Порядок выдачи заработной платы и ее документальное оформление

В соответствии с трудовым законодательством работодатель имеет право выплачивать заработную плату наличными через кассу либо в безналичном порядке на банковский счет сотрудника зарплаты с использованием пластиковых карт.

В соответствии со статьей 136 ГТ РФ заработная плата выплачивается работникам организации «не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором или трудовым договором».

В организациях, которые организуют погашение задолженности своим работникам по заработной плате наличными из кассы, может быть применен один из вариантов расчетов:

- авансовый порядок расчета;

- безавансовый порядок расчета.

В первом случае работнику выдается аванс за первую половину месяца, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы за вторую половину месяца. Размер аванса определяется в самой организации при заключении трудового договора.

Во втором случае в организации вместо планового аванса за первую половину месяца начисляется зарплата, т.е. производится ее расчет исходя из данных о фактически выработанной продукции (произведенных работах или оказанных услугах).

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Оформление расчетов с работниками организации по заработной плате и ее выдачи может происходить одним из следующих способов:

- начисление заработной платы, удержания из нее, а также определение суммы выдачи отражаются в расчетной ведомости, а выдача зарплаты производится по платежной ведомости;

- и расчеты начисленной зарплаты, удержаний из нее, а также суммы к выдаче; и выдача заработной платы производятся по расчетно-платежной ведомости.

Итак, основными регистрами, используемыми для оформления расчетов с работниками организации по заработной плате и ее выдачи, являются:

- расчетная ведомость;

- платежная ведомость;

- расчетно-платежная ведомость.

Расчетная ведомость (Т-51) – регистр аналитического учета, составляемый в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний.

В расчетной ведомости производится начисление заработной платы на основании данных первичных документов по учету рабочего времени и выполнения работ, а также на основании лицевых счетов. В этом же документе по каждому работнику проводится расчет всех удержаний из зарплаты и определяется сумма, предназначенная к выдаче 2на руки».

Таким образом, расчетная ведомость имеет следующие показатели:

- начислено по видам оплат – этот показатель соответствует обороту по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

- удержано и зачтено по видам платежей и зачетов;

- сумма к выдаче – соответствует разнице между начислениями заработной платы и удержаниями из нее; вместе с предыдущим показателем соответствует обороту по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Платежная ведомость (Т-53) – документальное основание для выдачи заработной платы наличными с целью погашения задолженности перед работниками.

Платежная ведомость заполняется на основании расчетной ведомости и содержит сведения о зарплате, причитающейся к выдаче работникам на руки.

Платежная ведомость содержит следующую информацию:

- ФИО работника;

- его занимаемую должность;

- сумму к выдаче;

- расписку в получении денежных средств.

На титульном листе ведомости указывается сумма выданной и депонированной зарплаты.

Расчетно-платежная ведомость (Т-49) представляет собой комбинированный регистр, предназначенный как для расчета задолженностей по заработной плате каждому работнику, так и для подтверждения факта погашения этих задолженностей.

Расчетно-платежная ведомость объединяет расчетную и платежную ведомости и содержит сведения по видам начислений и удержаний, сумму к выдаче и расписку в получении, то есть от расчетной ведомости ее отличает наличие графы «Расписка в получении».

Таким образом, выдача заработной платы производится по платежной или расчетно-платежной ведомости. Основанием на право выдачи является приказ в кассу для оплаты, подписанный руководителем организации и главным бухгалтером. Данные приказа расположены в реквизитах самой платежной ведомости в той ее части, где указывается «сумма к выдаче _____», «в срок с….. по …..».

Срок выдачи заработной платы – три рабочих дня, считая день получения денег в банке. Выдачу денег осуществляет кассир под расписку в платежной или расчетно-платежной ведомости.

Выдавать заработную плату в организации, кроме кассира, могут раздатчики. Для выдачи зарплаты раздатчикам кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных наличными. По окончании рабочего дня раздатчики обязаны сдать в кассу платежные ведомости и остаток невыданных сумм. Последующая выплата зарплаты на второй и третий день выдачи производится кассиром.

По истечении трех дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную зарплату, а напротив фамилии работника, не получившего в установленный срок зарплату, в графе «Расписка в получении» проставляет от руки или специальным штампом – «депонировано».

Платежная (расчетно-платежная) ведомость закрывается двумя суммами:

- суммой выдачи наличными;

- суммой депонированной заработной платы.