Внутренняя среда организации

Существуют различные подходы к выделению параметров внутренней среды организаций.

1 подход. По определению Майкла Мескона, Майкла Альберта и Франклин Хедоури, основными внутренними переменными организации являются:

- цели;

- структура;

- задачи;

- технология;

- люди.

Цели — конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

У организации могут быть разнообразные цели. Например, чтобы получить прибыль, бизнесмены и менеджеры организаций должны сформулировать цели в таких областях, как объемы продаж (доля рынка), разработка новой продукции, цены на нее, качество услуг, подготовка и отбор персонала. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства. Подразделения организации имеют собственные конкретные цели, которые должны вносить свой вклад в достижение цели всей организации и не противоречить друг другу.

Классификация целей

1. По очередности достижения:

· краткосрочные

· промежуточные

· долгосрочные

или

· оперативные

· тактические

· стратегические

2. По критерию затрат ресурсов:

· большие

· малые

3. По содержанию:

· экономические

· организационные

· научные

· социальные

· технические

· политические

4. По приоритетности:

· особо приоритетные

· приоритетные

5. По иерархии:

· цели организации

· цели подразделения

Структура организации — это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Состав представляет собой совокупность элементов, образующих систему, т.е. состав заключает в себе декомпозицию системы, расчленение единого целого на составляющие элементы. Структура же, напротив, обеспечивает композицию системы, соединение отдельных составляющих в единое целое. Она устанавливает роль, место и назначение элементов в системе, их расположение и взаимоотношения между собой, характер, формы и степень влияния на другие элементы. Установление роли, места и назначения элементов в системе обеспечивается:

1. через связи непосредственного взаимодействия — с кем и как взаимодействуют; какое воздействие является более сильным, мощным, приоритетным;

2. через отношения соподчинения — определение места в структурной иерархии;

3. через определение весомости, влиятельности, ориентированности при сопоставлении параметров разных элементов системы и установлении соответствующих пропорций.

Очевидно, что определенный состав организации предопределяет возможные варианты формирования ее структуры. В свою очередь определенной структуре соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации.

Если, например, прядильная фабрика включает сортировочно-трепальный, чесальный, ленточный и прядильный цехи, то между ними непременно будет установлена последовательная технологическая связь: от первого цеха до последнего. И наоборот, если между производственными подразделениями предприятия существует последовательная технологическая связь, то это означает, что на каждом технологическом переходе только одно подразделение. Однако соответствие между составом и структурой организации не является полным, отсутствует жесткая закрепленность конкретной структуры за определенным составом организации. При одном и том же составе могут быть разные, иногда значительно различающиеся структуры.

Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации традиционно делятся на три категории по видам работ:

· работа с людьми;

· работа с предметами;

· работа с информацией.

Технология является четвертым важным параметром, рассматриваемого подхода. Большинство людей рассматривает технологию как нечто, связанное с изобретениями, машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Однако технология представляет собой более широкое понятие. По определению социолога Ч. Перроу, технология — средство преобразования сырья (будь то труд, информация или материалы) в конечные продукты или услуги.

Технология, применяемая в организации, зависит от типа производства (единичное, серийное, массовое).

Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятым параметром внутренней среды организации. Руководство достигает целей организации через своих сотрудников. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой системе управления. Если руководство — отдельные менеджеры — не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь поставленных целей невелика (упомянуть УЗ).

Подход

Данная точка зрения на внутреннюю среду организации является развитием теории «алмаза» Гарольда Ливитта, который выделил четыре переменные организации:

· задание, или миссия;

· структура;

· технология;

· индивиды.

Исследователь подчеркивал значение каждого элемента и существующих между ними взаимосвязей — изменение в одном из них обусловливает трансформации в других.

Недостаток этой модели внутренней среды организации — отсутствие выделения в качестве важной составляющей целей и миссии организации, а достоинство — достаточно большое внимание к так называемым мягким переменным управления, или к субъективным параметрам внутренней среды (совместные ценности, стиль, способности).

Следует подчеркнуть взаимозависимость переменных, что естественно, поскольку все они представляют собой элементы одной системы. Изменение в одной из них в определенной степени влияет на все другие. Однако совершенствование одной переменной, например технологии, необязательно может привести к повышению производительности труда, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной — людях.

Внешняя среда организации

Успех деятельности организации зависит также и от сил внешнего окружения, которые определяют «общие правила игры», поэтому их необходимо учитывать и использовать.

Для эффективного выполнения управленческих функций необходимо понимать действие внешних сил и принимать меры к нейтрализации их отрицательного воздействия на организацию.

В зарубежной управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов XX в. Это понимание стало важнейшим вкладом системного подхода в науку управления.

Для отечественных предприятий необходимость учитывать все факторы внешней среды особенно остро стала проявляться с проводимой в стране экономической реформой, быстрыми изменениями в экономических условиях деятельности предприятий. До этого, по сути дела, наши предприятия концентрировали свое внимание на работе только на одном существенном для них факторе — вышестоящей организации.

В рыночной экономике руководителям приходится учитывать изменения внешней среды, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Так как от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы внешней среды. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия. Ведь выжить и эффективно функционировать в быстро меняющемся окружении может лишь та организация, которая вовремя перестроится и приспособится к окружающей среде.

Руководитель должен выделять те аспекты внешнего окружения, которые решающим образом влияют на успех организации. Исходя из этой предпосылки за основу определения внешней среды можно взять слова Дж. Белла: «Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации»

Все названные факторы прямо и непосредственно влияют на операции организации, поэтому их можно отнести к среде прямого воздействия.

Факторы внешней среды подразделяются на две основные группы:

· Микросреда (прямого воздействия).

· Макросреда (косвенного воздействия).

При проведении операций предприятие вынуждено в первую очередь учитывать требования внешней среды прямого воздействия.

Так, продавая свою продукцию на рынке, предприятие должно учитывать покупательский спрос на нее, а также позицию конкурентов. Предприятие, конечно, стремится продать подороже как можно больше продукции, но будет ли она куплена вообще, если цены окажутся неприемлемыми для потребителя или значительно выше цен на аналогичную продукцию конкурентов?

Кроме факторов прямого воздействия руководитель должен учитывать также внешнюю среду косвенного воздействия. Она не оказывает прямого влияния на операции фирмы, так как при этом не сталкиваются интересы двух сторон, нет выбора альтернативы. Среда косвенного воздействия не влияет на состояние фирмы в настоящий момент. В то же время такие факторы, как новые технологии, экономический спад, инфляция, политические изменения в соседнем государстве, отношение прессы к данному бизнесу или конкретному бизнесмену скажутся на деятельности предприятия в будущем и могут даже оказаться решающими.

Таким образом, реакция предприятия на факторы прямого и косвенного воздействия различна. На изменения в факторах прямого воздействия предприятие может реагировать двояко: перестроить внутреннюю среду и начать политику активного приспособления или политику противодействия. К факторам косвенного воздействия предприятие вынуждено максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и др.

Неотъемлемыми характеристиками развитости внешней среды является:

· вязкость,

· взаимосвязанность,

· сложность,

· подвижность,

· неопределенность.

Вязкость внешней среды - количественная мера усилий, необходимых для целенаправленного перемещения, концентрации и освоения в производстве единицы материальных, финансовых и информационно-технологических ресурсов.

Чем она выше, тем труднее сконцентрировать ресурсы в нужное время в определенном месте, чтобы адекватно реагировать на происходящие изменения, и тем труднее осуществлять стратегическое управление.

Взаимосвязанность — это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. Повышение цен на поставляемые ресурсы приводит к росту цен на продукцию, снижению спроса и объема сбыта.

Cложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Количество факторов зависит от сложности производства: числа используемых исходных компонентов, применяемых технологий, уровня квалификации кадров, ассортимента и качества выпускаемой продукции и услуг и др.

Подвижность внешней среды — это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Вокруг одних организаций внешняя среда изменяется медленнее (производство мебели, тары, пищевых продуктов), вокруг других среда особенно подвижна (производство компьютеров, телекоммуникации, химическая промышленность).

Неопределенность внешней среды зависит от наличия необходимой информации, которой располагает организация, по конкретному фактору, а также от ее точности. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется достаточное количество надежной информации.