Использование мастера подстановок

В таблице Сотрудники имеются поля Код_отдела и Код_должности, которые неудобно заполнять. Но записывать в эту таблицу название отдела и должность не стоит, так это не рационально. Поэтому при заполнении таблицы мы будем выбирать название из списка, а в таблицу запишется только код. Это можно сделать мастером подстановок.

Для использования мастера подстановок для поля Код_отдела выполните следующие действия:

ü Выделите таблицу Сотрудники и выберите команду Конструктор;

ü Установите курсор на поле Код_отдела;

ü В качестве типа данных выберите Мастер подстановок;

ü В качестве столбца подстановки выберем столбец из таблицы Отделы;

ü Выберите из таблицы поля Код_отдела и Отдел (символом >);

ü Установите флажок в поле Скрыть ключевой столбец, то есть столбец Код_отдела.

Аналогично выполните подстановку для поля Код_должности.

Установление связей между таблицами

1. Выберите пункт меню Сервис, Схема данных.

2. Добавьте все три таблицы в открывшееся окно.

3. Перетащите связывающее поле из главной таблицы в подчиненную на свое место.

Главными таблицами будут Отделы и Должности, так как в этих таблицах значения связывающих полей не повторяются.

4. Установить флажки во всех переключателях;

5. Нажмите кнопку Создать. Установится связь один-ко-многим, то есть каждому полю главной таблицы соответствует множество полей подчиненной таблицы.

Теперь можно заполнить таблицу Сотрудники:

При заполнении полей Код_отдела и Код_должности названия выбирайте из раскрывающегося списка.