Понятие, значимость и виды управленческой информации

В современном управлении информация составляет основу эффективного управления, поскольку позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой. Информация для современного управления может определяться как ресурс организации, также она может рассматриваться и с точки зрения одной из составляющих управления, которая определяет управление различными направлениями деятельности организации. Оба понимания информации в определенной степени обоснованы, поскольку управление использует информацию, в том числе, касающуюся внешней среды, для выработки управленческих решений. Одновременно информация только сопровождает реальные действия организации и реализацию решений. В данном понимании она рассматривается с точки зрения обеспечения управления[1].

С точки зрения управления информация отличается от ее сущности как общей категории в других науках. В общем виде информация представляет собой сведения, которые определенным образом фиксируются и формируются в процессе обмена данными сведениями на основе коммуникации.

Тем не менее, с точки зрения управления информация не может рассматриваться только как сведения. Можно выделить, как минимум, две составляющих, которые отличают информацию как категорию управления от общего понимания информации. В управлении информация существует не обособленно от управления, а используется как источник принятия управленческих решений. Следовательно, информация представляет собой сведения, имеющие практическую значимость. Именно на основе практической значимости информация, которая формируется в ходе управления организацией, распределяется, сведения, значения для управления не имеющие, в расчет не принимаются. В результате формируется только та информация, которая требуется для управления.

Безусловно, с точки зрения управления различными организациями, существенным образом различается и значимость информации. В зависимости от масштабов деятельности, специфики сотрудников организации, особенностей технологий и маркетинга перечень информации, имеющей практическое значение, может быть боле или менее широк.

Можно отметить, что практическая значимость информации не означает необходимости использования только тех сведений, которые имеют значение для деятельности организации только в текущий момент времени. Организация взаимодействует с внешней средой, тем самым осуществляя преобразования во внутренней среде. Как следствие, информация, имеющая значение для управления, должна обеспечивать его эффективность не только в текущий момент времени, но и в перспективе. Боле того, именно на основе внешней информации организация преобразует внутреннюю среду[2].

Следовательно, информация с точки зрения управления должна иметь практическую значимость для текущей и перспективной деятельности организации, которая является основой для преобразований во внутренней среде управления.

Помимо практической значимости, информация как категория управления также имеет значение и с точки зрения возможности ее использования. Если информация имеет практическое значение для управления, она далеко не всегда может быть непосредственно задействована в деятельности организации. В частности, для небольшой организации могут иметь значения сведения о возможных действиях крупнейших участников рынка, однако, напрямую в управлении организация данные сведения использовать не может. Как следствие, информация должна иметь не только практическое значение в перспективе, но и использоваться для принятия решений.

Очевидно, что использование информации может быть различным. В результате возникает и такая характеристика управленческой информации как наличие ее определенной структуры. Наиболее общим требованием к структуре информации является выделение из всех сведений, относящихся к организации, тех сведений, которые компания может задействовать в практике управления. Одновременно следует принимать во внимание и необходимость структурирования информации в соответствии с другими критериями. Очевидно, что структурирование информации в организации ведется в соответствии со спецификой управления. В результате можно говорить об управленческой информации как информации, которая определенным образом структурирована с тем, чтобы иметь возможность ее реального использования в деятельности компании[3].

Относительно необходимости структурирования информации следует отметить, что в большинстве случаев информация в управлении поступает из различных источников, причем она весьма многообразна. Как следствие, возможность управления информацией определяется необходимостью ее объединения в определенные группы сведений. Иными словами, в силу наличия множества сведений, которые весьма разнообразны, только наличие определенной структуры в систематизации данных сведений определяет возможность использования информации как категории в управлении.

Следовательно, информацию в управлении можно определить как определенным образом структурированные в соответствии со спецификой деятельности организации сведения, которые определенным образом фиксируются и формируются в процессе обмена данными сведениями на основе коммуникации и имеют реальную значимость для управления.

В результате управление как процесс может рассматриваться с точки зрения обмена информацией между руководством организации, исполнителями решений, а также внешней средой управления. В обобщенном понимании управленческая информация представляет собой документированные или публично объявленные сведения о событиях и явлениях, происходящих в обществе, государстве, а также окружающей природной среде. При этом управленческая информация отражает состояние и его изменения в определенной системе. Как следствие, с точки зрения управления информацию можно рассматривать не только как определенным образом структурированные сведения, но также и как сведения, которые определенным образом зафиксированы. Безусловно, в плане управления возможность структурирования информации предполагает и возможность дальнейшего использования сведений, тем не менее, с формальной точки зрения наличие структуры сведений и наличие формального закрепления информации представляют собой различные этапы управления сведениями.

В результате управление информацией в организации может быть представлено в виде рисунка 1.1.

Рисунок 1.1 – Управление информацией в организации

В результате к информации относятся все виды сведений, сообщений и знаний, необходимых для эффективного управления организацией, которые определенным образом зарегистрированы и структурированы.

Роль информации неодинакова для различных этапов управления организацией. На одних стадиях управления важный объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной информации, на других - ее движение, на третьих - возможности ее обработки.

Информация, используемая в управлении, делится на три больших класса, как показано в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Классы информации в управлении[4]

Следует отметить, что представленная в таблице 1.1 классификация информации в управлении в большей степени описывает характеристики внутренней по отношению к организации информации. В то же время, организация взаимодействует с внешней средой. Как следствие, можно выделить виды информации в зависимости от ее источников и возможности использования в деятельности организации, как показано на рисунке 1.2. Представленная система характеристик информации позволяет говорить об информации как внешней, создаваемой во внешней среде организации, и внутренней, которая формируется в ходе управления организацией. Безусловно, деление в определенной степени условно, тем не менее, оно четко распределяет информацию в зависимости от возможностей ее использования в принятии решений.

Рисунок 1.2 – Виды управленческой информации по источникам формирования

Внешняя информация делится на прямую, имеющую непосредственное значение для организации и формируемую при взаимодействии организации и участников рынка, а также косвенную, которая формируется на основе различных источников, которые с организацией прямо не взаимодействуют и непосредственного значения для управления организацией не имеют. Тем не менее, косвенная информация может оказаться значимой для организации в перспективе. Рассматривая систему внутренней информации компании, можно отметить, что она имеет существенно более простую классификацию с точки зрения отдельных видов, поскольку отдельные виды управленческой информации выделяются в зависимости от функциональных стратегий организации. Выделение представленных видов внутренней информации определяется, прежде всего, управлением организацией, хотя и не всегда отражает те виды информации, которые реально формируются в управлении. Тем не менее, виды внутренней информации по направлениям деятельности являются наиболее общими с позиций управления.

Также можно выделить и другие критерии классификации управленческой информации, как показано в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Критерии классификации управленческой информации[5]

Окончание таблицы 1.2

Можно отметить, что в различных случаях более приемлемы определенные критерии классификации информации. В частности, с точки зрения выделения общих областей управления организацией, более эффективно говорить об информации, относящейся к технико-экономической деятельности организации и ее сбытовым подразделениям.

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом, исходная версия в ходе коммуникаций между работниками дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории[6].

Поскольку большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководство организаций на Западе часто применяют их для распространяя сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону[7].

Работники представляют ложную информацию также из желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей. Причинами этого могут быть неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, его чрезмерное вмешательство в выполняемую работу, излишне жесткий контроль, отсутствие критериев достоверной информации и т.д.

Таким образом, информацию в управлении можно определить как определенным образом структурированные в соответствии со спецификой деятельности организации сведения, которые определенным образом фиксируются и формируются в процессе обмена данными сведениями на основе коммуникации и имеют реальную значимость для управления.