Відображення витрат на відрядження в обліку податку на прибуток

Основне завдання бухгалтера з відображення витрат на відрядження при обліку податку на прибуток підприємства - це точне формування величини витрат на відрядження, що входить до складу валових витрат (витрат приватного підприємця).

Підприємства - платники податку на прибуток, відповідно до пп.5.4.8 Закону " Про податок на прибуток підприємств" (далі - Закон), витрати на відрядження фізичної особи, що перебуває в трудових відносинах з таким підприємством або є членом його керівних органів, відносять на свої валові витрати в межах фактичних витрат такої особи, пов’язаних з проїздом, проживанням, харчуванням і т.д.

Для включення витрат на відрядження до складу валових витрат необхідне дотримання кількох умов:

1. Повинні бути підтвердні документи про зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства - платника податку на прибуток.

2. У підприємства повинні бути відповідні первинні документи. На підставі пп. 5.3.9 ст. 5 Закону не відносяться до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними або іншими документами, обов’язковість ведення і збереження яких передбачена правилами податкового обліку. Наприклад, відсутність рахунків готелів, проїзних документів, запрошень, договорів, відсутність відміток і печаток у посвідченні про відрядження, відсутність самого посвідчення, неоформлений акт закупівлі і т. д. Первинними документами, які використовуються для розрахунку й обгрунтування віднесення витрат на відрядження до складу валових витрат, є документи, що використовуються в бухгалтерському обліку. Ми вже розглядали в нашій публікації склад цих документів.

3. Підприємство повинно дотримуватися діючих норм і правил податкового обліку. Наприклад, не включаються до складу валових витрат суми грошових коштів, суми добових та інших витрат понад встановлені граничні норми, суми добових за відсутності відміток у посвідченні про відрядження про вибуття - прибуття працівника і т. д. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат з податку на прибуток не в момент видачі підзвітній особі грошового авансу, а після затвердження авансового звіту керівником.

4. Датою збільшення валових витрат, відповідно до пп. 11.2.1 Закону, є дата визнання результату відрядження, оприбуткування отриманих цінностей, виконаних робіт, послуг (якщо організоване відрядження для їх отримання). Такою датою є підписання авансового звіту керівником.

До складу валових витрат, відповідно до листа ДПАУ від 21.09.1999 р. №5389/6/15-1116, входять витрати за користування постільною білизною, підтверджені штампами на квитках і номерними квитанціями інших форм, що видаються у вагонах поїздів.

Видані підзвітній особі суми добових понад встановлені норми, відповідно до пп. 5.7.1 Закону, до валових витрат платника податку не включаються.

Відповідно до п. 4.10 статті 5 Закону, до складу валових витрат платника податку не включаються витрати на пально-мастильні матеріали, витрати, пов’язані зі стоянкою і паркуванням легкових автомобілів під час виконання службового завдання.

У зв’язку з тим, що порядок розрахунку валових витрат не збігається з правилами визначення витрат для бухгалтерського обліку, можливо, що витрати на відрядження понад норми, встановлені законодавством, у повній сумі відображаються в системі бухгалтерського обліку, але до системи податкового обліку включаються за нормами, встановленими Законом. Це викликає необхідність коригування відображення витрат на відрядження для бухгалтерського і податкового обліку.

Можливий варіант, коли через підзвітну особу придбаний товар. Товар оприбуткований, а заборгованість перед підзвітною особою за цей товар з якихось причин не погашена. Тоді в обліку податку на прибуток необхідно враховувати таке.

Валові витрати при цьому виникають, відповідно до пп. 11.2.1 абзацу 3 статті 11 Закону, на момент оприбуткування фактично отриманого товару. Якщо протягом терміну позовної давності (3 роки), заборгованість не погашена, такі товари, відповідно до п. 23 статті 1 Закону, вважаються безплатно наданими підприємству, формується дохід з інших джерел (див. варіант 4 таблиці 1).

У декларації про прибуток підприємств фактичні витрати на службові відрядження працівників підприємства відображаються у рядку 23 додатка Ж " Інші витрати". При заповненні декларації про прибуток ці дані переносяться в рядок 28 декларації " Інші витрати, пов’язані з підготовкою, організацією, веденням виробництва, продажем продукції (робіт, послуг)".