Механизм взаимодействия со средствами массовой информации

Предприятия или организации, стремящиеся к установлению и поддержанию позитивных взаимоотношений с различными категориями общественности, должны быть в достаточной степени открыты и доступны для представителей СМИ.

При передаче любых информационных материалов СМИ для их последующего распространения необходимо разъяснять журналистам, имеют ли они право ссылаться на конкретное лицо в руководстве компании или же источником информации является некий абстрактный (анонимный) ее представитель.

Информационные материалы, которые готовят специалисты внутрифирменных служб по связям с общественностью для передачи в печатные СМИ, можно условно разделить на следующие основные виды:

• материалы о текущих событиях в деятельности компании;

• тематические обзоры;

• аналитические статьи;

• статистические сводки за определенный период времени;

• опровержения недостоверной или заведомо ложной информации о компании, опубликованной ранее на страницах газет и журналов;

• ответы на вопросы читателей, критические замечания в адрес компании, запросы средств массовой информации;

• информационно-рекламные материалы к предстоящим крупным событиям в жизни предприятия или организации и др.

При выборе газеты или журнала для распространения информации о деятельности компании среди различных категорий ее общественности необходимо учитывать следующие факторы:

• характер и тематическая направленность издания (ориентация на массового читателя, охват местной общественности, освещение узкопрофессиональной сферы деятельности и т. д.);

• периодичность выхода в свет газеты или журнала (ежедневно, несколько раз в неделю, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т. д.);

- объем отдельного номера издания (количество страниц косвенно взаимосвязано с количеством публикуемых аналогичных информационных материалов, предоставленных данному изданию конкурентами фирмы);

• тираж издания (определяет возможную численность читательской аудитории);

- регион распространения издания (район, город, область, край, республика, страна, ближнее или дальнее зарубежье);

- стоимость размещения информации (при передаче изданию информационно-рекламных материалов на платной основе);

- розничная цена одного экземпляра издания (определяет его доступность для массового потребителя) и др.

Пресс-конференции — один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняют пресса и другие СМИ.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Непосредственное присутствие и личное наблюдение за состоянием и функционированием того или иного объекта позволяют журналистам и репортерам составить наиболее действенную информацию о нем для заинтересованных групп общественности.

Показ объектов журналистам и организация для них всевозможных экскурсий по территории предприятия осуществляются, как правило, в целях демонстрации успехов компании в таких областях, как:

- завершение строительства новых объектов различного назначения;

- освоение новой технологии и открытие производства по выпуску более современной продукции;

- совершенствование системы организации производства и управления;

- решение природоохранных проблем;

- открытие региональных представительств и филиалов;

- развитие социальной сферы;

- открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.

При подготовке посещения объектов представителями различных СМИ практикуется предварительная рассылка приглашений. При этом, если объект, вызывающий интерес общественности, или связанное с ним событие достаточно значительны, то приглашение рекомендуется заблаговременно рассылать как в местные, так и в центральные СМИ.

В приглашении обычно указывают:

• цель и характер посещения объекта;

• точное место расположения объекта, место и время сбора приглашенных лиц, место возможной встречи делегации представителями приглашающей компании;

• маршрут и график движения транспорта к посещаемому объекту, схему проезда на личном транспорте;

• общую длительность посещения, время начала и окончания основных экскурсий;

• условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц и др.

Многие предприятия и организации (особенно крупные) регулярно проводят различные мероприятия, специально не предназначенные для представителей СМИ:

- деловые встречи;

- круглые столы;

- приемы;

- дни открытых дверей;

-экскурсии по своей территории;

- званые обеды и ужины;

- юбилеи и др.

Однако присутствие журналистов и репортеров на подобных мероприятиях может принести ощутимую пользу компании, если собранная ими информация используется для расширения позитивных связей организации с различными категориями ее общественности, способствует укреплению делового имиджа фирмы или активно используется в рекламных целях.

Приняв решение пригласить представителей СМИ на одно из названных мероприятий, руководство компании должно обеспечить им все необходимые условия для эффективной работы. Прежде всего, следует назначить ответственного за работу с приглашенными журналистами и репортерами — как правило, это достаточно квалифицированный и опытный сотрудник собственной службы по связям с общественностью.