Правила складання супровідних та рекомендаційних листів до резюме

Оформлення супровідних і рекомендаційних листів – достатньо непроста та індивідуальна справа кожного пошукача роботи. В Україні тривалий час нехтували цими видами документів, хоча у європейських державах такі листи завжди входили і зараз входять до складу ділового листування.

Нині HR-менеджери і роботодавці рівноцінно приділяють увагу як супровідним листам, так і резюме, а рекомендаційні листи стали безпосереднім додатком до останніх.

Супровідний лист – цекороткий документ, який додається до резюме пошукача роботи і основна задача якого – розкрити причини вибору ним конкретної вакансії (посади) і показати, що саме він ідеально для неї підходить.

Процес складання супровідних листів пошукачем роботи можна представити у вигляді схеми основних питань (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Схема основних питань пошукача роботи при складанні супровідних листів до резюме

Умовні блоки-питання супровідного листа:

Питання 1: хто адресат? Адресне звернення до роботодавця чи його представника із зазначенням ПІБ в родовому відмінку та посади («Менеджеру з персоналу», «Начальнику кадрової служби», «Директору підприємства (назва підприємства)», «Начальник відділу (назва відділу)»).

Питання 2: яка моя мета? Випускник ВНЗ обов’язково повинен вказати посаду, на яку він збирається претендувати, та джерело отримання інформації про неї (Інтернет, ЗМІ, співробітники підприємства, відділ кадрів підприємства і т.д.).

Питання 3: чому цей роботодавець? Короткий опис історії та досягнень підприємства-роботодавця. Для написання цієї частини супровідного листа, випускнику ВНЗ необхідно здійснити моніторинг, у тому числі ретроспективний, даних про підприємство, де відкрита вакансія, і дати зрозуміти роботодавцю, що він систематично відслідковує інформацію про нього та знаходиться в курсі останніх справ. Не варто вдаватись до детальних подробиць.

Питання 4: чим Я кращий? Аргументація зацікавленості випускника ВНЗ в отриманні бажаної посади, його міні-презентація і за наявності – практичні пропозиції щодо покращення окремих аспектів діяльності підприємства-роботодавця. Не слід повністю дублювати відомості з резюме, лише згадати про його ключові позиції.

Питання 5: Я готовий до співпраці, а Ви? Кінцевий акцент на зацікавленості випускника ВНЗ у співбесіді і подальшому працевлаштуванні. Необхідно вказати зворотні контакти пошукача роботи, наявність супровідних документів у вигляді додатків (резюме, рекомендаційного листа, бізнес-плану, схем та графіків власних пропозицій тощо), дату його складання і висловити ввічливі побажання до адресата.

У Додатку Е представлено умовний приклад супровідного листа випускника ВНЗ.

Рекомендаційний лист – це письмове підтвердження професійно-особистісних навичок і досягнень пошукача роботи авторитетним спеціалістом.

Для потенційного роботодавця рекомендаційний лист – своєрідна гарантія чесності пошукача роботи і його неупереджена характеристика. Неупередженість в цьому випадку забезпечується авторитетністю особи, яка надає рекомендації. Для випускника вищого навчального закладу такими особами можуть бути колишні роботодавці, керівники курсових чи дипломних проектів (науковий ступінь – не нижче кандидата наук), завідувач кафедри, декан факультету, проректори різних напрямків.

Рекомендаційні листи бажано друкувати на фірмових бланках підприємства (установи, організації) з печаткою та підписом особи, яка рекомендує. І не варто забувати, що рекомендаційний лист як документальний супровід резюме – це не ода особі, яку рекомендують, а об’єктивне відображення її позитивних якостей, без перебільшень. Орієнтовне структурування рекомендаційного листа відображено в табл. 5.5.

Таблиця 5.5