Тема 5. Методы организации проектной деятельности

В отечественной практике распространены следующие методы организации проектной деятельности

Централизованная структура

Традиционная централизованная структура проектной организации предусматривает иерархическое подчинение специализированных подразделений, например, отдела кадров, бухгалтерии (рис.5) — центральному руководству. Все задачи организации выполняются в соответствующих подразделениях. Такую структуру еще называют фиксированной. Каждое подразделение имеет свою специализацию и постоянный персонал с соответствующей профессиональной подготовкой.

Преимущества централизованной структуры управления

• Централизованное управление выбором проектов.

• Единство методов руководства и отчетности по всем проектам.

• Стабильность взаимоотношений в коллективе.

• Четкость структуры полномочий при расстановке приоритетов и решении спорных вопросов.

• Постоянство руководства позволяет работникам рассчитывать на оценку своих заслуг

Однако централизованной структуре присущ и ряд недостатков:

• Замедленная реакция на проектные инициативы.

• Неравномерность загрузки персонала.

• Незнание специалистами сфер деятельности, в которых может понадобиться их экспертиза.

Функциональная структура

Разработанная для повышения оперативности, функциональная структура предусматривает деление организации на группы по назначению, с наличием в каждой из них своих специализированных подразделений. Хотя специализация таких подразделений может совпадать, каждое из них подчиняется руководству своей функциональной группы. Например, группы продаж, производства и администрация могут иметь свои информационные отделы, отделы кадров и др.

Как и централизованная, функциональная структура относится к типу фиксированных, и ей, в основном, присущи те же достоинства, но есть и некоторые свои:

~ Лучшее понимание персоналом задач своей функциональной группы.

~ Отсутствие конкуренции за услуги специализированных подразделений.

Однако у такой структуры есть и недостатки:

~ Разнобой в методах работы и отчетности одноименных подразделений разных групп.

~ Сложности эффективного использования крупных инвестиций.

~ Вероятность дублирования работ разными подразделениями.

Матричная структура

Проникновение современных проектов в разнообразные сферы деятельности организаций постоянно расширяется, причем влияние часто взаимное. Поэтому особую важность приобретает слаженность работы специалистов разных профессий.

Для ускорения реакции на возникающие задачи и повышения эффективности труда применяется матричная структура организации труда. Для выполнения каждого проекта привлекаются специалисты разных подразделений организации. Это дает возможность практически полностью обеспечить занятость персонала.

Отметим следующие преимущества данной структуры:

~ Оперативная комплектация временных команд.

~ Возможность краткосрочного привлечения высококвалифицированного специалиста.

~ Легче расположить к себе руководителей специалистов, назначенных данному проекту.

~ Возможность использовать одинаковые подходы и методы работ в однотипных проектах.

Матричной структуре присущи также и недостатки:

~ Двойное подчинение работников.

~ Проблемы участников нескольких проектов с распределением времени.

~ Отсутствие " сработанности" членов команды проекта.

~ Вероятность конфликта мотивов участия в различных проектах.

~ Несогласованность методов работы и отчетности участников проекта.

Тема 6. Планирование и контроль в проектной деятельности

Детальная проработка бюджета проводится на стадии разра­ботки, когда будет полный перечень работ проекта.

Уверенность в том, что планы соблюдаются, а цели будут достигнуты, можно получить только благо­даря контролю. При этом необходимо ответить на сле­дующие вопросы:

• Соблюдаются ли сроки?

• Удерживаются ли расходы в запланированных рамках?

•Соответствуют ли получаемые результаты нашим ожиданиям
и ожиданиям заказчика?

• Как высока вероятность, с учетом имеющейся динамики, достигнуть цели в срок?

Выполнение договорных работ

Как правило, выполнение проектных работ производится на основе договоров подряда. К договорам подряда относятся договоры на оказание услуг, непосредственно связанные с сооружением объектов, оказанием услуг по управлению проектом.

Исполнение договоров подряда может длиться несколько лет, в течение которых подрядчик несет затраты и выставляет счета заказчику.

В целях финансового учета возможны такие подходы:

- Признание всей выручки и связанных с нею затрат только на дату завершения договора;

- Признание выручки и затрат по мере выполнения договорных работ.

В соответствии с принятым в финансовом учете методом начисления:

- Выручка и затраты должны признаваться по мере их возникновения;

- Прибыль должна признаваться только тогда, когда существует достаточная вероятность ее реализации в виде получения денежных средств.

Доходы по договору подряда должны включать:

- первоначальную сумму дохода, согласованную в контракте;

- отклонения от условий договора, претензии и поощрительные выплаты – в той степени, в какой они могут привести к возникновению дохода и если они поддаются надежному измерению.

Например, отклонения могут возникнуть, если инфляция оказалась более высокой, чем предполагалось на момент начала выполнения договора.

Подрядчик и заказчик могут согласовать отклонения или претензии, которые увеличат или уменьшат доход по договору подряда уже после заключения договора. Доход по договору подряда может уменьшиться в результате штрафных санкций, возникших в результате задержки выполнения договорных обязательств по вине подрядчика.

Затраты по договору подряда должны включать только затраты, непосредственно относящиеся к конкретному договору. Эти затраты включают:

- заработную плату рабочих, выполняющих проектные работы;

- стоимость материалов, использованных для выполнения договора;

- затраты на аренду машин и оборудования;

- амортизацию основных средств, использованных для выполнения договора;

- транспортные расходы в связи с выполнением работ;

- затраты на конструкторскую, дизайнерскую поддержку, непосредственно связанную с договором;

- затраты на гарантийный ремонт и претензии третьих сторон.

Когда результат договора может быть надежно оценен, доходы и затраты по нему должны признаваться в соответствии со стадией завершенности работ по договору подряда на отчетную дату. (В период экономического спада компании иногда берут заведомо убыточные подряды, чтобы сохранить квалифицированные кадры).

Результат договора с фиксированной ценой может быть оценен надежно при соблюдении всех следующих условий:

• Общий доход по договору может быть надежно измерен;

• Существует вероятность получения фирмой экономических выгод от данного договора подряда;

• Затраты по договору подряда, необходимые для его завершения, и стадия завершенности работ по нему на отчетную дату могут быть надежно определены.

Признание доходов и расходов в соответствии со стадией завершенности работ по договору подряда часто называют методом процента выполнения. При этом доходы по договору ставятся в соответствие с расходами, понесенными вплоть до достижения данной стадии завершенности.