Записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данно­го или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содержа­щий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по инициативе работника, так и по инициативе руководите­ля. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки делится на две части:

• описание сложившейся ситуации (констатирующая часть);

• выводы, предложения, просьбы.

Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вы­шестоящую организацию). Докладная записка обычно оформляется на простом листе бумаги формата А4 и содержит следующие основные рек­визиты: наименование структурного подразделения, название вида до­кумента, должность и фамилию адресата, дату, подпись составителя. Заголовок этого документа, как правило, начинается с предлога «о» («об»). Если записка адресована руководству учреждения, то достаточ­но подписи составителя, а если она направляется в вышестоящие ин­станции, то необходима подпись руководителя учреждения-отправи­теля.

Объяснительная записка — документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Объяснительная записка адресуется конкретному лицу, оформляет­ся на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизи­ты, что и внутренняя докладная записка.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

• сопровождающие основной документ и поясняющие его содержа­ние;

• составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступка­ми, поведением отдельных работников.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой от­ражаются факты, события, явившиеся поводом для ее составления, во второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает составитель.

Служебная записка — документ, составляемый работником или руко­водителем подразделения по вопросам материально-технического харак­тера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения.

Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная и объяснительная записки.

Текст такого документа состоит из двух частей:

• обоснования;

• предложения, просьбы, заявки.

Служебную записку подписывает составитель или руководитель под­разделения.