Учет материальных запасов

КГКП я/с № 3 «Айгерим» является коммунальным государственным казенным предприятием, его содержание осуществляется за счет местного бюджета, в том числе закупки ТМЗ.

Учреждение непроизводственной сферы в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретает и расходует различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты, топливо, горючие и смазочные материалы, материалы для учебных целей, тару и т.д. Размеры материальных запасов определяются характером работы учреждения.

Экономное и рациональное использование всех этих материальных ценностей требует правильной организации их учета. Основными задачами учета материалов являются:

-контроль за сохранностью и движением их на складах, в кладовых и по местам непосредственного расходования;

-правильное и своевременное документальное отражение операций по движению материальных ценностей;

-контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

-контроль за бережным расходованием материальных ценностей и за соблюдением норм их расходования.

В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих КГКП я/с № 3 «Айгерим» с некоторыми сотрудниками, обеспечивающими хранение и движение ТМЗ заключены Договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение 5).

КГКП я/с № 3 «Айгерим» имеет определенные нормы запасов материальных ценностей, которые определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или в процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов: материалы для учебных целей, продукты питания, медикаменты, канцелярские и письменные принадлежности и др. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объема расхода, организации материально-технического снабжения и условий хранения. Контроль за правильностью расчета норм запасов материалов и их фактическим состоянием осуществляют финансовые органы и вышестоящие организации.

Классификация материалов положена в основу их учета по синтетическим счетам. Для учета материальных запасов в КГКП я/с № 3 «Айгерим» используют счет 1310 (Приложение 6), который разбивается на следующие счета:

- 1311 " Материалы и продукты питания";

- 1312 " Малоценные предметы".

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета.

Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и ТМЗ. На поставку товаров КГКП я/с № 3 «Айгерим» заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам необходимой продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные документы, накладные.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

Поступление на склад материалов может осуществляться через подотчетных лиц, которые приобретают материалы в организациях торговли за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет и накладная, выписываемая КГКП я/с № 3 «Айгерим», в которой излагается содержание операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены (Приложение 7).

Материалы отпускают со склада организации на хозяйственные нужды, на сторону и др.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организация осуществляет соответствующие организационные мероприятия.

Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Выдача материалов со склада производится по следующим документам:

-накладная (требование), применяется при выдаче материалов со склада и перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в одном экземпляре;

-меню-требование применяется для выдачи продуктов питания со склада. Составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. С расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию не реже 2 раз в месяц;

-ведомость выдачи материалов на нужды учреждения, применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости производят не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов оставляют определенное количество строк, с тем, чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было подсчитать общий итог;

-путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, установленных и утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам (Приложение 8). В случае непригодного состояния объекта ТМЗ его списывают с помощью дефектного акта.

Возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, бутылки и т. п.), как свободная, так и находящаяся под материальными ценностями, учитывается по соответствующим группам или видам по ценам, указанным в счетах поставщиков.

При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы по соответствующей статье бюджетной классификации.

В целом по предприятию стоимость запасов на начало 2012 года составила 132130, 8 тыс. тенге, на конец года стоимость запасов значительно увеличивается и составляет 169546 тыс. тенге, темп роста их стоимости составил 128%. Из них производственные запасы составляют на конец года 148604, 1 тыс. тг, готовая продукция – 20926, 2 тыс. тг., товары 15, 7 тыс. тг.

Для проверки организации материальной ответственности, условий хранения ТМЗ, достоверности бухгалтерского учета служит инвентаризация.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись ТМЗ по местам хранения и по материально-ответственным лицам.

Инвентаризационная опись составляется комиссией назначенной приказом, отдельно по каждому месту проверки. В ней указываются состав комиссии, основание проверки (приказ), место проверки, фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, дата проверки. В конце инвентаризационной описи пишется расписка материально-ответственного лица о согласии с внесенными в опись комиссией материальными ценностями.

Ответственность за проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер предприятия. Инвентаризация проводиться перед составлением годового отчета, при смене материально ответственного лица, в случае пожара или стихийных бедствий.