­сторонним и организации приходится отказываться от про­стейшей из форм, функциональной структуры — финансы, сбыт, производство, — количество " измерений", на основе которых она может осуществлять свою децентрализацию, не­избежно возрастает. Компания может формировать свою ор­ганизационную структуру на основе разных групп продуктов. Она может также формировать свою организационную струк­туру на основе разных сегментов рынка или на основе разных географических территорий, на которых у нее имеются заводы или сбытовые офисы. И, разумеется, ее базовые функции — финансы, сбыт и производство — тоже никуда не исчезают. Но если попытаться воплотить все это в некую формальную организационную структуру, то получится как минимум четы­рехмерная матрица, а это означает логистический хаос.

Дилемма заключается в том, что окружающий нас мир не ме­нее сложен, чем организационная структура, о которой мы только что говорили. Таким образом, матричные условия существуют в любой крупной организационной среде. Эта дилемма усложня­ется еще больше, когда вы начинаете добавлять другие целесооб­разные способы организации — например, временные механиз­мы, такие как создание центров по реализации проектов. Что же в таком случае должен делать руководитель?

Некоторые организации решили, что (даже несмотря на то, что формально они не в состоянии учесть все возможные из­мерения для такой матрицы) они могут использовать по край­ней мере некоторые из этих измерений и создать таким обра­зом формальную структуру, которая предоставляет равные властные полномочия в отношении отделов или подразделе­ний как продукт-менеджерам, так и функциональным менед­жерам (например, разработка и проектирование, маркетинг и производство). Но, как нам кажется, даже такой подход страдает излишней сложностью. У работников нет точного представления о том, кому и в связи с чем они подчиняются. Как нам кажется, наиболее серьезная проблема заключается в понятии баланса, поскольку все здесь взаимосвязано — одно цепляется за другое. В организации наступает состояние пара­лича, поскольку описанная структура не только не проясняет систему приоритетов, а, напротив, автоматически размывает эту систему. По сути, она говорит рядовым работникам орга­низации: " Все одинаково важно; всему надо уделять одинако­вое внимание". Такой подход неминуемо ведет к параличу.

Практически ни одна из успешных компаний (за исключе­нием, возможно, лишь таких компаний, как Boeing, где широ­ко используется принцип управления проектами), не говорит о том, что у нее реализована, в том или ином виде, формаль­ная матричная структура. Однако в таких компаниях, как Boeing, которые явились творцами многих матричных идей, под матричным управлением подразумевают нечто принципи­ально иное. Люди действуют по принципу двоичного управле­ния: они либо являются частью бригады, реализующей какой-либо проект, и несут ответственность перед этой бригадой за выполнение определенной задачи (практически все время), либо являются частью некой технической дисциплины, кото­рой они уделяют определенное время, добиваясь того, чтобы их технический отдел держался на нужном уровне и не отста­вал от жизни. Когда они участвуют в реализации какого-либо проекта, как правило, не возникает никакой путаницы или сомнений относительно того, действительно ли они несут от­ветственность за реализацию соответствующего проекта. Ра­зумеется, несут.

Уточним: мы не слишком высокого мнения об организацион­ной структуре, которую кое-кто из первых пользователей этого метода (например, Boeing и NASA) называли матричным управле­нием. Фактор, который обеспечивает работоспособность таких систем, такой же, как и фактор, который обеспечивает работо­способность структур, реализованных в других успешных компа­ниях. Какое-то одно измерение — например, продукт, география или функция — получает ярко выраженный приоритет над ос­тальными. Мы не понимаем, почему эта концепция оказалась на положении незаконнорожденного ребенка, в результате чего по­пытки выяснить, кто за что (и при каких обстоятельствах) отвеча­ет, — и в связи с этим, " кому из начальников я должен подчи­няться по этому вопросу или я должен информировать об этом всех и каждого? " — и попытки добиться какой-то ясности чаше всего оказываются безрезультатными. Подобная ситуация плодит администраторов, которые обеспечивают себе значительные вла­стные полномочия (и успешно поддерживают их) путем наме­ренного усложнения и запутывания процессов, происходящих в организации (т. е. администратор присваивает себе функции по­средника и арбитра в узловых точках матрицы, в которых, напри­мер, пересекаются продукт и функция).

Каким же образом успешным компаниям удается избежать этой ловушки? Вообще говоря, это удается им разными спосо­бами, однако главным из них является обеспечение простоты структуры. В результате нашего исследования мы пришли к выводу, что общей чертой большинства успешных компаний является наличие у них весьма устойчивого, неизменного контура возможно, продуктового подразделения, — который выполняет роль важного пробного камня, понятного каждому. Этот пробный камень служит основой для разрешений боль­шинства сложностей повседневной жизни организации. Пол­ная ясность относительно ценностей организации также явля­ется важной составляющей этого пробного камня устойчиво­сти и простоты.

Помимо простоты, которая обеспечивается наличием ка­кой-то одной базовой структуры, мы наблюдаем у успешных компаний высокую гибкость в том, что касается реагирования на быстро меняющиеся условия окружения и решения про­блем, обусловленных повсеместным распространением ситуа­ций матричного типа. Учитывая столь типичную для них тему унификации организации, им удается весьма эффективно ис­пользовать небольшие подразделения и прочие мелкие струк­турные единицы. Им удается проводить всевозможные реор­ганизации гораздо гибче, чаше и безболезненнее. К тому же, им удается гораздо эффективнее использовать временные струк­туры, такие как группы, создаваемые для решения конкретных задач, и проект-центры. Они охотно реорганизуют " орнаменты", но редко — " ответвления". (Разумеется, другие атрибуты по­могают поддерживать гибкость организации; например, кад­ровая политика, которая обеспечивает требования безопасно­сти и делает сотрудников менее зависимыми от конкретной организационной ячейки, в которой они проживают.)

Наиболее типичной и простой формой из тех, которые нам удалось выявить, обладает продуктовое подразделение. Неко­торым компаниям, однако, удалось избежать " матричной" структуры, просто создавая и поддерживая нечто достаточно близкое старой функциональной структуре. Нечто подобное мы наблюдали в таких компаниях, как Frito-Lay и Kodak. На­конец, другие компании, в том числе и McDonald's, использо­вали в качестве базовых организационных строительных бло­ков свои рестораны, магазины, бутики или заводы.

Замечательным примером использования простой структу­ры — несмотря на внушительные размеры компании — являет­ся Johnson & amp; Johnson 1. Эта компания добилась поистине вы­дающихся результатов в создании организации, которая отлича­ется необычайной простотой, рациональностью структуры сво­их подразделений и автономностью. Как вы уже знаете, капитал Johnson & amp; Johnson, составляет 5 миллиардов долларов. Эта ком­пания состоит из 150 независимых подразделений, капитал ка­ждого из которых в среднем оценивается в 30 миллионов долла­ров. Каждое из таких подразделений называется компанией, ко­торую возглавляет председатель совета директоров. Эти компании объединены в восемь групп, примерно по двадцать компаний в каждой, причем компании в каждой группе объединяются по географическому признаку или по сходству выпускаемой про­дукции. Несмотря на то, что ни одна из этих компаний не явля­ется независимой в подлинном смысле этого слова (например, у них нет собственных пакетов акций), советы директоров этих компаний ведут себя достаточно активно и защищают эти под­разделения от нежелательного (и, как правило, необоснован­ного) корпоративного вмешательства. Автор одной из статей в журнале Wharton Magazine добавляет: " Персонал главного офиса компании Johnson & amp; Johnson отличается немногочислен­ностью; вы не найдете там специалистов, которые постоянно курсируют между филиалами компании, как это происходит в General Electric " 2.

Что касается потребительского бизнеса Johnson & amp; Johnson, который является источником примерно 40% продаж и при­былей этой компании, то его организация предельно проста. В Johnson & amp; Johnson насчитывается свыше пятидесяти пяти подразделений, занимающихся выпуском потребительских продуктов; каждое из них отвечает за свой собственный мар­кетинг, распределение и исследования. Такой подход контра­стирует с общепринятой точкой зрения, в соответствии с ко­торой доминирование потребительского рынка требует круп­номасштабной деятельности. Указанное количество могло бы быть меньшим, а размер каждого подразделения — большим, однако это не имеет принципиального значения, говорит Джеймс Бурке, затрагивая тему, животрепещущую для многих компаний, которые добились значительных успехов в деле по­иска оптимальной структуры своих подразделений.

Мы периодически изучали экономику консолидации. Возьмем, к примеру, наш бизнес, связанный с выпуском потребительских продуктов, и попытаемся консолидировать соответствующую распределительную сеть. Возможно, нам удалось бы добиться — на бумаге — какой-то экономии денежных средств. Но мы гово­рим себе, что эта экономия, безусловно, должна быть огромной, поскольку мы полагаем: если руководитель какого-либо бизнеса в состоянии контролировать все аспекты своего бизнеса, этот бизнес должен оказаться чрезвычайно эффективным. Однако мы убеждены в том, что многие из выгод, которые, как считает­ся, можно получить в результате экономии, обусловленной рос­том масштаба производства, на практике совершенно недости­жимы. Как только созданный вами монстр начинает действо­вать, одновременно (и неизбежно) появляются проблемы, о су­ществовании которых вы, возможно, даже не подозреваете. Но даже если руководству известно о существовании этих проблем, от них вряд ли удастся избавиться, поскольку они неподвластны руководству компании 3.

Простота структуры, подкрепленная такого рода филосо­фией, имеет самое непосредственное отношение к другим ин­тересным примерам, с которыми нам удалось познакомиться в ходе нашего исследования. К числу факторов, подтвер­ждающих работоспособность таких структур, в которых ос­новным строительным блоком является продуктовое подраз­деление, относятся следующие.

1. Необычайная функциональная завершенность каждого подразделения, в том числе разработка новых продук­тов, финансы и персонал.

2. Постоянное образование новых подразделений и всемер­ное стимулирование этого процесса. Сейчас в Johnson & amp; Johnson насчитывается 150 подразделений, тогда как еще десять лет назад их было всего 80. (Такой подход показался нам тем более удивительным, что очень многие компании стимулируют обратный процесс: они поощряют строите­лей империи, которые создают крупные монолиты со сложной, многоуровневой иерархически структурой.)

3. Набор рекомендаций, описывающих, когда и при каких обстоятельствах новый продукт или продуктовая линей­ка становятся независимым подразделением (в 3M, на­пример, это происходит, если достигнут уровень, рав­ный 20 миллионам долларов).

4. Регулярная переброска людей и даже продуктов (или продуктовых линеек) из одного подразделения в другое, как правило, не вызывает раздражения, сопровождаю­щего подобные процессы во многих других компаниях.

Интересно отметить, что использование такой простой структуры не ограничивается лишь компаниями, которые специализируются на проникновении в отдельные рыночные ниши относительно небольшого размера или на создании для себя подобных ниш (речь идет о таких компаниях, как Johnson & amp; Johnson, Hewlett-Packard, Emerson, Digital, Dana и 3M), хотя простота небольшого продуктового подразделения может быть здесь наиболее очевидной. О какой бы отрасли и о каких бы конкретных потребностях, связанных с масштабом производ­ства, ни шла речь, практически все компании, деятельность которых мы анализировали, придавали огромное значение де­легированию широких властных полномочий на нижние уровни иерархической структуры управления, а также поддер­жанию и максимальному расширению практической автоно­мии для больших групп людей. Все это было бы невозможным без использования достаточно простой базовой структуры. И, разумеется, все это было бы невозможным в рамках фор­мальной матричной структуры.

Интересно отмстить, что простота используемого базового структурного решения способствует повышению организаци­онной гибкости. Создается впечатление, что повышению орга­низационной гибкости способствует именно ясность и простота базовой структуры. Успешные компании, как убедили нас ре­зультаты собственного исследования, более эффективно ис­пользуют команды, создаваемые для решения конкретных за­дач, проект-центры, а также другие механизмы, формируемые для достижения каких-то конкретных целей. Создается также впечатление, что успешные компании находятся в состоянии перманентной реорганизации. Так оно и есть, однако эта реор­ганизация в основном происходит где-то на периферии. Что же касается фундаментальной структуры, то она подвергается серь­езным изменениям лишь в исключительных случаях. Интерес­ным примером в этом отношении является компания Boeing. Зачастую структура, основу которой составляют проекты, вы­полняемые компанией, считается предпосылкой или показа­тельным примером использования формальной матрицы. Од­нако в действительности каждый из руководителей проектов, выполняемых в Boeing, пользуется необычайно широкой авто­номией. Boeing гордится своей способностью собирать людей с нескольких иерархических уровней и поручать таким группам выполнение крупных проектов (причем зачастую в подчинении у таких групп оказываются даже более высокооплачиваемые со­трудники, занимающие в компании более высокое положение).

Нам кажется, что есть только одно важное обстоятельство, сопутствующее простой структурной форме успешной компа­нии, — немногочисленный управленческий персонал, особенно на корпоративном уровне. Как мы уже говорили, эти два атри­бута тесно взаимосвязаны и обладают способностью к самореа­лизации: простая организационная структура предполагает не­многочисленный управленческий персонал, способный обеспе­чить ее эффективное функционирование.

Действительно, оказывается, что на корпоративном уровне большинства успешных компаний, охваченных нашим иссле­дованием, работает сравнительно мало людей, тогда как боль­шинство руководителей, вместо того чтобы сидеть у себя в офисах и рассылать указания, находятся на местах, занимаясь решением конкретных проблем. Результатом такого подхода яв­ляется сокращение управленческого персонала и увеличение числа людей, решающих конкретные производственные задачи. Это позволило нам вывести наше " правило 100", т. е. в корпора­тивной штаб-квартире вполне достаточно 100 человек (и лишь за редкими исключениями несколько больше).

 В компании Emerson Electric работают 54 000 человек; при этом в ее штаб-квартире работают не больше 100 человек.

 В компании Dana работают 35 000 человек; компания сократила свой корпоративный управленческий персо­нал примерно с 500 человек (1970 год) до 100 (в настоя­щее время).

 Численность корпоративного управленческого персонала Schlumberger, диверсифицированной нефтяной сервисной компании, капитал которой составляет 6 миллиардов долларов, не превышает 90 человек, которые с успехом руководят деятельностью этой огромной империи.

Численность корпоративного управленческого персонала компании McDonald's также невелика, что вполне соответству­ет воззрениям ее основателя, Рея Крока: " Я полагаю, что, ко­гда речь идет о корпоративном управленческом персонале, следует придерживаться правила чем меньше, тем лучше. " В компании Intel, капитал которой составляет 1 миллиард дол­ларов, управленческий персонал практически отсутствует. Все управленческие должности являются временными. Эти должности обычно занимают линейные руководители. Сэм Уолтон, основатель компании Wal-Mart, капитал которой со­ставляет 1 миллиард долларов, твердо придерживается прави­ла " пустой штаб-квартиры": " Главное для нас в том, чтобы хо­дить по магазинам и прислушиваться" 4. А в Ore-Ida (одном из самых успешных филиалов компании Heinz, капитал кото­рой составляет 1 миллиард долларов) один из наиболее даль­новидных стратегических планов, которые нам когда-либо приходилось видеть, составил президент Ore-Ida. В этом деле ему помогал только его личный секретарь (на постоянной ос­нове), а также сотрудники его отдела и руководитель подраз­деления, которые уделяли этому лишь небольшую часть своего рабочего времени. В Ore-Ida вообще нет управленческого пер­сонала — есть только специалисты по планированию.

Такого же необычного правила придерживаются некоторые более мелкие (но относящиеся к числу наиболее эффективных) компании. Например, в корпоративной штаб-квартире компании ROLM, бизнес которой оценивается в 200 миллионов долларов, работают примерно пятнадцать человек. Когда Чарльз Эймс воз­главил компанию Acme Cleveland, капитал которой составлял 400 миллионов долларов, он ужаснулся многочисленности ее управленческого персонала. Всего лишь за несколько месяцев ему удалось сократить численность управленческого персонала, рабо­тающего в штаб-квартире этой компании, со 120 до 50 человек.

Абсолютные величины, которые фигурируют в этих приме­рах, производят впечатление. Однако не менее важно то, кто именно является сотрудниками этого управленческого персона­ла. Возникает вопрос: какие функции следует вынести на кор­поративный уровень? Ответ: таких функций практически нет (во всяком случае, об этом свидетельствует опыт успешных компаний). Разработка новых продуктов, которая обычно пред­ставляет собой корпоративный или групповой вид деятельно­сти, в успешных компаниях (в частности, в Johnson & amp; Johnson, Hewlett-Packard, 3M и др.) полностью децентрализована и пере­дана в соответствующие подразделения. Dana гордится тем, что такие функции, как закупка, финансы и управление кадрами, в этой компании полностью децентрализованы (вплоть до уров­ня отдельных заводов). Стратегическое планирование, конечно же, относится к числу корпоративных функций. Тем не менее, функцию стратегического планирования в компании Fluor, ка­питал которой составляет 6 миллиардов долларов, выполняют лишь три специалиста по стратегическому планированию. На корпоративном уровне таких компаний, как Johnson & amp; Johnson, Hewlett-Packard и 3M, вообще нет специалистов по планирова­нию. Практически каждая функция в успешных компаниях ра­дикально децентрализована, по крайней мере до уровня подраз­делений.

Компания Bechtel располагает активной исследовательской функцией, настаивая, однако, при этом, что даже в такой спе­циализированной области, как исследования, децентрализа­ция должна быть доведена до уровня производственных под­разделений. Многие из исследователей в этой компании сами являются выходцами из производственных подразделений, куда впоследствии и возвращаются для выполнения конкрет­ной исследовательской работы. Руководство IBM твердо при­держивается правила трехлетней ротации управленческого персонала. Лишь очень немногие управленческие должности укомплектовываются карьерными менеджерами; обычно же такие должности укомплектовываются линейными руководи­телями. Кроме того, те, кто попадает в ротацию, связанную с корпоративным управленческим персоналом, знают, что в течение трех лет они обязательно вернутся на свою линей­ную должность. Подобный подход является превосходным средством, сдерживающим любителей придумывать всевоз­можные сложные системы. Если вы знаете, что в течение бли­жайших тридцати шести месяцев вам предстоит стать обыч­ным пользователем, вам вряд ли захочется изобретать какую-нибудь хитроумную бюрократическую систему во время ва­шего непродолжительного пребывания " по другую сторону за­бора", Digital и 3M придерживаются практически таких же правил. Управленческий персонал этих компаний, за исклю­чением небольшого числа специалистов по финансам и праву, почти всегда представляет линейный уровень руководства и со временем возвращается на этот уровень.

Соответствующую корреляцию можно обнаружить в тех " вилках" (т. е. числе иерархических уровней), которые обычно заполняют управленцы. Несколько десятков лет тому назад аме­риканцы увлеклись концепцией так называемой " оптимальной нормы управляемости". Многие из нас по-прежнему убеждены в том, что человек не в состоянии эффективно руководить более чем пятью–семью подчиненными. Японцы же не придают это­му никакого значения. В одном из банков свыше нескольких сотен руководителей отделений подчиняются одному и тому же человеку. Двухуровневая (" плоская") организация действитель­но возможна. Один из самых разительных контрастов между японскими и американскими корпорациями, заключается в ко­личестве промежуточных звеньев управления. В то время как между председателем совета директоров и руководителем ниж­него звена управления в компании Toyota имеется лишь пять уровней управления, в Ford насчитывается пятнадцать таких промежуточных уровней.

Рассмотрим так называемую " теорию песочных часов", ав­тором которой является бывший председатель совета директо­ров компании UAL Эд Карлсон. Среднее звено управления в большинстве организаций играет незначительную роль, если не считать бюрократической деятельности, связанной с тор­можением идей, которые движутся сверху вниз и снизу вверх. " Руководители среднего звена, — как говорит Эд Карлсон, — представляют собой нечто вроде губки, впитывающей в себя эти идеи и не дающей им хода". Практическое управление становится намного более эффективным, когда число людей на этих промежуточных уровнях резко сокращается.

Абсолютные показатели (количество иерархических уровней и численность работников) во многих компаниях производят сногсшибательное впечатление. Пытаясь повысить свою конку­рентоспособность в сравнении с японскими компаниями, Ford в течение последних двадцати четырех месяцев сократила свыше 26% своего управленческого персонала среднего звена; президент Дональд Питерсен полагает, что это только начало 5. Когда биз­несмены задумываются над тем, без чего они действительно не могут обойтись, то 50%-ные (или даже 75%-ные) сокращения управленческого персонала среднего звена не такая уж редкость.