На первичном учетном документе

Первичные учетные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ). Перечень таких лиц устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 14 Положения по ведению бухучета).

Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:

- приказ (распоряжение) руководителя организации или

- доверенность от имени организации (индивидуального предпринимателя), которая оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Приказ (распоряжение) руководителя следует дополнить приложением с образцами подписей уполномоченных лиц.

Первичные учетные документы индивидуального предпринимателя (кроме кассового чека) предприниматель должен подписывать сам (п. 10 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей).

Документ, который подписан неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету. Поэтому, если хозяйственная операция оформлена таким первичным документом, налоговики могут счесть, что вы грубо нарушили правила учета, и привлечь вас к ответственности по ст. 120 НК РФ. Кроме того, в большинстве случаев подобное нарушение влечет также доначисление налога.

К сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные учетные документы от имени контрагента, не всегда возможно. Кроме того, такая обязанность не предусмотрена законодательством.

Это дает основание судам вставать на сторону налогоплательщика в подобных спорах (см., например, Постановления ФАС Поволжского округа от 29.09.2009 N А55-4139/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 29.12.2009 N ВАС-16924/09), ФАС Центрального округа от 08.07.2009 N А48-4704/08-8).

Обязательно наличие оттиска печати на первичном учетном документе или нет, зависит от того, следует ли обязанность заверять документ печатью из порядка заполнения документа или его формы. Так, большинство форм, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержат пометку " М.П.". Следовательно, на нее нужно ставить печать.

В то же время оттиск печати не входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 13 Положения по ведению бухучета, п. 9 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей, Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06).

Таким образом, если в форме, которую разработал сам налогоплательщик, место для печати предусмотрено, наличие ее оттиска обязательно. В противном случае без него можно обойтись.

СИТУАЦИЯ: Обязательна ли на первичном учетном документе расшифровка подписи

В ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ не указано, что подписи на первичных учетных документах должны быть расшифрованы.

В то же время расшифровка подписей отнесена к обязательным реквизитам первичного учетного документа абз. 1 п. 13 Положения по ведению бухучета и пп. 6 п. 9 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей.

Кроме того, унифицированные формы документов предусматривают расшифровку подписей.

Поэтому в случае, если расшифровки на первичном учетном документе нет, налоговики на практике чаще всего доначисляют налоги и привлекают к ответственности.

Суды, как правило, приходят к выводу, что отсутствие расшифровки подписи само по себе не является основанием для пересчета налоговой базы (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 05.03.2008 N А57-4434/07-26 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 04.07.2008 N 8230/08)).

Негативные же последствия для налогоплательщика возникают, если совокупность доказательств дает веские основания сомневаться в реальности сделки, которая оформлена с нарушениями.

Примечание

С судебной практикой по данному вопросу применительно к налогу на прибыль вы можете ознакомиться в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Тем не менее во избежание спорной ситуации рекомендуем проверять наличие расшифровок подписей во всех первичных документах.

СИТУАЦИЯ: Могут ли быть приняты к учету первичные учетные документы, которые составлены в электронном виде

Да, могут. Основания - п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, п. 18 Положения по ведению бухучета.

В то же время документы принимаются к учету только в случае соблюдения условий, которые установлены п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. То есть документ должен быть составлен по унифицированной форме. А в случае ее отсутствия - должен содержать все обязательные реквизиты.

Поэтому документ, который составлен в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

Аналогичной позиции придерживаются и контролирующие органы (Письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).