Мероприятия по совершенствованию взаимодействия ООО «НСК-Транслес» с органами власти и потребителями

В соответствии с выделенными направлениями совершенствования информационно-коммуникационного обеспечения деятельности организации выделяются конкретные мероприятия, направленные на его совершенствование.

Предложения по совершенствованию управленческой информации представлены на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 – Совершенствование массива управленческой информации

Для совершенствования массива управленческой информации предлагается:

- использовать официальную информацию, которая включается в PEST-анализ;

- на основе анализа разрабатывать возможные решения;

- учитывать требования массива правовой информации при выборе решения;

- дополнительно учитывать возможные направления взаимодействия с органами власти, выявленные на основе официальной информации, в дополнение к тендерам.

В результате расширяются возможности организации по взаимодействию с органами власти, кроме того, достигается и более высокая эффективность в планировании ее деятельности за счет официальной информации.

Предлагаемое совершенствование массива маркетинговой информации представлено на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 – Модель информационной системы маркетинга ООО «НСК-Транслес»

Предлагается выделение информации по тендерам в отдельную составляющую маркетинговой информации, которая относится к стратегическому уровню. Данный уровень тендерной информации характеризует значимость взаимодействия с органами власти для организации при оказании ей транспортных услуг. На рисунке 3.3 часть связей представлена линиями, поскольку процесс является двухсторонним с точки зрения коммуникаций. Стрелками показаны направления коммуникаций по логике проработки информационной системы маркетинга.

Стратегическая маркетинговая информация должна представлять собой совокупность следующих элементов:

- позиционирование организации. Определение позиции предприятия на рынке. Учитывая существующую рыночную позицию предприятия, оптимально выбрать стратегию патиента, то есть небольшого предприятия, предлагающего уникальные услуги, обеспечивающего конкурентоспособность за счет работы в узком рыночном сегменте. Как конкретную патиентную стратегию можно определить позиционирование в качестве провайдера решений в области доставки грузов, ориентированных на строительные и торговые организации. Иными словами, организация предлагает широкий перечень услуг перевозки, тем не менее, для строительных организаций и торговли компания способна предложить решения, которые отвечают именно специфике управления в данных видах деятельности, тем самым позволяя потребителям повысить эффективность бизнеса, тем самым обеспечивается конкурентоспособность компании как патиента. Данный массив данных является маркетинговой стратегией как ядром для управления деятельностью в маркетинговой системе;

- стратегия управления торговой маркой. Необходимо определить стратегию управления торговой маркой Транслес, в первую очередь, с точки зрения фирменного стиля. Иными словами, требуется определить перечень элементов фирменного стиля, которые должны присутствовать в управлении брендом организации, определить их характеристики. Представляется, что для компании оптимальным было бы фирменное наименование, логотип, фирменный цвет;

- сегментация рынка. Поскольку организация не может конкурировать на открытом рынке, не становясь при этом компанией-коммутантом (небольшая организация, предлагает те же услуги, что и другие аналогичные фирмы), требуется определить рыночный сегмент, в котором будет действовать организация. Это должна быть четкая совокупность признаков целевых потребителей. Поскольку предприятие располагает массивом маркетинговой информации, для проведения рыночной сегментации используется, очевидно, информация об уже имеющихся целевых потребителях. Однако, в перспективе, с учетом массива стратегической информации организация имеет возможность выделять новые рыночные сегменты либо модифицировать характеристики существующих целевых сегментов рынка в соответствии с маркетинговой стратегией и стратегией компании;

- организация маркетингового контроля. Это совокупность данных в виде массива, которая объединяет в себе все характеристики рынка, полученные из внешних и внутренних источников. Внешними источниками могут быть данные маркетинговых исследований, результаты опросов потребителей и т.д. Также используется массив данных о внешней среде организации, который формируется в массиве управленческой информации. Внутренние источники – вторичная информация, формируемая в Информационной системе маркетинга на основе цикла управления маркетингом (обратная связь). Следует подчеркнуть, что в системе стратегического маркетингового контроля должны присутствовать данные о запросах потребителей, характеристиках целевых рынков, а также перспективных тенденциях на рынке и возможностях расширения географии присутствия компании, равно как и других направлениях. Иначе говоря, должны учитываться перспективные направления управления.

Комплекс операционного маркетинга:

- продукт. На основе стратегической маркетинговой информации выбирается тот перечень продуктов, который подходит целевому потребителю для наилучшего удовлетворения его запросов, а также выбираются параметры продукта. В основном, определяется графиком доставок и дополнительными услугами. С учетом характеристик рынка продукт модифицируется;

- цена. Определяется исходя из сегментации рынка (цена должна быть адресной). Оптимальным решением является разработка единого массива информации цен в виде цен, соответствующих рыночным, на сервисные продукты и более высоких цен на продукты, по которым организация отличается от конкурентов;

- канал сбыта. Предполагается использование коротких широких каналов сбыта. Основная модификация ведется по организации взаимодействия с потребителями на основе привлечения начальника отдела перевозок к планированию доставки;

- продвижение. Основу составляет уже имеющийся Массив маркетинговой информации. По результатам Стратегического маркетингового контроля осуществляется адаптация указанного массива.

Предлагаемое совершенствование массива тендерной информации представлено на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 – Массив информации участия в тендерах

Массив информации участия в тендерах предлагается организовать следующим образом:

- регулярно проводится анализ тендеров органов власти. На уровне массива маркетинговой информации устанавливаются критерии, позволяющие организации оценивать перспективы ее участия в тендерах. Анализ тендеров ведет менеджер по продажам;

- данные о перспективных тендерах систематизируются. Используются заместителем директора, который составляет план участия в тендерах;

- при подготовке заявок учитываются результаты участия в предыдущих тендерах, а также требования к проводимым органом власти закупкам;

- заявки согласуются с директором, направляются в соответствии с графиком участия в тендерах.

В результате создается возможность эффективного взаимодействия организации с органами власти с точки зрения расширения объема оказываемых услуг. Кроме того, формируется и большая надежность организации, поскольку она оказывает услуги органам власти.

В результате формирование массива маркетинговой информации, который включает в себя отдельно информацию по тендерам, создается возможность более точного планирования перевозок организацией. В результате совершенствования управленческой информации создается возможность более точного планирования. Как следствие, возможно совершенствование массива плановой информации, как показано на рисунке 3.5.

Рисунок 3.5 – Совершенствование массива плановой информации

Массив плановой информации становится более эффективным с точки зрения управления, поскольку включает в себя установленные при формировании массива управленческой информации цели, а также предусматривает использование тендерной информации для определения предполагаемого распределения потребности в транспортных средствах.

Совершенствованию плановой информации будет также способствовать совершенствование коммуникационного обеспечения деятельности организации. Предлагаемые направления совершенствования коммуникационного обеспечения деятельности представлены на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6 – Совершенствование коммуникационного обеспечения деятельности ООО «НСК-Транслес»

Совершенствование коммуникаций с контрагентами непосредственно направлено на совершенствование массива плановой информации. Оно предполагает распределение обязанностей между заместителем директора и начальником транспортного отдела при взаимодействии с контрагентами. Предлагаемая последовательность управления взаимодействием с контрагентами представлена на рисунке 3.7.

Рисунок 3.7 – Направления совершенствования основной управленческой деятельности ООО «НСК-Транслес»

Из рисунка видно, что последовательность основной управленческой деятельности организации предполагается усовершенствовать следующим образом:

- заместитель директора согласует с потребителем только общие условия, такие как вид перевозимых грузов, общие запросы к организации доставки грузов и т.д.;

- после согласования всех основных условий составляется предварительный договор, после чего привлекается начальник отдела перевозок. Если он находится в офисе, его привлечение происходит в тот же день, что и обращение в офис потребителя, в противном случае сам начальник отдела подъезжает в офис потребителя на следующий день;

- начальник отдела перевозок согласует все требования к графику доставки грузов в соответствии с запросами потребителя, после чего имеет возможность предложить наилучшие условия доставки;

- дополнительно, для удобства потребителя, предлагается согласование с ним конкретных графиков доставки, которые составляются начальником отдела перевозок.

В результате существенно более эффективно организуется взаимодействие с потребителями, что позволяет предложить им решение, наилучшим образом, отвечающее запросам. Кроме того, максимально эффективно организуется и формирование массива плановой информации.

Таким образом, определены основные направления совершенствования информационно-коммуникационного обеспечения деятельности организации. В результате расширяется возможность использования официальной информации в управлении организацией. Дополнительно расширяется возможность взаимодействия с органами власти как за счет участия в тендерах, так и за счет дополнительных направлений. Поскольку используется официальная информация, создается возможность более эффективного планирования деятельности организации, совершенствуется массив плановой информации. Дополнительно совершенствуются коммуникативные навыки заместителя директора, что позволяет ему более эффективно управлять подчиненными.

Заключение

Информацию в управлении можно определить как определенным образом структурированные в соответствии со спецификой деятельности организации сведения, которые определенным образом фиксируются и формируются в процессе обмена данными сведениями на основе коммуникации и имеют реальную значимость для управления.

Управление информацией в организации характеризуется перечнем специфических методов и приемов использования сведений с целью принятия на их основе управленческих решений, что формирует информационный менеджмент. Целью управления информацией в организации выступает создание единой системы информационного обмена между подразделениями организации, а также ее внешней средой, который позволял бы принимать обоснованные управленческие решения, отвечающие интересам управления организацией и способствующие достижению поставленных перед ней целей.

Коммуникация представляет собой обмен информацией, которая представлена в виде определенного набора кодированных сигналов, которые получатель в состоянии воспринять и интерпретировать. Организационная коммуникация характеризуется как специфический обмен информацией, который направлен на достижение организационных целей на основе регулирования руководителями действий подчиненных, а также осуществления связи с ними для контроля восприятия полученной информации.

Деятельность ООО «НСК-Транслес» характеризуется следующими особенностями:

- организация осуществляет грузовые перевозки, используя собственный парк транспортных средств. Деятельность компании ориентирована на обслуживание строительных организаций и торговли, в основном, средних и небольших организаций;

- организация имеет линейно-функциональную организационную структуру управления, которая отвечает ее текущим потребностям в управлении. Тем не менее, сложившаяся организационная структура управления недостаточно четко распределены полномочия сотрудников организации, что снижает эффективность взаимодействия между ними. В результате возникает проблема недостаточной эффективности коммуникаций между сотрудниками и отдельными подразделениями;

- деятельность организации характеризуется активным увеличением выручки, более активно выручка возрастает по перевозкам для торговли. Сумма прибыли от продаж организации возрастает весьма существенно за счет опережающего роста выручки по сравнению с себестоимостью продаж, а также коммерческими и управленческими расходами;

- деятельность организации характеризуется существенным увеличением относительных показателей эффективности управления организацией, в частности, весьма существенно возрастает рентабельность продаж, что характеризует деятельность как эффективную.

Проблемами организации деятельности ООО «НСК-Транслес» с точки зрения информационного обмена являются:

- недостатки массива управленческой информации:

а) не используется официальная информация органов власти;

б) отсутствует закрепление в виде единого документа;

в) отсутствует установление целевых показателей, за исключением плана по прибыли;

г) отсутствует детальная последовательность выработки целей организации и управленческих решений по отдельным направлениям деятельности;

- недостатки системы управленческого учета:

а) управленческий учет не обеспечивает выявления резервов роста организации, не дает полной картины формирования финансового результата;

б) отсутствует интерпретация данных управленческого учета;

- недостатки массива маркетинговой информации:

а) не формируется массива тендерной информации;

б) не используется официальной информации при управлении деятельностью организации;

в) отсутствует четко выраженная маркетинговая стратегия, что не создает возможностей долгосрочного расширения масштабов деятельности организации;

г) отсутствует единый массив данных по ценам с учетом характеристик потребителей, имеется только система условий для потребителей, но данная система не формализована;

д) по продукту отсутствует возможность определения характеристик продукта с учетом возможностей рынка и перспектив для потребителей, только текущие запросы контрагентов;

е) в массиве маркетинговой информации не систематизируются данные внешней среды организации, вследствие чего отсутствует возможность принятия обоснованных маркетинговых решений;

- недостатки массива плановой информации и графиков доставки:

а) высокая трудоемкость формирования;

б) отсутствует обратная связь с массивом маркетинговой информации, поскольку владелец массива не взаимодействует с внешним поставщиком информации. Как следствие, снижается эффективность формирования массива с точки зрения соответствия продукта запросам потребителей.

Проблемами коммуникаций в организации являются:

- заместитель директора самостоятельно согласует условия доставки без учета существующих графиков. В результате условия доставки могут не соответствовать возможностям организации, что приводит к пересмотру графика доставки либо к необходимости привлечения дополнительных единиц транспорта на временной основе. В любом случае эффективность взаимодействия с потребителем снижается, поскольку одним из преимуществ организации на рынке является высокая эффективность поставок;

- начальник отдела доставки не имеет возможности взаимодействия с потребителем. Как следствие, отсутствует возможность точного установления запросов потребителя, а также уточнения графика поставок. В результате потребитель получает не то решение, который соответствовало бы его запросам и возможностям организации, а именно результат, согласованный с заместителем директора. Тем не менее, данный результат не всегда может совпадать с запросами потребителя;

- попустительский стиль руководства заместителя директора определяет неэффективность коммуникаций между ним и подчиненными, вследствие чего, хотя необходимые распоряжения и отдаются, работники организации не всегда стремятся своевременно их исполнять;

- стиль волокитчика в использовании формальных коммуникаций на основе документов, характерных для заместителя директора, в условиях попустительского стиля устных коммуникаций, ведет к неполной передаче информации от потребителей к исполнителям в организации, поскольку результаты переговоров не всегда регистрируются, а устные указания неубедительны. В результате отгрузки организации осуществляются не всегда в соответствии с запросами потребителей. Кроме того, отсутствие регистрации значимых для организации массивов информации ведет к снижению эффективности информационного обмена, в случае с массивом стратегического планирования и целеполагания, возникает дополнительно проблема достижения организацией целей;

- отсутствие у заместителя директора организации как формальных, так и неформальных коммуникативных способностей снижает его значимость в управлении организацией как руководителя и как неформального лидера. В результате возрастает значимость директора организации как основного руководителя организации, в то же время, необходимость руководства организацией в целом без возможности использования заместителя директора для управления отдельными направлениями управления снижает эффективность управления организацией в целом. Как следствие, становится менее эффективным не только информационный обмен между работниками и коммуникации в организации, но также затрудняется и достижение целей управления.

Для совершенствования информационно-коммуникационного обеспечения деятельности ООО «НСК-Транслес» предлагаются следующие направления:

- совершенствование управленческой информации:

а) использовать в планировании официальную информацию органов власти;

б) использовать единый документ. Дополнительно, на основе стратегии, на год предлагается разрабатывать план деятельности организации, в котором будут устанавливаться целевые показатели;

в) установление плане целевых показателей по всем направлениям деятельности организации с учетом данных официальной информации, а также характеристик рынка;

г) установление единой последовательности разработки планов организации. Использование данной последовательности для разработки планов организации с учетом изменений в условиях управления организацией и данных официальной информации;

д) расширение использования данных о внешней среде организации для определения возможных направлений совершенствования деятельности организации и определения необходимых преобразований во внутренней среде;

- совершенствование маркетинговой информации:

а) использование официальной информации для разработки планов организации;

б) формирование отдельного массива информации по тендерам;

в) формирование единого массива данных по ценам с учетом характеристик потребителей;

г) определение характеристик продукта с учетом возможностей рынка и перспектив для потребителей;

д) систематизация данных официальной информации с использованием массива управленческой информации, а также дополнительной информации по рынку;

д) создание единой системы маркетингового управления в организации как основы для достижения долгосрочных приоритетов и повышения эффективности взаимодействия с рынком. Предполагает создание обратной связи на уровне управления маркетинговой информацией;

- совершенствование плановой информации и графиков доставки:

а) совершенствование формирования массива плановой информации, в том числе, с учетом официальной информации;

б) организация обратной связи с массивом маркетинговой информации для повышения эффективности формирования массива с точки зрения соответствия продукта запросам потребителей;

- согласование заместителем директора условий доставки с учетом существующих графиков. В результате условия доставки будут соответствовать возможностям организации. Повышается эффективность взаимодействия с потребителем, поскольку одним из преимуществ организации на рынке является высокая эффективность поставок;

- предоставление начальнику отдела доставки возможности взаимодействия с потребителем. Как следствие, создается возможность точного установления запросов потребителя, а также уточнения графика поставок. В результате потребитель получает то решение, который соответствовало бы его запросам и возможностям организации;

- формирование индивидуального стиля лидерства заместителя директора;

- развитие организационных склонностей заместителя директора;

- развитие коммуникативных склонностей заместителя директора.

Определены основные направления совершенствования информационно-коммуникационного обеспечения деятельности организации. В результате расширяется возможность использования официальной информации в управлении организацией. Дополнительно расширяется возможность взаимодействия с органами власти как за счет участия в тендерах, так и за счет дополнительных направлений. Поскольку используется официальная информация, создается возможность более эффективного планирования деятельности организации, совершенствуется массив плановой информации. Дополнительно совершенствуются коммуникативные навыки заместителя директора, что позволяет ему более эффективно управлять подчиненными.