Создание таблиц.

Базы данных. Теоретические сведения

База данных это организованная совокупность сведений о конкретных объектах.

Реляционная база данных – база, состоящая из двумерных связанных таблиц. Каждая таблица состоит из полей и записей.

Запись – строка таблицы, описывает один экземпляр из множества объектов.

Поле – столбец таблицы, содержит свойство (атрибут) объекта. Каждое поле имеет имя, тип (символьный, числовой, дата, и др.) и значение.

Главный (первичный) ключ – поле или комбинация полей, которые однозначно определяют каждую запись.

Нормализованная база данных – это база, в которой каждая таблица описывает объекты одного типа и содержит поля непосредственно связанные только с главным ключом.

Связь таблиц выполняется через общие поля. При этом одна таблица называется главной, а вторая подчиненной. Каждому значению первичного ключа в главной таблице соответствуют одна или несколько записей в подчиненной таблице. Такое отношение между таблицами называется связью Один-ко-многим. Реже встречается связь Один-к-одному.

MS Access – это система управления реляционными базами данных.

MS Access работает со следующими объектами:

• Таблицами;
• Формами;
• Запросами;
• Отчетами;
• Макросами;
• Модулями.

Таблица является базовым объектом. Вся информация находится именно в таблицах. Все остальные объекты – производные, и являются правилами, по которым преобразуется информация из таблиц.

Форма используется для облегчения ввода в таблицы, а также для редактирования и просмотра данных.

Запрос позволяет получить данные из одной или нескольких таблиц, рассчитать значения некоторых данных по формулам.

Отчет – строится на основе таблицы или запроса и служит для вывода данных на печать.

Макрос – средство для автоматизации работы с формами, отчетами, запросами.

Модуль – программный модуль на языке Visual Basic. Используется, если для решения задачи недостаточно средств, представляемыхMS Access.

С каждым объектом можно работать в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1. Оперативный режим – просмотр, изменение, выбор информации;

2. Режим конструктора – создание или изменение структуры объекта. В этом режиме возможно использование мастера.

Создание базы данных Отдел кадров.

Спроектируем базу данных, в которой содержится информация обо всех сотрудниках организации. О каждом сотруднике известно:

- фамилия, имя;

- отдел, должность, оклад;

- адрес, телефон, дата рождения;

- наличие налоговых льгот.

Создание таблиц.

Данная информация будет распределена по следующим таблицам:

1) В таблице Должности: будет три поля:

ü Код должности (тип счетчик, ключевое);

ü Должность (тип текстовый, до 25 знаков);

ü Ставка (денежный, число знаков после точки – 2).

2) В таблице Отделы: будет два поля:

ü Код отдела (счетчик, ключевое);

ü отдел (текстовый, 20).

3) В таблице Сотрудники: будет восемь полей:

ü Номер (счетчик, ключевое);

ü Фамилия (текстовый, 30);

ü Имя (текстовый, 15);

ü Код отдела (числовой, мастер подстановок);

ü Код должности (числовой, мастер подстановок);

ü Адрес (текстовый);

ü Телефон (текстовый, маска ##\– ##\– ##);

ü Дата рождения (дата/время, краткий формат даты – 1.4.78).

ü Льготы (логический).