Облік касових видатків

При обліку виконання кошторису видатки поділяються на касові і фактичні.

Касові видатки – це кошти, перераховані Державним казначейством або фінансовими органами та видані безготівково або готівкою міністерствам, відомствам, установам.

Під касовими видатками розуміють суми, отримані установами з реєстраційних або поточних рахунків для використання.

Як приклад касових видатків можна навести такі операції: отримання готівки в касу на виплату заробітної плати, коштів на відрядження, для придбання матеріальних цінностей через підзвітних осіб, перераховані постачальникам тощо.

Порядок ведення обліку касових і фактичних видатків регулюється “Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ” та “Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ”, затвердженими ДКУ 10.12.1999 р. № 114.

Облік касових видатків дає змогу контролювати загальний стан виконання бюджету і порівняння з фактичними видатками показує хід виконання бюджету за видатками.

Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 “Рахунки в банках” та 32 “Рахунки в казначействі” у розрізі відповідних субрахунків. По дебету фіксуються суми грошових коштів, що були отримані у вигляді фінансування і плати за деякі послуги, по кредиту фіксуються факти використання вказаних грошових коштів чи повернення плати, тобто здійснені касові видатки.

Облік операцій з руху грошових коштів при меморіально-ордерній формі обліку ведеться в меморіальному ордері № 2, 3, 3а (затвердженій наказом Державного казначейства від 27.07.2000 р. № 68. У випадку, коли установа має незначний обсяг операцій за вказаними рахунками, облік ведеться на картках ф. 292-а або в книзі ф. 292.

До касових видатків належать також суми грошових коштів, переведених з поточних чи реєстраційних рахунків для наступних розрахунків з постачальниками акредитивами або чеками з лімітованих чекових книжок.

Бухгалтерські записи щодо збільшення чи відновлення касових видатків робляться на підставі виписок з поточних чи реєстраційних рахунків і доданих до них документів у меморіальних ордерах. Синтетичний облік касових видатків ведеться в тих самих реєстрах, що й синтетичний облік руху грошових коштів на поточних чи реєстраційних рахунках. Аналітичний облік касових видатків ведеться по кожному поточному чи реєстраційному рахунку в розрізі кодів функціональної та економічної класифікації.

Касові видатки накопичуються по кредиту цих рахунків, а по дебету записуються суми, спрямовані на відновлення касових видатків, суми фінансування, що надійшли.

Аналітичний облік касових видатків ведеться у Картці аналітичного обліку касових видатків, затвердженій наказом Державного казначейства від 06.10.2000 р. № 100, у розрізі КЕКВ. За кожним кодом функціональної класифікації видатків, за загальним та спеціальним фондами, щодо кожного виду грошових коштів спецфонду ведуться окремі картки.

Картка відкривається на місяць і заповнюється щодня на підставі виписок з рахунків. Суми відшкодованих касових видатків записують на зворотному боці.Отже загальна сума касових видатків за серпень 2002 року становила 183460 гривень.

25. Облік фактичних видатків

Фактичні видатки – це видатки, проведені за рахунок бюджету тим чи іншим установам. До них включаються видатки, які проведені, але не оплачені через відсутність коштів, і такі, які обліковуються за місцем проведення видатків. Фактичні видатки дають повну уяву про витратну частину бюджету.

Під фактичними видатками розуміють дійсні видатки установ для виконання кошторису. Ці видатки повинні бути підтверджені відповідними первинними документами. Прикладами фактичних видатків є: нарахована заробітна плата працівникам; витрати на продукти харчування; затверджено авансовий звіт по видатках на відрядження та ін.

Фактичні видатки обліковуються на рахунку 80 “Видатки із загального фонду”, а також на рахунку 81 “Видатки спеціального фонду” у розрізі відповідних субрахунків. Обидва рахунки є активними. По дебету фіксуються суми фактичних видатків, проведених протягом року, по кредиту наприкінці року відбувається списання сум фактичних видатків за рахунок джерел їх фінансування.

Облік видатків із загального фонду ведеться на субрахунках 801“Видатки з Державного бюджету на утримання установи та інші заходи” та 802“Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи”.

Аналітичний облік фактичних видатків за рахунком 80 “Видатки із загального фонду” в установах, що здійснюють облік виконання кошторису самостійно, ведеться за кожним субрахунком в Картці аналітичного обліку фактичних видатків, затвердженій наказом Державного казначейства від 06.10.2000 р. № 100, у розрізі КЕКВ. За кожним кодом функціональної класифікації видатків, за загальним та спеціальним фондами, щодо кожного виду фактичних видатків спецфонду ведуться окремі картки.

Картка відкривається на місяць і заповнюється щодня на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці.

При здійсненні фактичних видатків дебетуються рахунки 801, 802 і кредитуються різні субрахунки залежно від роду здійснюванних фактичних витрат.

В кінці року всі накопичені фактичні витрати з наростаючим підсумком з початку року списуються в дебет субрахунку 681 ”Внутрішні розрахунки за загальним фондом ”, 701 ”Асигнування з Державного бюджету на видатки установи та інші заходи” і 702 ” Асигнування з місцевого бюджету на видатки установи та інші заходи”. Субрахунок 681 “Внутрішні розрахунки за загальним фондом” залежно від того, у розпорядника коштів якого ступеня він застосовується, може бути активним, пасивним і активно-пасивним.

У ПТУ-33, яке є нижчим розпорядником коштів третього рівня, тобто таким, що не має підвідомчих установ, субрахунок 681 “Внутрішні розрахунки за загальним фондом” пасивний і використовується для обліку сум загального фонду, отриманих від вищого розпорядника коштів.

Сальдо наростаючим підсумком протягом року показує отримані суми загального фонду, а сальдо на кінець року – суму невикористаних коштів загального фонду. Закривається рахунок Дт.431- Кт.801.

Якщо сума фактичних видатків за загальним фондом перевищує залишок фінансування, то списання здійснюють в сумі рівній залишку на субрахунках 681, 701, 702. Не списуються в кінці року, а переводяться в баланс наступного року, суми нарахованої зарплати за драгу половину грудня, якщо її виплата іде за рахунок асигнувань нового року.